Menu

Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą

Nazywam się Paweł Fornalski. Jestem założycielem i prezesem IAI S.A., dostawcy rozwiązań e-commerce dla sklepów internetowych i rezerwacji noclegów dla właścicieli apartamentów i hoteli. Na tym blogu piszę, w oderwaniu od oficjalnych poglądów innych właścicieli i pracowników IAI o tym co mnie prywatnie porusza. Gdybyś chciał się skontaktować pisz na pawel(a)fornalski.pl

Planowanie i zarządzanie czasem

Virtus in Arduis, czyli jak zostać milionerem ze swojej własnej pracy?

pfornalski

Tak. To będzie kolejny tekst o tym, jak zostać milionerem. Tylko tym razem nic nie musisz płacić, nigdzie jechać. Ten tekst nie będzie o tym, jak zostać milionerem z pracy innych ludzi, spekulacji, bogatego ożenku i innych sposobach od jakich kipi Internet i które to zarabianie określa się „pasywnym dochodem”. Ten tekst będzie o czymś, co kieruje moją własną pracą i rozwojem, czymś co określam filozofią „Virtus in Arduis”.

Dawno temu przeczytałem po raz pierwszy „Bogaty ojciec, biedny ojciec” R. Kiyosakiego. Jeszcze jako niezbyt zamożny młody człowiek, stwierdziłem że książka ma spor racji, ale nie zgadzam się z jej podejściem do zarabiania i wydawania. Zgadzam się z tym i tak postępuję, jak robi „Bogaty ojciec”: nie wydaję więcej niż zarabiam, nie mam kredytów i rat i kupuję za gotówkę, starając się część dochodu oszczędzić. Nie mam nawet karty kredytowej. Nie zgadzam się jednak z interpretacją tej książki, która mówi, że należy inwestować wszytko czego nie „musisz wydawać”. Dla mnie to oszczędzanie na szczęściu, na zdrowiu, rodzinie, wolnym czasie, pasjach itp. w myśl maksymalizacji wartości inwestycji. Zazwyczaj książki z tego trendu mówią o tym, że jak maksymalnie dużo odłożysz, zainwestujesz, to będziesz bogatszy. Ale przyjrzyj się równaniu:

100 000zł * 30% = 50 000zł * 60% = 33 333zł * 90%

To samo równanie pokazuje, że zarabiając 100 tys. złotych rocznie i odkładając tylko 30%, odłożysz / zainwestujesz dokładnie tyle samo co zarabiając 50 tys. złotych rocznie i inwestując aż 60%. Te 60% oznacza, że Twoja córka nie dostanie lalki o której marzy od dawna, Twoja żona nie kupi sobie torebki o której marzy, a Ty sam zrezygnujesz ze wszystkich pasji oprócz biegania, które będzie najtańsze. Jak obserwuję początkujących, aspirujących do klasy średniej czy wyższej, to zbyt często mówią o inwestowaniu, a zbyt mało o zarabianiu.

Z domu nie wyniosłem pieniędzy (żadnych). Ale wyniosłem coś cenniejszego: bardzo mądre nauki. Jedna z nich mówi, że prościej jest zarobić więcej, niż oszczędzić. Tak! To nie pomyłka. Zapamiętaj; Łatwiej jest zarobić więcej, niż oszczędzić więcej. Ile bowiem możesz zaoszczędzić zarabiając 33333zł rocznie? 80%, może 90% jak przyswoisz sobie książkę w rodzaju „Jak przeżyć za dolara dziennie”. Tylko ile tak pożyjesz? Jak długo zachowasz 100% motywacji do pracy i zdrowie? Może przez to, że przez cały dotychczasowy czas skupiałem się na tym, jak efektywniej i mądrzej pracować, jestem tu gdzie jestem. Nie jestem miliarderem, nie posiadam 3 kamienic. Przede wszystkim nie posiadam ich, bo ich nie potrzebuję a ich posiadanie ani trochę nie uczyni mnie szczęśliwszym. W żaden sposób nie przełoży się na to, że będę lepiej wykonywał moje powołanie, moją pracę.

