Menu

Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą

Nazywam się Paweł Fornalski. Jestem założycielem i prezesem IAI S.A., dostawcy rozwiązań e-commerce dla sklepów internetowych i rezerwacji noclegów dla właścicieli apartamentów i hoteli. Na tym blogu piszę, w oderwaniu od oficjalnych poglądów innych właścicieli i pracowników IAI o tym co mnie prywatnie porusza. Gdybyś chciał się skontaktować pisz na pawel(a)fornalski.pl

Wpisy otagowane : GTD

Zmień sposób organizacji swojego dnia - Za ciężką pracę nikt nie da Ci medalu – cz. 4

pfornalski

Myślę, że interesujące może być spojrzenie na to, jak w praktyce ja sam organizuję sobie dzień pracy. Oto garść porad, dodająca bardziej konkretny wymiar do ostatniego postu na temat tego jak po prostu pracować krócej i robić tyle samo.

Każdego wieczora, przed pójściem spać z poziomu iPhone lub laptopa, przeglądam swoją listę todo oraz plan dnia. Ustalam przy tym godziny w których będę w biurze. Załóżmy, że będzie to od 10:00 do 18:00. Po znalezieniu się w biurze, skupiam się na realizacji zadań od najważniejszego do najmniej ważnego, nie na odwrót. Jest to bardzo ważna, jeżeli nie najważniejsza zmiana. Zanim wprowadziłem te zmiany, ciągle miałem poczucie, że z czymś ważnym nie zdążyłem. Dzięki tej zmianie czuję co najwyżej, że nie zdążyłem zrobić jakiejś pierdoły. Chociaż przyznaję, że to zajęło mi najwięcej czasu. Nie wiem czemu, ale odruchowo mam zawsze ochotę zrobić najpierw najłatwiejszą rzecz, żeby mieć ją już z głowy. Ale w ten sposób dopiero o 16:00 zaczynałem robić rzeczy istotne.

Kiedy przychodzi godzina 17:45 zaczynam po prostu zbierać się do wyjścia. Ostatni rzut oka na system ticketów, e-maile, RSSy. Wysyłam ostatnie e-maile i zapisuję to czego nie zdążyłem zrobić na ToDo list. Następnie o godzinie 18:00 po prostu wychodzę. Brzmi to kosmicznie? Dla mnie jeszcze 3 miesiące temu też tak to brzmiało.

Najważniejsza w tej metodzie, okazała się tak na prawdę zmiana świadomości. Musiałem zmienić w głowie pojęcie, za co „mi płacą”. Używając „płacą mi” mam na myśli również właścicieli i nieusuwalnych ludzi. Przecież, jeżeli ktoś poprowadzi Twoją firmę lepiej i taniej, to możesz się spakować i iść do domu i posadzić tę osobę na swoim krześle.

No więc najważniejszą zmianą jaka się dokonała jest właśnie zmiana myślenia, że praca po kilkanaście godzin dziennie świadczy o małej wydajności, sprawności, sprycie czyli inteligencji. Nie postrzegam siebie jako osoby mało inteligentnej, więc na dłuższą metę praca po godzinach wystawia raczej złe świadectwo niż dobre. Swoją energię zacząłem zatem kierować ku temu, aby tak jak w podanym w pierwszej części przykład z pracownikiem, pracując nad czymś, doprowadzić za kilka-kilkadziesiąt dni do tego, aby taki problem w ogóle nie występował lub praca zajmowała mi ułamek pierwotnego czasu.

Wygospodarowany czas zacząłem przeznaczać dla siebie: na sport, przyjemności, zadbanie o siebie, dla rodziny. Moje sprawy prywatne też na tym zyskały, bo dzięki uregulowaniu godzin pracy, zacząłem móc wykonywać zadania także z ToDo list prywatnej. Ale najważniejsze jest to, że już po około 2 tygodniach stosowania tej techniki, poczułem niesamowitą chęć zmian. Taką samą jaką się ma po urlopie. Ponieważ mam wolne wieczory, mogę czytać o najnowszych rozwiązaniach, artykuły innych ludzi. Wreszcie, zauważ, że miałem czas na napisanie czegoś na bloga, czyli czegoś co dawno nie robiłem, bo nie miałem na to już czasu. Jednym zdaniem, życie znowu zaczęło być pasjonujące.

