Menu

Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą

Nazywam się Paweł Fornalski. Jestem założycielem i prezesem IAI S.A., dostawcy rozwiązań e-commerce dla sklepów internetowych i rezerwacji noclegów dla właścicieli apartamentów i hoteli. Na tym blogu piszę, w oderwaniu od oficjalnych poglądów innych właścicieli i pracowników IAI o tym co mnie prywatnie porusza. Gdybyś chciał się skontaktować pisz na pawel(a)fornalski.pl

Zarządzanie swoim życiem

Naucz się cieszyć tym co już masz – historia tego jak 20 miesięcy walczyłem o odzyskanie formy

pfornalski

4 kwietnia 2014, godzina 4:00 – budzi mnie przeszywający ból promieniujący od ramienia na klatkę piersiową. Po chwili wykluczam, że ścierpła mi ręka. Myślę sobie w tym momencie „to koniec, mam zawał”. Wstaję z łóżka i stwierdzam, że to chyba nie zawał, bo ból promieniuje od prawej strony, a nie od lewej. Następnie stwierdzam, że to chyba coś z barkiem, skoro nie mogę ruszyć ręką. I mając na myśli „nie mogę ruszyć” mam na myśli dosłownie to, że moja ręka zwisa bezwładnie, a mogę podnieść ją jedynie używając drugiej ręki, przy czym po podniesieniu jej trochę coś blokuje mi dalszy ruch. Nic nie pomaga. Skoro to nie zawał, stwierdzam, że połknę tabletkę przeciwbólową i przede wszystkim wyśpię się, bo siły mogą mi być potrzebne. A muszę dodać, że nawet jak wyrwali mi ósemkę to nie brałem znieczulenia. Udaje mi się zasnąć ... . Rano, ból nie był mniejszy. Skorzystałem więc po raz pierwszy w życiu z mojego prywatnego ubezpieczenia medycznego Medicover i załatwiłem pilną wizytę u lekarza. Udało mi się do niego dojechać samodzielnie, tylko dlatego że mam samochód ze skrzynią automatyczną. Daje się więc prowadzić jedną ręką. Wjeżdżając na parking ustawiam się tak, aby używać tylko lewej ręki.

Nie zdając sobie z tego sprawy, był to pierwszy dzień trwającego do tej pory projektu przezwyciężenia czegoś co było i się nagle skończyło – możliwości ruszania ręką. Pierwsza diagnoza a raczej opis tego co już sam wiedziałem „Palpacyjna bolesność okolicy stożka rotatorów prawego barku” nie dawała żadnej odpowiedzi, czemu tak nagle i gwałtownie. Miałem na szczęście otwartego na postęp ortopedę. Zaczęło się od leczenia przeciwzapalnego. Później seria sprowadzanych dla mnie zastrzyków dawanych bezpośrednio w staw; potem 10 zabiegów krioterapii. Po tym było troszkę lepiej. Troszkę tzn. przez jakiś miesiąc, do pierwszego przybicia znajomemu piątki. Miałem znowu wrażenie, że moja ręka się urwała, a gwałtowniejszy ruch bolał tak jak właśnie sobie wyobrażałem że boli Dr House gdy chodzi o kulach. Byłem dosłownie inwalidą. Myślałem że już będzie tylko lepiej i znowu dno. Nie mogłem nawet wsadzić na barana mojej własnej córeczki, nie wspominając o robieniu czegoś bardziej ekstremalnego do czego przywykłem. Moja rodzina zaczynała się przyzwyczajać, że pewne rzeczy są nie dla mnie. Wylądowałem więc ponownie na leczeniu, potem znowu seria jeszcze innych sprowadzanych dla mnie zastrzyków, parę USG, RTG.

Pamiętam, że na ostatnim badaniu z serii 3 USG zamówionym przez rehabilitanta, lekarz mi powiedział, że tak już mi zostanie. Żebym zapomniał o sporcie. Na pytanie: czy mogę po prostu zacznę grać lewą ręką? Odpowiada, że to nic nie da, bo za rok-dwa również mój lewy bark wysiądzie. Pamiętam, że wyszedłem od tego lekarza czując się jak by mi wykryto śmiertelną chorobę i powiedziano: za rok umrzesz. Napewno tak było, bo wychodząc od lekarza spotkałem na ulicy koleżankę która zapytała „wyglądasz jak byś zobaczył ducha”.

Na szczęście trafiłem do świetnego fachowca od rehabilitacji, który wytłumaczył, jak do tego doszło. W skrócie: moje mięśnie na barkach osłabły. A ja trenując nieumiejętnie sport (sport to zdrowie) w rodzaju squash, hokej wzmacniałem tylko mięśnie piersiowe. W efekcie dosłownie mój bark został wyrwany ze stawu. Ignorowałem pierwsze symptomy przez kilka lat, kompensując to sobie nieco zmodyfikowaną trajektorią ruchu, co doprowadziło do naderwania przyczepu mięśnia naramiennego.