Dzięki temu, że nie oszczędzam na zdrowiu, pasjach i tym wszystkim co czyni życie fajnym, mam 100% energii każdego tygodnia do pracy. Czuję też, że to droga jest nagrodą, a nie cel do którego zmierzam. Jak mam ochotę iść do kina, to idę i wydaję 100zł na bilety, bez bólu poniżej pleców, bo mógłbym kupić za to 1 jednostkę uczestnictwa funduszu inwestycyjnego. I to mi się cholernie opłacało, bo tylko moje udziały w IAI S.A. są dziś warte ponad 80 milionów złotych. Nie wspomnę przy tym, że nie czuję, abym przez to "zmarnował dotychczasowe 18 lat życia" i gdybym miał jutro przemieścić się w czasie, to samemu sobie nie doradziłbym niczego innego. Jestem szczęśliwy i zamierzam pracować i żyć tak dalej. A jak będę dalej dobrze pracował, to pewnego dnia będą warte 200 i może 500 milionów. A jak nie i będzie to wszystko warte połowę mniej, to też mi to nie popsuje humoru. Przy okazji zapraszam do przeczytania „Moja filozofia sukcesu”.

Zwyczajny ja jaki jestem w niedzielę, z moją córką, Oliwią. Spędzając po prostu czas na luzie w niedzielne popołudnie. Nie spędzam go w klubie krasomówczym, czy "jedząc wystawne kolacje z wysoko postawionymi biznesmenami".

Jak zatem doszedłem do tego, do czego doszedłem?

Przede wszystkim uświadomiłem sobie odpowiednio wcześnie, że jedynym zasobem jakim dysponuję, nie rodząc się szejkiem lub dziedzicem kopalni złota, jest nasz czas. To ten czas mogę inwestować w naukę, a nauczone umiejętności w podnoszenie albo zaawansowania (za czym idzie wyższe wynagrodzenie) albo efektywności (za czym idzie możliwość generowania większej ilości przychodu). Po drodze czas mija, bezpowrotnie. Moęg go spędzać na „głupotach” jak mówią książki motywacyjne, albo mogę go zainwestować w siebie. Czym jest to owe mityczne inwestowanie w siebie? Guru od motywacji i sprzedawania Ci kursów, przekonują, że to kwestia wykupowania drogich kursów i inwestowania w siebie „milionów”. Ja temu zaprzeczę. Żaden kurs nie uczynił mnie multimilionerem. Uczyniły to:

  1. Wychowanie i wartości wyniesione z domu
  2. Dobra nauka w szkole, odpowiednio dobrany kierunek studiów (informatyka)
  3. Nauka samodzielna
  4. Mądrze wykonywana praca

Niektórym wydaje się, że inwestują w siebie. Jeżdżą na drogie sympozja z ulubionymi mówcami motywacyjnymi, chodzą na StartupWeekend mimo iż nie mają startupu, Aulę, Czwartki Social Media, TeDx. Są wręcz przeedukowani i przemotywowani, w złym tego znaczeniu. Uczą się rzeczy, jakie są potrzebne na dużo późniejszym etapie rozwoju, gdy masz średnią lub dużą firmę. A tak naprawdę gdy ją masz, to ta wiedza jest oczywista. Bardzo często uczycie się od ludzi, którzy sami nic nie osiągnęli, a uczą innych aby dopiero zarobić. Na początku drogi naucz się jak być dobrą księgową, programistą, spawaczem lub kafelkarzem. To ma większe znaczenie. Co więcej, robiąc coś pożytecznego dla ludzi, będziesz miał to fajne poczucie, że Twoja praca nie jest pasożytowaniem na pracy innych i nie będziesz myślał o tym jak piątkowy wieczór zapić drogą whisky, tylko spokojnie weźmiesz go na trzeźwo.

Jak zaczynałem, moim marzeniem było zarabiać 5000zł na miesiąc. Przemyślałem się co zamierzam zrobić i plan był następujący. Jeżeli chcę zarabiać 5000zł i jestem gotowy pracować do 50 godzin tygoniowo (210 godzin miesięcznie) to prosta kalkulacja pokazała mi, że muszę zarabiać na każdej godzinie 25zł (dokładniej 23,81zł). Wyeliminowałem pracę za mniej, mimo, że „coś” mi dawała. Robiąc to konsekwentnie i a pozostałym czasie ucząc się aby być najlepszym w tym co chciałem robić, szybko ten czas się wypełnił i zarabiałem 5000zł na miesiąc. Co zrobiłem wtedy? Stwierdziłem, że chcę zarabiać 10000zł na miesiąc, czyli wyeliminowałem wszystko co generowało mniej niż 50zł przychodu.