Za ciężką pracę nie należy ci się medal – cz. 3 - leczenie zdiagnozowanej choroby

pfornalski

W poprzednich dwóch częściach opisałem problem niewolniczej i bezsensownej pracy z punktu widzenia pracownika i szefa. W części trzeciej przejdę do leczenia zdiagnozowanej choroby. Opiszę to co zrobiłem u siebie. Jak zatem ja wprowadziłem zmiany do swojego życia?

Na pewno nie pomagają w tym same listy Todo, czy inne magiczne metody, w których najczęściej upatruje się wyzwolenia. Stosuję todo i kalendarze od wielu lat i niestety, nie było to rozwiązaniem na zbyt długą pracę. Dla mnie rozwiązaniem okazało się być planowanie od razu całego dnia i ograniczanie go w sposób sztuczny. W ten sposób wytwarzam stan motywacji jak w ostatnim tygodniu przed urlopem.

Planuję zatem cały dzień w kalendarzu (iPhone i iCal na moim Macbooku synchronizowany z Google Calendar), ale oprócz pojedynczych terminów, robię sobie jedno duże zadanie na 8 godzin. Jeżeli danego dnia istnieje potrzeba, abym w biurze był o 8:00, wtedy dodaję sobie zadanie Praca biurowa od 8:00 do 16:00. Jeżeli potrzeba dnia wskazuje, że powinienem być w biurze od 8:00 do 17:00, to taki termin sobie ustawiam.

Jak to działa? Po prostu nie zakładam innej opcji, niż skończenie pracy zgodnie z planem. Oczywiście jeżeli pojawi się jakaś wielka awaria, to zostanę nawet do 24:00. Natomiast nie pozwalam aby wydarzenia przejęły kontrolę nad moim dniem. Okazuje się wtedy że 8 godzin to nie jest wcale mała ilość czasu. Będzie odpowiednia, jeżeli podczas spotkania przejdziesz od razu do rzeczy i poprowadzisz je szybko i sprawnie. Jeżeli zaczniesz prowadzić rozmowy telefoniczne bez zbędnego przeciągania, a w trakcie dnia nie będziesz robić przerwy na pogadanie ze znajomym na komunikatorze, wtedy 8 godzin jest odpowiednią ilością czasu. Jeżeli Twoja sytuacja jest napięta i chcesz dynamicznie rozwijać firmę, niech będzie to 10 godzin. Tylko niech będzie to zgodne z planem.

W ten sposób, jeżeli o godzinie 16:50 wchodzi do mojego biura pracownik i pyta się „Czy masz 5 minut?” odpowiadam „Za 10 minut wychodzę z biura, więc tak.”. A więc nawet nie proszę go aby usiadł i wyrabiam się w 5 minut, a nie prowadzę 2 godzinne spotkanie. Również planując dzień, nie przychodzi mi o godzinie 17:05 aby zrobić coś jeszcze z listy. Robię to następnego dnia.

Co zrobić aby dobrze zacząć z wprowadzeniem tej metody? Najlepiej poprzedzić przygotowania wprowadzeniem:

  1. GTD (Get Things Done – pogooglaj i poszukaj sobie informacji lub kup książkę „Sztuka Efektywności” David Allen).

  2. Wprowadzeniem systemu planowania dnia, polecam centralizację w postaci Google Calendar. Połącz swój kalendarz prywatny ze służbowym. Oddzielanie życia prywatnego i służbowego może wydawać się czymś dobrym, ale nie ma to sensu. Dla dobrego szefa, praca i życie to jedno (może kiedyś napiszę więcej przemyśleń na ten temat).