Po rehabilitacji wróciłem nieco do formy. Wtedy zdecydowałem się na coś, czego nawet w dzieciństwie nie robiłem. Umówiłem się na indywidualne treningi kalisteniczne. Dla tych, którzy nie wiedzą co to takiego: to generalnie jest to rodzaj treningu w którym na drążkach, kółkach gimnastycznych, przy ścianie itp. wyprawiasz różne hopsztosy, trenując funkcjonalnie, czyli starając się doprowadzić do tego, aby Twoje ciało nie stwarzało żadnych ograniczeń. Podkreślę raz jeszcze: zawsze uważałem, że to nie dla mnie i jestem na to za sztywny i że ogólnie mam inne predyspozycje tj. piłka. Miałem to szczęście, że trafiłem też na kogoś kto ma ogromną pasję do tego i sam bardzo dużo potrafi a do tego stale się uczy: Krzyśka Barcza.

 

Pierwszy trening (7 miesięcy temu, 28 maja 2015r. Czyli ponad rok później od dnia „zero”) to był test otwarcia: zrób pompkę, teraz nogi do góry, teraz przysiad itd. Wszystko wypadło mi w miarę nieźle, oprócz oczywiście barków. Aby oddać stopień mojego  inwalidztwa w tym momencie, napiszę tylko tyle, że nie byłem w stanie wisieć na drążku dłużej niż 10 sekund. O podciągnięciu nie było mowy.

Kolejne 7 miesięcy pracy nad sobą i pokonywanie swoich własnych oporów jnp. Strach przed staniem na głowie, czy pionowo przyklejonym na ścianie, strach przed wiszeniem do góry-nogami itp. Przyniosło jak na mnie spektakularną przemianę. Przede wszystkim mogę bez problemu wsadzić moją córeczkę na barana, co zresztą uwielbia. Był to cel nr. 1. Do celu nr 2 zmierzam i jestem już w połowie drogi, a jest to 10 podciągnięć na drążku w nachwycie z pełnego zwisu. Cel nr 3 to podciągnięcie się na jednej ręce. Jak to teraz wygląda pokazuje zrobiony na szybko film z mojego środowego treningu:

 

 

Mam nadzieję, że te 2 ćwiczenia, w połączeniu z kontekstem z jakiego poziomu startowałem są dobrym tłem do przekazania czego mnie to wszystko nauczyło:

  1. Bycie zwycięzcą to decyzja, a nie passa zwycięstw. Zawsze byłem typem sportowca i upadek na dno bez perspektywy na polepszenie był świetnym sprawdzianem na to, czy potrafię walczyć o coś co jest dla mnie ważne, ale bez czego da się żyć; czy się pogodzę z losem, czy będę w stanie go zmienić.
  2. Stare przyzwyczajenia to przekleństwo. Trenowałem sport do jakiego przywykłem w szkole, będąc w dużo większym ruchu niż teraz gdy głównie siedzą. Po kontuzji musiałem porzucić dotychczasowe sporty i zacząć trenować coś zupełnie innego, wbrew moim lękom (np. wiszenie na głowie, po tym jak za dzieciaka spadłem z trzepaka).
  3. Nigdy nie jest za późno na zmiany. Słuchając lekarzy mógłbym stwierdzić, że 35 lat to przecież dużo, że nie muszę już być typem wysportowanego faceta, skoro mam żonę (i nowej nie szukam ;) i dziecko. Tym czasem wystarczyło uparcie dążyć do celu przez mniej niż 2 lata, by osiągnąć co wcześniej było poza moim zasięgiem.
  4. Lepiej działać mądrze, niż siłowo. Trening z Krzysztofem pokazał mi mnóstwo aspektów o których nie miałem pojęcia jnp. „wytwarzenie impulsu do moto-neuronów”, zamiast wielu powtórzeń i ćwiczenia pozornej wytrzymałości. Dostałem lekcję, że trzeba interesować się wszystkim, bo tylko w ten sposób można coś osiągnąć. Ślepe powtarzanie utartych kanonów do niczego dobrego nie prowadzi. Co więcej, nauczyło mnie to, że tak naprawdę nie znamy swoich organizmów i ukrytych w nich możliwości tak dobrze, jak może się wydawać.
  5. Jeszcze większy podziw mam do ludzi, którzy wygrali z naprawdę strasznymi wypadkami czy chorobami. Kiedyś takich historii unikałem, uważając że przynoszą pecha. Teraz wiem, że to czego Ci ludzie dokonali, nie mieści się nawet w kawałku w ramy tego co uważam za własny sukces na wszystkich polach łącznie.
  6. O zachowanie zdrowia trzeba nieustannie walczyć. Podobnie jak co miesiąc płacisz rachunek za prąd i pieniądze na niego znaleźć się muszą, tak na trenowanie przy intensywnej pracy czas znaleźć po prostu się musi (patrz post „Szlachetne zdrowie...”).

Na koniec, chciałbym życzyć wszystkim aby rok 2016 był rokiem w którym nie tylko martwimy się w połowie pustą szklanką, ale cieszmy się tą pełną połową. Nauczmy się cieszyć tym, że jesteśmy młodzi, piękni i zdrowi. A jeżeli uważasz że tak musi być zawsze to pomyśl, czy pewnego dnia nie obudzisz się w środku nocy stwierdzając, że to co uważałeś za pewnik – właśnie się skończyło i aby to odzyskać musisz walczyć na nowo, od zera. Ja wiem, że nic nie jest pewne i od 2 lat jeszcze bardziej umiem cieszyć się tym wszystkim co mam, pamiętając o tym co dzięki temu szczęściu mogę jeszcze osiągnąć.