Dzisiaj jestem trochę dalej, mam udziały w spółce akcyjnej i pensję, która wynosi 40000zł brutto. Nie jest to ani dużo, ani mało jak na stanowisko o takim stopniu odpowiedzialności. Mam przekonanie, że to odpowiednia kwota, a resztę powinienem jak inni akcjonariusze czerpać z dywidendy (o tym napiszę kiedyś osobny post). Kwota jednak nie tak mała, sprawia jednak już teraz, że stale muszę pamiętać, że każdy mój dzień jest warty dzisiaj 2000zł. Tyle płacą mi akcjonariusze (w tym ja sam) aby firma rosła, aby klienci byli zadowoleni i co miesiąc na jej konto płynęły gładko pieniądze. Nie oznacza, to że nie idę z moją córką na plac zabaw, spacer, a nawet nie pomaluję dla przyjemności w ogrodzie donic w weekend tylko wynajmuję kogoś innego. Rodzielam czas prywatny od czasu biznesowego. Czas prywatny spędzam go jak chcę, nawet z czystym sumieniem gapiąc się w bajkę czy ulubiony serial. Robię to tak długo, jak długo czyni mnie to szczęśliwym. Pamiętam jednak, że czas pracy, te 40 godzin tygodniowo, mam być wypoczęty, zdrowy i pełen energii do tego aby wykonywać swoją pracę, wartą 2000zł na dzień. Kiedy przychodzę o 9:15 do biura, ten czas jest tylko dla firmy, klientów i wyciskam z niego 100%. Robię to tak, aby na koniec dnia sam, przed sobą mógł pokazać, że wygenerowałem efekty warte 2000zł. A jak idę na „czwartek social media” to idę tam w moim czasie rozrywki i nie nazywam tego pracą. Bo lubię geek-klimat, ale udział w tej imprezie nigdy nie przełoży się na moje zarobki. A jeżeli przychodzi mi do głowy, że może powinienem to zakwalifikować do „czasu biznesowego” wtedy zastanawiam się czy na serio, 4 godziny spędzone na nim przełożą się na dodatkowe 1000zł przychodu dla IAI?

Paweł Fornalski - biuro w IAI 2017

Moje biurko w IAI w poniedziałek rano, kolejnego dnia po poprzednim zdjęciu. Tu już nie ma miejsce na bałagan i dres.

Możesz na koniec pomyśleć sobie: „udało mu się, cedzi kacapoły, ja muszę robić takie rzeczy aby się przebić”. Masz wybór: posłuchać mojej rady, albo nie. Ale jeżeli będziesz tak zarządzał swoim czasem, że na koniec czasu, który poświęcasz nie będzie z tego pieniędzy, czyli nie będziesz wykonywał pracy, za którą Ci ktoś zapłaci, czyli ta praca będzie dla niego coś warta, to wszystko co robisz; to uświadom sobie, że nigdy nie spełnisz swoich marzeń. Akcja-reakcja, pamiętaj.

Przykład na jakim tłumaczę te zasady moim własnym pracownikom

W IAI S.A. obowiązuje zasada stawki godzinowej. W zależności od stanowiska i rangi, płacimy za każdą przepracowaną godzinę określoną stawkę. Do tego dochodzą premie, ale główne wynagrodzenie stanowi stawka godzinowa razy ilość przepracowanych godzin. Rangę zmienia się, nie bezpośrednio przez doświadczenie, co rozwój.

Czasami nowi pracownicy biorą np. urlop 2 tygodniowy, aby np. „wyremontować mieszkanie”. Bardzo często robię im taką kalkulację. Załóżmy, że jesteś początkującym programistą i zarabiasz średnio 9000zł (60zł * 150h). Wtedy te 2 tygodnie (80 godzin) są warte 4800zł. W tym czasie będziesz uczył się malować (czego nie lubisz), tapetować (nie oszukujmy się, wytapetujesz krzywo), kłaść kafelki (z których część spadnie) i na koniec coś powstanie co najwyżej przeciętnego. Tę pracę wykona ktoś kto zrobi to szybciej, efektywniej i lepiej za powiedzmy 3000zł. Przy okazji tej kalkulacji tłumaczę im, że warto wykonywać im tylko tę pracę, która jest warta jest więcej niż te 60zł/h. Każda inna praca, która pozornie oszczędza im pieniędzy:

  1. Zmniejsza ich roczne wynagrodzenie
  2. Opóźnia ich rozwój i awans

Punkt 2 to właśnie inwestycja w siebie. Czasami to właśnie praca nad tym, co nas interesuje i w czym chcemy być najlepsi, jest najlepszą inwestycją. Bowiem jako programista np. w randze Regular, dzięki pracy o 20h miesięcznie więcej, opanujesz o rok wcześniej rzeczy, które opanuje ktoś kto będzie pracował o 20h mniej (zakładając że część dnia to np. Daily Scrum, planowanie pracy, obsługa komunikacji itp.). Dzięki awansowi Twoje wynagrodzenie skoczy z 60zł/h na 75zł/h i tylko w pierwszym roku zarobisz więcej o 45000zł ((75-60)zł*150h*12 miesięcy + 75zł*20h*12miesięcy). Jeżeli tylko te pieniądze odłożysz i zainwestujesz, będziesz po 10 latach znacznie bogatszy, niż ktoś kto brał urlop na malowanie mieszkania.

Co za dużo to niezdrowo cz. 3 - słuchawka bezprzewodowa

pfornalski

Jeżeli spędzasz tak jak i ja nawet parę godzin dziennie rozmawiając przez telefon docenisz tę prostą, ale bardzo skuteczną radę. Zestaw słuchawkowy, najlepiej bluetooth szalenie zwiększa efektywność, mobilność i przyjemność z rozmów telefonicznych. Trzymanie słuchawki przy uchu zabiera jedną rękę. Wykonanie w takim przypadku jakiejkolwiek innej czynności jest dosyć niemożliwie, albo może skutkować skurczem mięśni szyjnych. Czas spędzony na rozmowach telefonicznych może być przyjemny, nawet bardziej niż spotkanie z kimś w 4 oczy. Używając słuchawki zaczepionej na uchu, masz obie ręce wolne.

Co można w tym czasie robić? Krótka, otwarta lista potraktowana z przymrużeniem oka

  1. Robić notatki z rozmowy w CRM
  2. Sprawdzać WWW, e-mail czy IMować
  3. Zrobić sobie kawę
  4. Iść do toalety (i móc się nadal obsłużyć)
  5. Posortować dokumenty, podpisać umowy, pochować dokumenty do segregatorów
  6. Wyczyścić swoje biurko lub wykonać innego rodzaju porządki
  7. Poćwiczyć np. robiąc parę przysiadów lub ćwiczeń rozciągających
  8. Jechać samochodem

Listę mógłbym ciągnąć bez końca. Mogę ją streścić do prostego zdania – mimo rozmawiania kilka godzin dziennie przez telefon mogę normalnie żyć. Zwłaszcza ostatni punkt jest dla mnie bardzo ważny. Mimo iż nie jeżdżę wybitnie dużo samochodem. Mój samochód ma komputer pokładowy, który zlicza kilometry i czas spędzony w samochodzie każdego dnia. Wychodzi z tych obliczeń, że codziennie spędzam w samochodzie co najmniej godzinę. Jeżeli jeździsz więcej, okaże się że samochód stał się miejscem w którym spędzasz dosyć spory kawałek życia. Można w nim słuchać muzyki, podcastów albo pracować i w ten sposób oszczędzić sobie potrzeby siedzenia o tą godzinę dłużej w biurze lub po pracy w domu. Praca na laptopie podczas jazdy samochodem odpada. Mając zestaw głośnomówiący lub słuchawkę, możesz bezproblemowo zwiększyć swoją efektywność. Wystarczy umówić się na rozmowy na godziny w których jedziesz samochodem. Staram się przygotować sobie listę 1-2 rozmówców do których miałem zadzwonić w ciągu dnia. Na przykład umawiam się z nimi, że zadzwonię kiedy będę wracał z biura do domu. W ten sposób efektywnie wykorzystuję czas za kierownicą, dodatkowo nie łamiąc prawa i nie narażając się na niebezpieczeństwo czy niedogodności ściskania ramieniem słuchawki. Rozmowa przez słuchawkę daje wrażenie jak byś podwoził swojego rozmówcę samochodem i spędzilibyście czas razem. Po pewnym czasie rozmowy w samochodzie weszły mi tak w krew, że dziwnie się czuję, jeżeli nie mam żadnej.

Jak więc widzisz, proste urządzenie do 100zł brutto potrafi zaoszczędzić około kilku godzin tygodniowo, nie wspominając o mandatach czy klepaniu samochodu. To najtaniej kupione godziny twojego życia. Kiedy polecam słuchawkę, wielu ludziom wydaje się to być zbyt proste i niewiele osób udaje mi się namówić na spróbowanie. Dzisiaj polecam to każdemu kto czyta ten post.