  3. Naucz się w kalendarz wpisywać wszystkie terminy, nie tylko te związane z pracą. Przede wszystkim planuj z wyprzedzeniem wakacje i zajęcia na weekend lub wieczory. Kiedy będziesz zmęczony po pracy, zaplanowanie wyjścia do kina czy na kręgle ze znajomymi, będzie ostatnią rzeczą na jaką masz ochotę.

  4. Znajdź sobie jakieś hobby – często menedżerowie go nie mają. Wygospodarowany czas, jeżeli zostanie spożytkowany na dalsza pracę z domu, to nie będzie miało to sensu.

  5. Naucz się delegować zadania i prace.

Długo pracujący szefowie - Za ciężką pracę nie należy ci się medal – cz. 2

pfornalski

Kontynuując przedwczorajszy temat pracy po kilkanaście godzin dziennie, chciałem zająć się tymi, którzy kierują firmami, czyli ludźmi takimi jak ja. O ile syndrom pracy reaktywnej łatwo mi było zauważyć u pracowników, to ciężko było mi go zauważyć wśród osób kierownictwa.

U mnie ciężka praca była czymś, co uważałem że mnie uszlachetnia. Na pewno pomogło IAI w zostaniu potęgą w sprzedaży systemów dla sklepów internetowych. Natomiast u mnie oznaczało to pracę po 60-80 godzin tygodniowo i 7 dni urlopu raz na 2 lata. Jednym słowem masakra, a nie sukces.

Osoby z kierownictwa podzielmy na 3 grupy:

  1. Menedżerów od 9:00 do 17:00, skupiających się na skrupulatnym wypełnianiu „papierków”

  2. Menedżerowie, którzy pracują tyle ile trzeba w danym momencie, skupiając się pracy proaktywnej

  3. Menedżerowie, którzy siedzą całymi dniami w swoim biurze

Nie chcę się zajmować grupą pierwszą menedżerów, z uwagi na to, że lenie i figuranci, nie mieszczą się w ogóle w strefie mojego zainteresowania. Ja jestem typem menedżera rodzaju 3.

Na początek pytanie. Czy masz tak, że sprawy, które czekały po 2 lub 3 miesiące na załatwienie, nagle były załatwione w ostatnim tygodniu przed urlopem, bez żadnego trudu ku wielkiej radości. Zaryzykuję stwierdzenie, że w ostatnim tygodniu przed urlopem wykonujesz efektywnej pracy więcej niż w 3 tygodniach normalnej pracy. To spostrzeżenie sprawiło, że zacząłem problem dokładniej analizować.

Udało mi się wyczytać, że praca po kilkanaście godzin dziennie, zabija całą chęć do przeprowadzania zmian. To fakt, przynajmniej u mnie. Skupiam się wtedy na reagowaniu tylko na bieżące wydarzenia. Nawet mając dzień lub dwa wolnego, miałem wrażenie, że za chwilę znowu coś na mnie wyskoczy, więc lepiej posiedzieć i na to poczekać. Fakt jest jednak taki, że jeżeli jestem menedżerem typu 3 i nie wezmę się za zmiany, to problemy będą wyskakiwały na mnie stale. Jeżeli jeszcze firma rozwija się równie dynamicznie jak moja, wtedy problemy będą pojawiały się coraz częściej. Wtedy też odpowiedź może być tylko jedna, zostanę godzinę dłużej i to zrobię. A po miesiącu zostawania dłużej, znowu będziesz musiał zostać jeszcze godzinę dłużej. W ten sposób w ciągu paru lat, tak jak ja, zaczniesz pracować po 60-80 godzin tygodniowo, cały rok, bez urlopu.

