Menu

Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą

Nazywam się Paweł Fornalski. Jestem założycielem i prezesem IAI S.A., dostawcy rozwiązań e-commerce dla sklepów internetowych i rezerwacji noclegów dla właścicieli apartamentów i hoteli. Na tym blogu piszę, w oderwaniu od oficjalnych poglądów innych właścicieli i pracowników IAI o tym co mnie prywatnie porusza. Gdybyś chciał się skontaktować pisz na pawel(a)fornalski.pl

Wpisy otagowane : zarzadzanie-ludzmi

Masz minutę na podjęcie decyzji, więc wyłącz emocje i pracuj proaktywnie

pfornalski

Od czasu gdy napisałem posta „Szlachetne zdrowie...” minęło 8,5 roku. Sporo, gdy uświadomi się, że to było raptem wczoraj. Jak po latach postrzegam temat dbania o zdrowie w kategoriach intensywnej pracy? Czy coś się zmieniło?

Na początku, w etapie budowania firmy, musiałem robić większość sam. Wszystkie sytuacje losowe, spadały na mnie ot np. padły serwery i pracowałem do 5 nad ranem, aby je postawić ponownie. Z każdym nowym klientem, pracowałem więc coraz więcej i coraz dłużej. Aby sobie z tym poradzić, musiałem wdrożyć program „proaktywność ponad wszystko”. Ci, którzy pracują lub pracowali w IAI, wiedzą, że w systemie wartości z którym zapoznaję każdą nową osobę, która zaczyna pracę, na pierwszym miejscu jest „proaktywność”. Postawienie na proaktywność było najlepszą decyzją jaką podjąłem, zasługującą na osobny temat. W skrócie proaktywność polega to na tym, aby inwestować czas i środki wtedy gdy można zrobić to tanio, a nie gdy sytuacja się do tego zmusza. Doskonałym przykładem jest backup laptopa. Gdy robisz go systematycznie, koszt jest śmiesznie niski. Jeżeli padnie Ci dysk, a każdy dysk kiedyś padnie, to odtworzenie danych i przestój będą kosztowały ogromną ilość pieniędzy. Proaktywne podejście to takie podejście, w którym inwestujesz stałą ilość godzin „na zapas”. Dzięki temu sytuacje losowe, mają coraz mniejszy wpływ na Twoje obciążenie, czy w skali firmy na koszty. Jeżeli realizujesz taką strategię konsekwentnie, możesz zajść bardzo daleko.

Aby zrealizować wizję proaktywności, należało zakupić możliwie najlepszy sprzęt, przenieść się do możliwie najlepszej serwerowni, napisać kupę narzędzi, które za mnie i inne osoby, wykonają większość czynności. To wymaga środków i czasu. Na to w zasadzie spędziłem minione 8,5 roku od czasu napisania tego posta. Aktualnie zatrudniam ponad 90 osób i bez nich nie byłoby możliwe wprowadzenie totalnej proaktywności. Sam bym nie znalazł tyle czasu, aby te wszystkie narzędzia stworzyć. Sam, biegałbym do tej pory z wiaderkiem i całodobowo gasił pożary (patrz post „Wszystko ja = wąskie gardło”). To się sprawdziło i zadziałało doskonale.

Jednym z problemów rozrastających się firm (patrz post „Jak szybko może rosnąć firma?”) jest to, że w pewnym momencie masz ochotę przestać się martwić drobnymi rzeczami. I większość ludzi ma wyobrażenie, że prowadzenie firmy z 90 pracownikami polega na tym, że już nic nie robisz. Co ciekawe, rady aby nie zajmować się "drobnymi kwestiami" dają mi ludzie, których firmy zatrudniają 4-10 osób. Mówią "Przecież masz ludzi od wszystkiego". To naturalna skłonność, do odpoczęcia, „odcinania kuponów”. Strategia "odcinania kuponów" jest fajna i kusząca, ale bardzo krótkowzroczna i każda firma, która zbyt szybko przejdzie na taką fazę rozwoju, znika po kilku kolejnych latach, albo w najlepszym przypadku jest cieniem samej siebie. Dlatego jako tzw. „Founder” muszę pilnować, aby każda kolejna osoba, myślała tym samym systemem wartości oraz wiosłowała w tym samym kierunku co pozostałe osoby. Tylko tak, mogę zbudować organizację, która przetrwa dziesiątki lat. Czy 90 osób, to dużo? Uwzględniając, że statystycznie 50% czasu zajmuje mi tzw. reprezentacja spółki (np. spotkania z klientami, partnerami itp., bynajmniej robocze i czasami mało przyjemne), to zakładając, że pracujesz 40h na tydzień, statystycznie na 1 osobę masz 2 minuty i 40 sekund czasu. Masakra co? Ale na tym nie koniec, bo aktualnie pracuję już nad tym, aby IAI zatrudniało do końca roku 120 osób, czyli czas spadnie do 2 minut. Jak zarządzam ludźmi to już temat na osobnego posta. Chciałem tylko podać jedną fascynującą statystykę.