Moja filozofia sukcesu

pfornalski
Fajna firma od szkoleń i doradztwa Planeta dla Biznesu, podeszła mnie umiejętnie i w odpowiednim czasie. W efekcie powstał zapis tego, co od w różnych skrawkach kołatało się we wszystkich moich materiałach, które publikowałem. A przy tym nie powstała książka, tylko tekst na jedną stronę. Jeżeli komuś się spodoba, mam nadzieję, że te zasady wdroży i uczyni Ziemię nieco lepszym ale i bardziej nastawionym na rywalizację miejscem w galaktyce.

Masz minutę na podjęcie decyzji, więc wyłącz emocje i pracuj proaktywnie

pfornalski

Od czasu gdy napisałem posta „Szlachetne zdrowie...” minęło 8,5 roku. Sporo, gdy uświadomi się, że to było raptem wczoraj. Jak po latach postrzegam temat dbania o zdrowie w kategoriach intensywnej pracy? Czy coś się zmieniło?

Na początku, w etapie budowania firmy, musiałem robić większość sam. Wszystkie sytuacje losowe, spadały na mnie ot np. padły serwery i pracowałem do 5 nad ranem, aby je postawić ponownie. Z każdym nowym klientem, pracowałem więc coraz więcej i coraz dłużej. Aby sobie z tym poradzić, musiałem wdrożyć program „proaktywność ponad wszystko”. Ci, którzy pracują lub pracowali w IAI, wiedzą, że w systemie wartości z którym zapoznaję każdą nową osobę, która zaczyna pracę, na pierwszym miejscu jest „proaktywność”. Postawienie na proaktywność było najlepszą decyzją jaką podjąłem, zasługującą na osobny temat. W skrócie proaktywność polega to na tym, aby inwestować czas i środki wtedy gdy można zrobić to tanio, a nie gdy sytuacja się do tego zmusza. Doskonałym przykładem jest backup laptopa. Gdy robisz go systematycznie, koszt jest śmiesznie niski. Jeżeli padnie Ci dysk, a każdy dysk kiedyś padnie, to odtworzenie danych i przestój będą kosztowały ogromną ilość pieniędzy. Proaktywne podejście to takie podejście, w którym inwestujesz stałą ilość godzin „na zapas”. Dzięki temu sytuacje losowe, mają coraz mniejszy wpływ na Twoje obciążenie, czy w skali firmy na koszty. Jeżeli realizujesz taką strategię konsekwentnie, możesz zajść bardzo daleko.

Aby zrealizować wizję proaktywności, należało zakupić możliwie najlepszy sprzęt, przenieść się do możliwie najlepszej serwerowni, napisać kupę narzędzi, które za mnie i inne osoby, wykonają większość czynności. To wymaga środków i czasu. Na to w zasadzie spędziłem minione 8,5 roku od czasu napisania tego posta. Aktualnie zatrudniam ponad 90 osób i bez nich nie byłoby możliwe wprowadzenie totalnej proaktywności. Sam bym nie znalazł tyle czasu, aby te wszystkie narzędzia stworzyć. Sam, biegałbym do tej pory z wiaderkiem i całodobowo gasił pożary (patrz post „Wszystko ja = wąskie gardło”). To się sprawdziło i zadziałało doskonale.

Jednym z problemów rozrastających się firm (patrz post „Jak szybko może rosnąć firma?”) jest to, że w pewnym momencie masz ochotę przestać się martwić drobnymi rzeczami. I większość ludzi ma wyobrażenie, że prowadzenie firmy z 90 pracownikami polega na tym, że już nic nie robisz. Co ciekawe, rady aby nie zajmować się "drobnymi kwestiami" dają mi ludzie, których firmy zatrudniają 4-10 osób. Mówią "Przecież masz ludzi od wszystkiego". To naturalna skłonność, do odpoczęcia, „odcinania kuponów”. Strategia "odcinania kuponów" jest fajna i kusząca, ale bardzo krótkowzroczna i każda firma, która zbyt szybko przejdzie na taką fazę rozwoju, znika po kilku kolejnych latach, albo w najlepszym przypadku jest cieniem samej siebie. Dlatego jako tzw. „Founder” muszę pilnować, aby każda kolejna osoba, myślała tym samym systemem wartości oraz wiosłowała w tym samym kierunku co pozostałe osoby. Tylko tak, mogę zbudować organizację, która przetrwa dziesiątki lat. Czy 90 osób, to dużo? Uwzględniając, że statystycznie 50% czasu zajmuje mi tzw. reprezentacja spółki (np. spotkania z klientami, partnerami itp., bynajmniej robocze i czasami mało przyjemne), to zakładając, że pracujesz 40h na tydzień, statystycznie na 1 osobę masz 2 minuty i 40 sekund czasu. Masakra co? Ale na tym nie koniec, bo aktualnie pracuję już nad tym, aby IAI zatrudniało do końca roku 120 osób, czyli czas spadnie do 2 minut. Jak zarządzam ludźmi to już temat na osobnego posta. Chciałem tylko podać jedną fascynującą statystykę.