Jednak nie po to jestem w firmie szefem. Jestem szefem po to, aby kierować czyli dokonywać zmian. Nie liczę na to, że bez Twojego przywództwa i dobrego prowadzenia firmy, pracownicy poprowadzą moją firmę ku lepszej przyszłości. Jeżeli tak by miało być, to ja pracowałbym w ich firmie. Dlatego jako szef, muszę mieć zawsze czas i energię do podjęcia nowego wyzwania. Tylko tak firma będzie stale liderem.

Za ciężką pracę nie należy ci się medal - problem długo pracujących pracowników

pfornalski

Startujesz ze start upem, pracujesz całe rano, dzień i w nocy. Mało śpisz i niedojadasz. Brzmi to całkiem naturalnie. Problem w tym, że o ile taka strategia jest konieczna do tego, żeby przedsięwzięcie wystartowało, o tyle kontynuowanie takiej tyry przez lata nie da wcale super efektów. Większość ludzi, ze mną włącznie, myśli, że ciężka praca, po kilkanaście godzin dziennie to coś czym powinni się szczycić. Fakt jest jednak taki, że za pracę po kilkanaście godzin nie należy się medal.

W pierwszej kolejności zauważyłem syndrom problemu u moich pracowników. Podzieliłem ich na 3 grupy:

  1. Ci, którzy pracują z zegarkiem w ręku, równo 8 godzin

  2. Pracownicy, którzy pracują raz więcej, raz mniej – zazwyczaj są bardzo efektywni

  3. Pracownicy, którzy pracują mnóstwo godzin, co niekoniecznie przekłada się na efekty

Pracowników z pierwszej grupy nie lubię i w tej chwili nie chcę zajmować nimi. Staram się ich również nie zatrudniać. Natomiast obserwacja drugiej i trzeciej grupy doprowadziła mnie do ciekawych przemyśleń. Której z nich należy się nagroda?

Grupa trzecia pracowników, to ludzie dobrzy, poczciwi, pracowici. Problem w tym, że zamiast dostrzegać pewne problemy i starać się im przeciwdziałać, pracownicy skupiają się na usuwaniu szkód. W razie problemu słyszę tekst „Przyjdę w sobotę i to nadrobię”. Tak jak by należał się za to medal. Fakt jest jednak taki, że jeżeli ma to miejsce ciągle, to zamiast pracować proaktywnie, działają reaktywnie.

Aby posłużyć się rzeczywistym przykładem, weźmy moduł integracji IAI-Shop.com z jednym systemem sprzedaży zewnętrznej, z którym zintegrowaliśmy system parę lat temu. Programista, który pisał ten moduł kwalifikował się do grupy 3. Skupiał się przez 2 lata na usuwaniu skutków wynikających z błędów w działaniu tego systemu. Doszło do tego, że pracował znacznie ponad normę godzinową, a klienci ciągle postrzegali naszą pracę jako słabą. Rozwiązaniem okazało się całkowite przedefiniowanie założeń i wykonanie systemu w sposób proaktywny. Praca przy tym module integracji z 8 godzin dziennie spadła do godziny, półtorej. Problem w tym, że to nie ten pracownik usprawnił, ale ja, definiując znacznie rozszerzony zakres zadań i wskazując mu jak ma to wszystko przebudować. Pomogło.

I docieramy do sedna. Czy za kilkanaście godzin pracy, należały się temu pracownikowi nagrody czy wyróżnienia, skoro tą samą pracę mógł wykonać w 1,5 godziny dziennie? Absolutnie nie. W efekcie bezmyślnej, wielogodzinnej pracy, firma ponosiła znacznie większe nakłady na jego wynagrodzenie, a oceny klientów były przeciętne. Dodatkowo człowiek ten stopniowo się wypalał, mając coraz mniejszą motywację do pracy.

Czy też masz takich pracowników? Co z nimi robisz? Wynagradzasz ich ponad tych, którzy pracują mądrze i mieszczą się w 8 godzinach pracy?

© Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą
Blox.pl najciekawsze blogi w sieci