Kiedyś policzyłem ile decyzji, opinii w różnych sprawach wydaję. Jest to nawet 200 takich spraw na dzień, rzadko poniżej 100, więc średnio minuta na każdą. Czy może powinienem skupić się na kilku, najważniejszych? Skupiam, o ile jest to niezbędne i optymalne w danym momencie. W pozostałych przypadkach lepiej zaglądać tam gdzie inni nie mają ochoty i pilnować jak największego obszaru firmy, tak aby upewnić się, że wszyscy wiosłują w tym samym kierunku. Prośba w tym miejscu, aby nie wypaczać moich słów i nie twierdzić, że zajmuję się wszystkim. Nie zatwierdzam np. ile kawy trzeba zamówić do biura (przykład pierwszy lepszy). Zdecydowałem o tym raz, kiedyś, że konkretna osoba, według ustalonej procedury u konkretnego dostawcy będzie tą kawę zamawiała. Ale od czasu do czasu, gdy zabraknie kawy, to moją odpowiedzialnością jest sprawdzić temat osobiście lub wskazać osobę, która to ustali, dlaczego tak się stało. To zawsze wymaga jednak podjęcia działania, poświęcenie chwili i podjęcia decyzji lub jej delegowania i sprawdzenie zaraportowania efektów.

Zacząłem jednak od przytoczenia posta „Szlachetne zdrowie...”. Co on ma wspólnego z omawianym tematem? Ostatnio komuś udzielałem rad, takiego mentoringu. I po kilku zdaniach tłumaczenia jak to w ogóle możliwe że robię tak wiele, dałem sobie sprawę, że po 10 latach życia w takim tempie, mój mózg dostosował się niejako ewolucyjnie do takiej pracy. Z jednej strony zawęził się czas koncentracji na jednym zadaniu, z drugiej wyłączyłem do tych spraw emocje. Nawet jeżeli to 200 spraw wagi życia lub śmierci, dla mnie to 200 spraw, szybkich decyzji, krótka piłka. Nie oznacza to też, że załatwiam równolegle 200 spraw. Każda z nich jest załatwiana od początku do końca i dopiero przechodzę do kolejnej. Jak potrzebuję przemyśleć temat, „wgrywam go do głowy” i w czasie poza biurem myślę nad nim, ale wtedy jestem już off-line.

Około 1,5 roku temu dostrzegłem problem braku koncentracji np. gdy jestem po pracy, w domu. Gdy uświadomiłem sobie, że mam problem z koncentracją wyrobiłem w sobie nawyk 2 stanów umysłu:

  1. Szybki w którym podejmuję decyzje bez emocji. Zazwyczaj to tryb biurowy, ale czasami w sytuacjach stresowych można go włączyć także w życiu prywatnym.
  2. Analityczny, w którym zastanawiam się i potrafię koncentrować np. przez 3 godziny tylko na jednej czynności. Zazwyczaj stosuję go w domu, ale czasami gdy mam np. do przeczytania jakieś umowy, wprowdzam się w taki stan w biurze.

Tak jak pracowałem nad przystosowaniem się do szybkiego myślenia, tak udało mi się po około pół roku treningu nauczyć ponownie koncentrować tylko na jednej czynności. Pomaga w tym nie pracowanie z domu. Przychodząc do biura, odruchowo wprowadzam się w tryb 1, a w domu w tryb 2. Dlatego odradzam pracę z domu, każdemu kto może sobie na to pozwolić. Drugi to przejście możliwie pełnie na pracę asynchronicznie-zadaniową (patrz np. post "Synu czemu piszesz do mnie e-mail?"). To działa i dlatego z góry przepraszam wszystkich telefonujących do mnie i zaczynających 5 minutowy wstęp "Cześć, co słychać, mamy ładną pogodę". Lubię pogadać, jak każdy, ale w trybie nr 2.