Kiedyś policzyłem ile decyzji, opinii w różnych sprawach wydaję. Jest to nawet 200 takich spraw na dzień, rzadko poniżej 100, więc średnio minuta na każdą. Czy może powinienem skupić się na kilku, najważniejszych? Skupiam, o ile jest to niezbędne i optymalne w danym momencie. W pozostałych przypadkach lepiej zaglądać tam gdzie inni nie mają ochoty i pilnować jak największego obszaru firmy, tak aby upewnić się, że wszyscy wiosłują w tym samym kierunku. Prośba w tym miejscu, aby nie wypaczać moich słów i nie twierdzić, że zajmuję się wszystkim. Nie zatwierdzam np. ile kawy trzeba zamówić do biura (przykład pierwszy lepszy). Zdecydowałem o tym raz, kiedyś, że konkretna osoba, według ustalonej procedury u konkretnego dostawcy będzie tą kawę zamawiała. Ale od czasu do czasu, gdy zabraknie kawy, to moją odpowiedzialnością jest sprawdzić temat osobiście lub wskazać osobę, która to ustali, dlaczego tak się stało. To zawsze wymaga jednak podjęcia działania, poświęcenie chwili i podjęcia decyzji lub jej delegowania i sprawdzenie zaraportowania efektów.

Zacząłem jednak od przytoczenia posta „Szlachetne zdrowie...”. Co on ma wspólnego z omawianym tematem? Ostatnio komuś udzielałem rad, takiego mentoringu. I po kilku zdaniach tłumaczenia jak to w ogóle możliwe że robię tak wiele, dałem sobie sprawę, że po 10 latach życia w takim tempie, mój mózg dostosował się niejako ewolucyjnie do takiej pracy. Z jednej strony zawęził się czas koncentracji na jednym zadaniu, z drugiej wyłączyłem do tych spraw emocje. Nawet jeżeli to 200 spraw wagi życia lub śmierci, dla mnie to 200 spraw, szybkich decyzji, krótka piłka. Nie oznacza to też, że załatwiam równolegle 200 spraw. Każda z nich jest załatwiana od początku do końca i dopiero przechodzę do kolejnej. Jak potrzebuję przemyśleć temat, „wgrywam go do głowy” i w czasie poza biurem myślę nad nim, ale wtedy jestem już off-line.

Około 1,5 roku temu dostrzegłem problem braku koncentracji np. gdy jestem po pracy, w domu. Gdy uświadomiłem sobie, że mam problem z koncentracją wyrobiłem w sobie nawyk 2 stanów umysłu:

  1. Szybki w którym podejmuję decyzje bez emocji. Zazwyczaj to tryb biurowy, ale czasami w sytuacjach stresowych można go włączyć także w życiu prywatnym.
  2. Analityczny, w którym zastanawiam się i potrafię koncentrować np. przez 3 godziny tylko na jednej czynności. Zazwyczaj stosuję go w domu, ale czasami gdy mam np. do przeczytania jakieś umowy, wprowdzam się w taki stan w biurze.

Tak jak pracowałem nad przystosowaniem się do szybkiego myślenia, tak udało mi się po około pół roku treningu nauczyć ponownie koncentrować tylko na jednej czynności. Pomaga w tym nie pracowanie z domu. Przychodząc do biura, odruchowo wprowadzam się w tryb 1, a w domu w tryb 2. Dlatego odradzam pracę z domu, każdemu kto może sobie na to pozwolić. Drugi to przejście możliwie pełnie na pracę asynchronicznie-zadaniową (patrz np. post "Synu czemu piszesz do mnie e-mail?"). To działa i dlatego z góry przepraszam wszystkich telefonujących do mnie i zaczynających 5 minutowy wstęp "Cześć, co słychać, mamy ładną pogodę". Lubię pogadać, jak każdy, ale w trybie nr 2.

Posiadanie takich 2 trybów, jest niesamowitym narzędziem, pozwalającym pracować niczym maszyna, bez zmęczenia i stresu gdy jest wiele spraw, albo analitycznie gdy coś wymaga skupienia przez dłuższy czas. To fascynujące, jak praca i stres zmienia nasze ciało i umysł. Nie zawsze musi to być coś negatywnego i nie zawsze trzeba walczyć, zawalając sprawy, zamiast szukać trzeciego wyjścia, które pogodzi ilość spraw i zdrowie. Warto szukać swojego sposobu i nie ulegać zbyt szybko uczuciu zmęczenia, trenując swój umysł do tego, aby osiągał rzeczy do tej pory nieosiągalne. No i oczywiście niezmiennie twierdzę, że trzeba o swoje ciało i umysł dbać.

 

p.s. Posta dedykuję Szymonowi, który od jakiegoś czasu czyta bardzo wnikliwie mojego bloga i ma mnóstwo pytań. Mam nadzieję, że ten post jakoś Ci też pomoże się odnaleźć.