Kupując słuchawkę nie kieruj się tylko wyglądem i ceną. Paradoksalnie słuchawki za 400zł poza nazwiskiem projektanta nie mają nic więcej do zaoferowania. Przede wszystkim kieruj się wygodą noszenia (najlepiej jeżeli słuchawka może komfortowo spoczywać na uchu). Im lżejsza słuchawka i bardziej elastyczny i miękki zausznik tym lepiej. Powinna również dobrze zbierać dźwięk, abyś mógł mówić w sposób naturalny i mieć spory zakres głośności np. kiedy jedziesz po drodze brukowanej samochodem. Polecam przymierzenie słuchawki przed zakupem. Każdy ma inne uszy i np. na moich uszach nie leżą w ogóle słuchawki Sony Ericsson. Używam słuchawek marki Nokia. Mają duże i wygodne zaczepy na ucho i są tanie. Niestety słuchawka nie jest przedmiotem na całe życie. Podobnie jak inne gadżety potrafi się zgubić, zgnieść lub zniszczyć. Łatwiej przeboleć stratę słuchawki za 80zł niż za 500zł.

Co za dużo to niezdrowo cz. 2 - komunikatory

pfornalski

Jak zapowiedziałem w pierwszej części cyklu poświęconej spotkaniom, chcę aby „Co za dużo to niezdrowo” kontynuuję cykl artykułów z poradami dla dobitnie zapracowanych menedżerów. Dzisiaj na tapetę idzie Gadu-Gadu (GG) i ogólnie programy typu Instant Messaging (IM) które są chyba największym pożeraczem czasu. Potrafią zjeść pół dnia jeżeli nie używamy ich tylko wtedy kiedy jest to niezbędne.

Co zrobić aby mieć więcej czasu? Umiejętne korzystanie z GG może zaoszczędzić osobom podobnym do mnie nawet 30 godzin tygodniowo. 8 lat temu pracowałem z zacisza mojego pokoju poprzez modem analogowy. Nie używałem Gadu-Gadu. Miałem znacznie większą produktywność niż obecnie, kiedy GG i 2 inne IM (Tlen i Skype) mam włączone ciągle. Jednym z powodów jest to, że ciągle jestem bombardowany wiadomościami przez komunikatory. Klientem Tlena (www.tlen.pl) obsługuję użytkowników Tlena i Gadu-Gadu.

W ostatnich tygodniach, w ramach szukania dodatkowego czasu stwierdziłem, że przestanę natychmiast odpisywać na Gadu-Gadu, które jest nagminnie nadużywane przez moich klientów. Obecnie IAI-System.com którym kieruję obsługuje ponad 250 firm, od 1 do 6 osób z numerami GG. Jeżeli każdy wyśle mi statystycznie tylko 4 wiadomości przez cały dzień, robi się ich tysiąc bez problemu. Bywają dni że nie jestem w stanie zrobić nic innego poza odpisywaniem IM. Ponieważ udzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania o obsługę panelu administracyjnego przekracza moje jednostkowe możliwości, od 5 lat zatrudniam pracowników, którzy razem ze mną pracują nad tym projektem. Obecnie nad IAI-Shop.com pracuje ponad 20 osób. Bez tak licznego zespołu przetwarzanie wszystkich informacji, rozwijanie aplikacji, tworzenie grafiki czy chociażby wystawianie faktur nie było możliwe.

Ponieważ to ja wymyśliłem ten system i planuję przez lata kierować projektem IAI-Shop.com uzurpuję sobie prawo do projektowania i zarządzania rozwojem aplikacji oraz do podejmowania wszystkich strategicznych rozmów, umów. Ponieważ za najważniejszą czynność uznałem wdrażanie nowych klientów na nich koncentruję swój czas. Tę rolę pozostawiłem sobie ze spośród innych które wydelegowałem na pracowników.