Posiadanie takich 2 trybów, jest niesamowitym narzędziem, pozwalającym pracować niczym maszyna, bez zmęczenia i stresu gdy jest wiele spraw, albo analitycznie gdy coś wymaga skupienia przez dłuższy czas. To fascynujące, jak praca i stres zmienia nasze ciało i umysł. Nie zawsze musi to być coś negatywnego i nie zawsze trzeba walczyć, zawalając sprawy, zamiast szukać trzeciego wyjścia, które pogodzi ilość spraw i zdrowie. Warto szukać swojego sposobu i nie ulegać zbyt szybko uczuciu zmęczenia, trenując swój umysł do tego, aby osiągał rzeczy do tej pory nieosiągalne. No i oczywiście niezmiennie twierdzę, że trzeba o swoje ciało i umysł dbać.

 

p.s. Posta dedykuję Szymonowi, który od jakiegoś czasu czyta bardzo wnikliwie mojego bloga i ma mnóstwo pytań. Mam nadzieję, że ten post jakoś Ci też pomoże się odnaleźć.

Zmień sposób organizacji swojego dnia - Za ciężką pracę nikt nie da Ci medalu – cz. 4

pfornalski

Myślę, że interesujące może być spojrzenie na to, jak w praktyce ja sam organizuję sobie dzień pracy. Oto garść porad, dodająca bardziej konkretny wymiar do ostatniego postu na temat tego jak po prostu pracować krócej i robić tyle samo.

Każdego wieczora, przed pójściem spać z poziomu iPhone lub laptopa, przeglądam swoją listę todo oraz plan dnia. Ustalam przy tym godziny w których będę w biurze. Załóżmy, że będzie to od 10:00 do 18:00. Po znalezieniu się w biurze, skupiam się na realizacji zadań od najważniejszego do najmniej ważnego, nie na odwrót. Jest to bardzo ważna, jeżeli nie najważniejsza zmiana. Zanim wprowadziłem te zmiany, ciągle miałem poczucie, że z czymś ważnym nie zdążyłem. Dzięki tej zmianie czuję co najwyżej, że nie zdążyłem zrobić jakiejś pierdoły. Chociaż przyznaję, że to zajęło mi najwięcej czasu. Nie wiem czemu, ale odruchowo mam zawsze ochotę zrobić najpierw najłatwiejszą rzecz, żeby mieć ją już z głowy. Ale w ten sposób dopiero o 16:00 zaczynałem robić rzeczy istotne.

Kiedy przychodzi godzina 17:45 zaczynam po prostu zbierać się do wyjścia. Ostatni rzut oka na system ticketów, e-maile, RSSy. Wysyłam ostatnie e-maile i zapisuję to czego nie zdążyłem zrobić na ToDo list. Następnie o godzinie 18:00 po prostu wychodzę. Brzmi to kosmicznie? Dla mnie jeszcze 3 miesiące temu też tak to brzmiało.

Najważniejsza w tej metodzie, okazała się tak na prawdę zmiana świadomości. Musiałem zmienić w głowie pojęcie, za co „mi płacą”. Używając „płacą mi” mam na myśli również właścicieli i nieusuwalnych ludzi. Przecież, jeżeli ktoś poprowadzi Twoją firmę lepiej i taniej, to możesz się spakować i iść do domu i posadzić tę osobę na swoim krześle.

No więc najważniejszą zmianą jaka się dokonała jest właśnie zmiana myślenia, że praca po kilkanaście godzin dziennie świadczy o małej wydajności, sprawności, sprycie czyli inteligencji. Nie postrzegam siebie jako osoby mało inteligentnej, więc na dłuższą metę praca po godzinach wystawia raczej złe świadectwo niż dobre. Swoją energię zacząłem zatem kierować ku temu, aby tak jak w podanym w pierwszej części przykład z pracownikiem, pracując nad czymś, doprowadzić za kilka-kilkadziesiąt dni do tego, aby taki problem w ogóle nie występował lub praca zajmowała mi ułamek pierwotnego czasu.

Wygospodarowany czas zacząłem przeznaczać dla siebie: na sport, przyjemności, zadbanie o siebie, dla rodziny. Moje sprawy prywatne też na tym zyskały, bo dzięki uregulowaniu godzin pracy, zacząłem móc wykonywać zadania także z ToDo list prywatnej. Ale najważniejsze jest to, że już po około 2 tygodniach stosowania tej techniki, poczułem niesamowitą chęć zmian. Taką samą jaką się ma po urlopie. Ponieważ mam wolne wieczory, mogę czytać o najnowszych rozwiązaniach, artykuły innych ludzi. Wreszcie, zauważ, że miałem czas na napisanie czegoś na bloga, czyli czegoś co dawno nie robiłem, bo nie miałem na to już czasu. Jednym zdaniem, życie znowu zaczęło być pasjonujące.

© Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą
Blox.pl najciekawsze blogi w sieci