Nie dzielę kalendarzy na prywatny i służbowy - to nie ma sensu

pfornalski

Jeżeli prowadzisz swoją firmę lub rzeczywiście utożsamiasz się z pracą w firmie w której pracujesz dzielenie kalendarza na prywatny i służbowy nie ma sensu. Serio.

Wcześniej czytałem takie przemyślenia innych menedżerów i przytakiwałem im, ale miałem kilka kalendarzy, zbiorów kontaktów itp. Zrozumiałem bezsens takiego dzielenia gdy przesiadałem się na iPhone, którego synchronizuję przez protokół MS Exchange z Google Calendar. I niestety, kiedy to robiłem można było synchronizować tylko jeden kalendarz. Ponieważ wcześniej używałem Thunderbird z Lightning (dodatek do prowadzenia kalendarza), wyeksportowałem do pliku poszczególne kalendarze z Lighting: Prywatny, IAI, Hip-Hop.pl, hokej itp. i zaimportowałem je do Google Caneldar. W wyniku tej operacji powstał jeden kalendarz. To samo zrobiłem z kontaktami. Od tej pory mojej uwagi w ogóle nie zajmuje segregowanie mojego życia na prywatny, służbowy itp. Ten system działa u mnie od 2 lat, więc czas podzielić się z Tobą moimi przemyśleniami.

Jeżeli jednak zastanowisz się nad tym głębiej, staramy się dokonać takiego segregowania w wielu innych aspektach. Staramy się dzielić czas na prywatny i służbowy. Tym czasem telefon komórkowy i Internet zatarły granice pomiędzy tym co prywatne i służbowe. Czy jeżeli piszę tego bloga to działam służbowo czy prywatnie? Co złego w odebraniu na krótką rozmowę telefonu od mamy kiedy jestem w firmie i co złego w odebraniu telefonu od klienta po pracy, aby poprosić go aby zadzwonił jutro o 10:00? Czy jeżeli dostaję za poprowadzenie jakiegoś wykładu 1000zł to czy robię to prywatnie czy służbowo, zwłaszcza gdy opowiadam o moich przemyśleniach które zdobyłem prowadząc IAI?

Dzielenie czasu na prywatny i służbowy zupełnie nie ma sensu. Im bardziej starasz się to robić, tym więcej energii tracisz niepotrzebnie i dzielisz się na 2 osoby: służbową i prywatną. A przecież nie nazywam się Paweł IAI Fornalski, Paweł Hip-Hop.pl Fornalski i Praweł Krzysztof Fornalski tylko mam jedno imię i nazwisko i 24 godziny na dobę, które staram się wykorzystać maksymalnie efektywnie. Dlatego jeżeli mogę załatwić sprawę w urzędzie o 13:00 gdy inne osoby są w biurze i nie muszę czekać w kolejce, robię to o 13:00, zamiast siedzieć w biurze. Za to jeżeli jakiś partner technologiczny w drodze nad morze na majowy wypad z rodziną będzie mógł się ze mną spotkać w sobotę o 13:00 – spotkam się z nim w sobotę o 13:00. Po co mam dzielić czas na dwie kupki jak jakiś robotnik azbestu w fabryce, podbijający tępo kartę zegarową o 9:00 i wychodzić o 17:00? Działam wtedy gdy jest to najbardziej efektywne. Gdy jestem zmęczony, odpoczywam, gdy mam ochotę popracować w niedzielę na laptopie, bo czekam na to aż pralka skończy pranie, to po prostu to robię. Nie zastanawiam się czy w niedzielę wypada pracować, czy nie. Jestem dzięki temu po prostu szczęśliwszy.

Zmień sposób organizacji swojego dnia - Za ciężką pracę nikt nie da Ci medalu – cz. 4

pfornalski

Myślę, że interesujące może być spojrzenie na to, jak w praktyce ja sam organizuję sobie dzień pracy. Oto garść porad, dodająca bardziej konkretny wymiar do ostatniego postu na temat tego jak po prostu pracować krócej i robić tyle samo.

Każdego wieczora, przed pójściem spać z poziomu iPhone lub laptopa, przeglądam swoją listę todo oraz plan dnia. Ustalam przy tym godziny w których będę w biurze. Załóżmy, że będzie to od 10:00 do 18:00. Po znalezieniu się w biurze, skupiam się na realizacji zadań od najważniejszego do najmniej ważnego, nie na odwrót. Jest to bardzo ważna, jeżeli nie najważniejsza zmiana. Zanim wprowadziłem te zmiany, ciągle miałem poczucie, że z czymś ważnym nie zdążyłem. Dzięki tej zmianie czuję co najwyżej, że nie zdążyłem zrobić jakiejś pierdoły. Chociaż przyznaję, że to zajęło mi najwięcej czasu. Nie wiem czemu, ale odruchowo mam zawsze ochotę zrobić najpierw najłatwiejszą rzecz, żeby mieć ją już z głowy. Ale w ten sposób dopiero o 16:00 zaczynałem robić rzeczy istotne.

Kiedy przychodzi godzina 17:45 zaczynam po prostu zbierać się do wyjścia. Ostatni rzut oka na system ticketów, e-maile, RSSy. Wysyłam ostatnie e-maile i zapisuję to czego nie zdążyłem zrobić na ToDo list. Następnie o godzinie 18:00 po prostu wychodzę. Brzmi to kosmicznie? Dla mnie jeszcze 3 miesiące temu też tak to brzmiało.