Dlaczego zanudzam cię tym całym wywodem o dużej ilości pracowników? Otóż dlatego, że należy używać tylko narzędzi, które wspomagają pracę grupową i skalują się wraz ze wzrostem ilości klientów i pracowników. Czy IM skaluje się wraz ze wzrostem wielkości firmy? Ani trochę. Rozmowa prowadzona jest z jedną osobą, która musi być w danym czasie dostępna. Jeżeli ta osoba chce skonsultować sprawę z kimś innym, musi w danym momencie przerwać drugiej osobie pracę i otrzymać natychmiast odpowiedź. Dodatkowo ilość rozmów, które może prowadzić jednocześnie jest ograniczona. Firmy, które stosują GG jako podstawową lub jedną z akceptowanych dla klientów form komunikacji, skazują się na chaos lub brak możliwości rozwoju. Jak rozpoznać takie firmy? Podają w dziale kontakt np. 5 numerów gadu-gadu.

Nie mówię, że samo GG jest złe. Właśnie przez nie prowadzę najwięcej rozmów z nowymi klientami. Nie traktuję go jednak jako podstawowego środka komunikacji. Oto garść moich porad dotyczących GG i ogólnie IM:

  1. Nie ukrywam się. Jeżeli jestem dostępny w sieci, moja dostępność jest sygnalizowana wszystkim. Jeżeli odchodzę od komputera, komunikator sam włącza status „zaraz wracam”. Jeżeli wyłączam komputer, jestem niedostępny. Właśnie takie przeznaczenie komunikatów zaplanowali ich twórcy. Ukrywanie obecności powoduje, że rozmówcy piszą w kółko „Jesteś?” lub coś w tym stylu, co bywa irytujące i absorbujące przy dużej ilości rozmów.

  2. Jeżeli klient zadaje wiele pytań lub są one skomplikowane, które wcześniej przygotował zawsze proszę go o przesłanie e-maila. E-mail pozwala mi ogarnąć całość rozmowy, usunąć zbędny tekst, przesłać jego część dalej lub dołączyć pliki.

  3. Zawsze zapisuję osoby, które do mnie piszą z imienia i nazwiska oraz w nawiasie piszę nazwę firmy. W tlenie zapisuję również kilka innych informacji, które potem są mi pomocne przy analizie historii i zarządzaniu relacjami. Używam Tlena, ponieważ bardzo dobrze radzi sobie z obszerną historią rozmów. Uwzględniając to, że prowadzę kilkaset rozmów tygodniowo jest to dla mnie ważny aspekt. Zapisanie rozmówcy pozwala mi szybko dotrzeć do historii rozmów i nie mam ryzyka, że coś nie dotrze.

  4. Staram się nie prowadzić na raz rozmów prywatnych i służbowych w tym samym czasie. Nie mam osobnych numerów GG do celów służbowych, ponieważ to uniemożliwiałoby kontakt ze mną, kiedy jestem w biurze (czyli przez większość życia) np. mojej dziewczynie. Jeżeli choć raz pomyliłeś okienka i wkleiłeś swojemu rozmówcy biznesowemu wiadomość kierowaną np. do swojej dziewczyny, wiesz co mam na myśli mówiąc „zdecydowanie odradzam”.

  5. Ustawiam IM najniższy priorytet. Dlaczego ludzie piszą na gadu-gadu, zamiast napisać maila i cierpliwie czekać na odpowiedź? Jeżeli nie wiadomo o co chodzi, to pewnie życie ich tego nauczyło. Odruchowo najpierw odpowiadamy na wiadomości IM, a dopiero później na maile. Ponieważ dla mnie maile są korzystniejsze, odpowiadam najpierw na nie. Moja kolejność to:

    Każdy kto pisze do mnie przez dłuższy czas zauważył że jeżeli napisze do mnie na GG pytanie i to samo pytanie wyśle e-mailem, najpierw otrzyma e-mail, a jeżeli czas mi na to pozwoli, otrzyma ją również poprzez GG. Najczęściej jednak odpowiedź sprowadza się do „Odpowiedź poszła e-mailem”. Nie robię tego złośliwie. Tak jak tłumaczyłem, jest to dla mojego, a więc i klientów dobra. Poza tym komunikaty IAI-Shop.com sprawdzam również mobilnie przez RSS z mojego telefonu komórkowego. Stawiam zatem w pierwszej kolejności na możliwość kontaktu mobilnego, off-line, a na końcu on-line. W ten sposób nie jestem przykuty do swojego biurka.