Najważniejsza w tej metodzie, okazała się tak na prawdę zmiana świadomości. Musiałem zmienić w głowie pojęcie, za co „mi płacą”. Używając „płacą mi” mam na myśli również właścicieli i nieusuwalnych ludzi. Przecież, jeżeli ktoś poprowadzi Twoją firmę lepiej i taniej, to możesz się spakować i iść do domu i posadzić tę osobę na swoim krześle.

No więc najważniejszą zmianą jaka się dokonała jest właśnie zmiana myślenia, że praca po kilkanaście godzin dziennie świadczy o małej wydajności, sprawności, sprycie czyli inteligencji. Nie postrzegam siebie jako osoby mało inteligentnej, więc na dłuższą metę praca po godzinach wystawia raczej złe świadectwo niż dobre. Swoją energię zacząłem zatem kierować ku temu, aby tak jak w podanym w pierwszej części przykład z pracownikiem, pracując nad czymś, doprowadzić za kilka-kilkadziesiąt dni do tego, aby taki problem w ogóle nie występował lub praca zajmowała mi ułamek pierwotnego czasu.

Wygospodarowany czas zacząłem przeznaczać dla siebie: na sport, przyjemności, zadbanie o siebie, dla rodziny. Moje sprawy prywatne też na tym zyskały, bo dzięki uregulowaniu godzin pracy, zacząłem móc wykonywać zadania także z ToDo list prywatnej. Ale najważniejsze jest to, że już po około 2 tygodniach stosowania tej techniki, poczułem niesamowitą chęć zmian. Taką samą jaką się ma po urlopie. Ponieważ mam wolne wieczory, mogę czytać o najnowszych rozwiązaniach, artykuły innych ludzi. Wreszcie, zauważ, że miałem czas na napisanie czegoś na bloga, czyli czegoś co dawno nie robiłem, bo nie miałem na to już czasu. Jednym zdaniem, życie znowu zaczęło być pasjonujące.

Za ciężką pracę nie należy ci się medal – cz. 3 - leczenie zdiagnozowanej choroby

pfornalski

W poprzednich dwóch częściach opisałem problem niewolniczej i bezsensownej pracy z punktu widzenia pracownika i szefa. W części trzeciej przejdę do leczenia zdiagnozowanej choroby. Opiszę to co zrobiłem u siebie. Jak zatem ja wprowadziłem zmiany do swojego życia?

Na pewno nie pomagają w tym same listy Todo, czy inne magiczne metody, w których najczęściej upatruje się wyzwolenia. Stosuję todo i kalendarze od wielu lat i niestety, nie było to rozwiązaniem na zbyt długą pracę. Dla mnie rozwiązaniem okazało się być planowanie od razu całego dnia i ograniczanie go w sposób sztuczny. W ten sposób wytwarzam stan motywacji jak w ostatnim tygodniu przed urlopem.

Planuję zatem cały dzień w kalendarzu (iPhone i iCal na moim Macbooku synchronizowany z Google Calendar), ale oprócz pojedynczych terminów, robię sobie jedno duże zadanie na 8 godzin. Jeżeli danego dnia istnieje potrzeba, abym w biurze był o 8:00, wtedy dodaję sobie zadanie Praca biurowa od 8:00 do 16:00. Jeżeli potrzeba dnia wskazuje, że powinienem być w biurze od 8:00 do 17:00, to taki termin sobie ustawiam.

Jak to działa? Po prostu nie zakładam innej opcji, niż skończenie pracy zgodnie z planem. Oczywiście jeżeli pojawi się jakaś wielka awaria, to zostanę nawet do 24:00. Natomiast nie pozwalam aby wydarzenia przejęły kontrolę nad moim dniem. Okazuje się wtedy że 8 godzin to nie jest wcale mała ilość czasu. Będzie odpowiednia, jeżeli podczas spotkania przejdziesz od razu do rzeczy i poprowadzisz je szybko i sprawnie. Jeżeli zaczniesz prowadzić rozmowy telefoniczne bez zbędnego przeciągania, a w trakcie dnia nie będziesz robić przerwy na pogadanie ze znajomym na komunikatorze, wtedy 8 godzin jest odpowiednią ilością czasu. Jeżeli Twoja sytuacja jest napięta i chcesz dynamicznie rozwijać firmę, niech będzie to 10 godzin. Tylko niech będzie to zgodne z planem.

W ten sposób, jeżeli o godzinie 16:50 wchodzi do mojego biura pracownik i pyta się „Czy masz 5 minut?” odpowiadam „Za 10 minut wychodzę z biura, więc tak.”. A więc nawet nie proszę go aby usiadł i wyrabiam się w 5 minut, a nie prowadzę 2 godzinne spotkanie. Również planując dzień, nie przychodzi mi o godzinie 17:05 aby zrobić coś jeszcze z listy. Robię to następnego dnia.

Co zrobić aby dobrze zacząć z wprowadzeniem tej metody? Najlepiej poprzedzić przygotowania wprowadzeniem:

  1. GTD (Get Things Done – pogooglaj i poszukaj sobie informacji lub kup książkę „Sztuka Efektywności” David Allen).

  2. Wprowadzeniem systemu planowania dnia, polecam centralizację w postaci Google Calendar. Połącz swój kalendarz prywatny ze służbowym. Oddzielanie życia prywatnego i służbowego może wydawać się czymś dobrym, ale nie ma to sensu. Dla dobrego szefa, praca i życie to jedno (może kiedyś napiszę więcej przemyśleń na ten temat).

  3. Naucz się w kalendarz wpisywać wszystkie terminy, nie tylko te związane z pracą. Przede wszystkim planuj z wyprzedzeniem wakacje i zajęcia na weekend lub wieczory. Kiedy będziesz zmęczony po pracy, zaplanowanie wyjścia do kina czy na kręgle ze znajomymi, będzie ostatnią rzeczą na jaką masz ochotę.

  4. Znajdź sobie jakieś hobby – często menedżerowie go nie mają. Wygospodarowany czas, jeżeli zostanie spożytkowany na dalsza pracę z domu, to nie będzie miało to sensu.

  5. Naucz się delegować zadania i prace.

Za ciężką pracę nie należy ci się medal - problem długo pracujących pracowników

pfornalski

Startujesz ze start upem, pracujesz całe rano, dzień i w nocy. Mało śpisz i niedojadasz. Brzmi to całkiem naturalnie. Problem w tym, że o ile taka strategia jest konieczna do tego, żeby przedsięwzięcie wystartowało, o tyle kontynuowanie takiej tyry przez lata nie da wcale super efektów. Większość ludzi, ze mną włącznie, myśli, że ciężka praca, po kilkanaście godzin dziennie to coś czym powinni się szczycić. Fakt jest jednak taki, że za pracę po kilkanaście godzin nie należy się medal.

W pierwszej kolejności zauważyłem syndrom problemu u moich pracowników. Podzieliłem ich na 3 grupy:

  1. Ci, którzy pracują z zegarkiem w ręku, równo 8 godzin

  2. Pracownicy, którzy pracują raz więcej, raz mniej – zazwyczaj są bardzo efektywni

  3. Pracownicy, którzy pracują mnóstwo godzin, co niekoniecznie przekłada się na efekty

Pracowników z pierwszej grupy nie lubię i w tej chwili nie chcę zajmować nimi. Staram się ich również nie zatrudniać. Natomiast obserwacja drugiej i trzeciej grupy doprowadziła mnie do ciekawych przemyśleń. Której z nich należy się nagroda?

Grupa trzecia pracowników, to ludzie dobrzy, poczciwi, pracowici. Problem w tym, że zamiast dostrzegać pewne problemy i starać się im przeciwdziałać, pracownicy skupiają się na usuwaniu szkód. W razie problemu słyszę tekst „Przyjdę w sobotę i to nadrobię”. Tak jak by należał się za to medal. Fakt jest jednak taki, że jeżeli ma to miejsce ciągle, to zamiast pracować proaktywnie, działają reaktywnie.

Aby posłużyć się rzeczywistym przykładem, weźmy moduł integracji IAI-Shop.com z jednym systemem sprzedaży zewnętrznej, z którym zintegrowaliśmy system parę lat temu. Programista, który pisał ten moduł kwalifikował się do grupy 3. Skupiał się przez 2 lata na usuwaniu skutków wynikających z błędów w działaniu tego systemu. Doszło do tego, że pracował znacznie ponad normę godzinową, a klienci ciągle postrzegali naszą pracę jako słabą. Rozwiązaniem okazało się całkowite przedefiniowanie założeń i wykonanie systemu w sposób proaktywny. Praca przy tym module integracji z 8 godzin dziennie spadła do godziny, półtorej. Problem w tym, że to nie ten pracownik usprawnił, ale ja, definiując znacznie rozszerzony zakres zadań i wskazując mu jak ma to wszystko przebudować. Pomogło.

I docieramy do sedna. Czy za kilkanaście godzin pracy, należały się temu pracownikowi nagrody czy wyróżnienia, skoro tą samą pracę mógł wykonać w 1,5 godziny dziennie? Absolutnie nie. W efekcie bezmyślnej, wielogodzinnej pracy, firma ponosiła znacznie większe nakłady na jego wynagrodzenie, a oceny klientów były przeciętne. Dodatkowo człowiek ten stopniowo się wypalał, mając coraz mniejszą motywację do pracy.

Czy też masz takich pracowników? Co z nimi robisz? Wynagradzasz ich ponad tych, którzy pracują mądrze i mieszczą się w 8 godzinach pracy?

Noworoczne życzenia

pfornalski

Korzystając z wolnej chwili postanowiłem wypełnić pustkę w blogowym kalendarzu i złożyć wszystkim najserdeczniejsze życzenia noworoczne. Zapewne zastanawiacie się co się stało, że już nie piszę tak intensywnie jak wcześniej. Otóż w moim prywatnym życiu sporo się wydarzyło w ostatnich 2 miesiącach. Również w firmie wiele się ostatnio dzieje. W listopadzie i grudniu otrzymaliśmy wręcz niewiarygodną ilość zamówień na nowe sklepy. Styczeń zapowiada kolejne rekordy. To wszystko powoduje, że ostatnio pracuję nawet po 14-16 godzin dziennie.

Muszę przyznać, że mimo, że lubię to co robię, mimo że jest to moją pasją, nie nastraja mnie to optymistycznie. Wiem, że szef firmy, który pracuje tyle co ja może popełnić jakiś błąd, nie dostrzegając kwestii strategicznych.  Tak więc teorię mam opanowaną. Dlatego korzystając z tego, że sylwester to taki wyjątkowy dzień w którym robi się postanowienia, postanowiłem w roku 2007 co następuje:

  • Do kwietnia pracować maksymalnie 9 godzin dziennie
  • Do lipca pracować maksymalnie 8 godzin dziennie
  • Do października pracować maksymalnie 7 godzin dziennie
  • Do grudnia pracować maksymalnie 6 godzin dziennie

Skąd liczba 6 godzin dziennie? Po pierwsze mam ciągle zaległy doktorat, który wypadało by wreszcie skończyć. A tak na serio to jestem przekonany, że delegowanie obowiązków i kontrola strategiczna jest tym co wpłynie pozytywnie na mój czas i wyniki firmy. Angażowanie się w tzw. działalność liniową jest najczęstszym błędem menedżerów (przed 40-tką, czyli przed pierwszym zawałem). Angażuję 14 godzin swojego dnia na pracę, której część jest ciągle zadaniami liniowymi. Mimo delegowania dużej ilości obowiązków na pracowników ciągle wykonuję zbyt wiele. Praca liniowa ma te właściwości, że nigdy się nie kończy. Tym bardziej, że po wykonaniu jednego zadania dokładam sobie 2 razy więcej nowych. Dlatego aby jeszcze myśleć strategicznie potrzebuję dodatkowych 6 godzin. Można powiedzieć że załatwiam 2 etaty - wysoko wydajnego pracownika i menedżera.

To oczywiście nie pozostaje obojętne dla mojej kondycji i samopoczucia, wpływając na relacje z ludźmi, którzy przecież są najważniejsi w zarządzaniu. Dlatego właśnie w roku 2007 postanowiłem dużo więcej obowiązków delegować, osiągając poziom 6 godzin.

Tego samego życzę i wam, a o postępach w realizacji postanowienia i wnioskach jakie mi przyjdą do głowy w międzyczasie opowiem przy okazji kolejnych artykułów. 

Jak poczuć ulgę w natłoku spraw

pfornalski

Czasami natłok spraw powoduje, że pracuję bardzo ciężko a i tak z niczym nie mogę zdążyć. Jeżeli nie jesteś jednym z tych szefów co to wpada 2 razy w tygodniu podpisać umowy i przelewy, wiesz pewnie co mam na myśli. Jak wskazują badania przeprowadzone w roku 2006 przez magazyn CEO 61,6% menedżerów wskazuje że główną przyczyną stresu jest przepracowanie, a 50,3% wskazuje również na terminy. Jeżeli pracujesz ciężko pewnie nie masz czasu jechać na warsztat mimo, że coś coraz głośniej stuka w silniku, a ząb którego nie masz czasu załatać boli coraz bardziej.

Ponieważ pracuję zazwyczaj nieprzyzwoicie długo, to o 18:30 czy 19:00 zazwyczaj jadę na obiad i nie mam czasu albo ochoty załatwiać jakieś sprawy. O tej godzinie również urzędy są zamknięte. Gdybym przychodził na 8:00 do biura i wychodził np. o 17:00 (zazwyczaj pracuję 9 godzin na dobę) to i tak mi to niewiele da, a przychodzenie na 6:00 jest bez sensu, bo większość moich klientów pracuje wieczorami.

Ostatnio przypomniałem sobie o pewnym systemie i zmusiłem się do jego stosowania, czyli załatwiania 1 sprawy dziennie z listy rzeczy na które nie mam czasu. Znalazły się na niej np. wizyta w urzędzie miejskim po nowy dowód osobisty, poprzedni dom maklerski w którym musiałem zamknąć konto itp. Załatwiam tą jedną sprawę każdego dnia pomiędzy 8:00 i 9:30 czyli przed pracą biurową i w momencie gdy mam najwięcej energii na takie sprawy. Muszę przyznać, że po 2 tygodniach stosowania tej metody, gdy moja lista spraw „wreszcie do załatwienia" zredukowała się łącznie o 11 pozycji, poczułem sporą ulgę. Poczułem się dużo lżej. Odkładanie drobnych spraw, powoduje, że gdy zbierze się ich już kilka potrafią dobić człowieka. Natomiast pilnowanie aby drobne sprawy były załatwiane np. po 1 dziennie pozwala całkowicie odzyskać kontrolę nad swoim kalendarzem. Główny nurt pracy, czyli np. prowadzenie firmy ma przecież to do siebie, że i tak nigdy nie zrobisz wszystkiego. Dlatego nie można mu poświęcać 100% czasu. To tak jak by kierować całe światło wszechświata na czarną dziurę w nadziei, że jednak zaświeci.

© Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą
Blox.pl najciekawsze blogi w sieci