  6. Nie używam mobilnego GG z powodów opisanych wcześniej w części dotyczącej telefonu. GG zmniejsza moją wydajność. Jeżeli jestem poza biurem lub domem, mój telefon komórkowy jest oficjalnie podany (tel. 0507087947) i jest on do dyspozycji klientów. Jeżeli mają pilną sprawę proszę ich o telefon. Jeżeli coś może poczekać godzinę lub dwie, proszę ich o e-mail.
  7. Wyłączaj wszystkie powiadomienia, które mogą rozpraszać. Powiadamianie o dostępności, dźwięki, wyskakujące okienka w momencie rozmowy czy dymki, to wszystko rozprasza. Jeżeli odpisuję na e-mail, nie chcę aby w połowie zdania rozproszył mnie IM. Jeżeli ktoś ma do mnie sprawę, może poczekać tyle co autor e-maila (zachęcam do lektury posta „Synu czemu piszesz do mnie e-mail?”).

  8. Nie zastępuję GG telefonu. Znasz z autopsji rozmówców, którzy męczą Cię przez pół dnia kolejnymi krótkimi pytaniami, każde słowo oddzielając enterem? Jeżeli jesteś bardzo zapracowany, bycie dostępnym do rozmowy przy komputerze przez 4 czy 5 godzin graniczy z cudem. Jeżeli widzę, że rozmówca ma wiele pytań lub nie możemy szybko i sprawnie porozumieć się, zachęcam go do zadzwonienia do mnie. Daję wtedy 2 alternatywy telefon komórkowy i biurowy, w zależności od miejsca z którego piszę. Jeżeli jestem w domu, jak teraz, podaję tylko telefon komórkowy i informację kiedy można mnie zastać pod numerem stacjonarnym w biurze. Jeżeli dla klienta koszt połączenia międzymiastowego lub międzynarodowego to problem, albo po prostu nie lubi płacić jeżeli może rozmawiać za darmo, podaję Skype, który również dostępny jest w dziale kontakt na stronie firmowej. Rozmowa na GG, zwłaszcza jeżeli rozmówca nie pisze z prędkością karabinu maszynowego, może ciągnąć się godzinami. Rozmowa głosowa jest przeciętnie około 10 razy szybsza. Dodatkowo można przekazać głosem emocje. Skype jest idealnym sposobem do rozmów biznesowych, ponieważ mogę wysyłać nim teksty takie jak URL, numery telefonu czy pliki. Jeżeli mój rozmówca dysponuje kamerą, zawsze jestem gotowy do rozmowy video, co jest już namiastką spotkania. Dodatkowo dzięki Pameli mogę tworzyć archiwum rozmów.

  9. Dzielę użytkowników GG na grupy. Dzięki temu w Tlenie mam prosty CRM. Jeżeli ktoś jest moim prospektem, przypominam mu się okresowo lub zadaję np. po pół roku pytania odnośnie naszej rozmowy. Czasami rozmówcy gubią numery GG lub ich nie zapisują. Są pozytywnie zaskoczeni ilekroć po 3 miesiącach pytam jaki system do sprzedaży internetowej wybrali. Zawarłem już co najmniej kilka transakcji dzięki tej prostej technice. Jeżeli rozmówca zostaje klientem lub oświadcza, że nie jest zainteresowany moją ofertą, przenoszę go do grupy osób, których nie mam niepokoić.

  10. Archiwizuję regularnie swoją książkę adresową. Archiwum mojego komunikatora to dla mnie bezcenne źródło informacji. Jego utrata była by dla mnie bardzo bolesna, nie mówiąc o książce adresowej. Nie ma nic bardziej żenującego niż status „Piszcie do mnie, straciłem kontakty”. Utrata laptopa, zepsucie się archiwum lub inna katastrofa może się przytrafić w każdym momencie. Dlatego zawsze regularnie archiwizuję książkę adresową i archiwum rozmów.

  11. Wykorzystuję opisy statusów do przekazywania istotnych treści. Zaryzykuję stwierdzenie, że po 8 latach używania GG, które najpierw było używane do kontaktu na Hip-Hop.pl, teraz jako główny kontakt GG dla IAI-System.com zapisało kilka tysięcy osób. Gdybyś do tej pory nie znał tego numeru jest to mój numer to 1900672. Dzięki statusom i dostępności mogę im przekazać istotne informacje. Jeżeli coś mnie rozbawi, umieszczam link do tego w moim statusie. W ten sposób zwracam na siebie uwagę. Często umieszczam tam informacje handlowe takie jak np. nowe oferty lub linki do informacji prasowych o naszych nowych produktach. W ten sposób zwiększam prawdopodobieństwo, że moi prospekci zainteresują się ponownie tym co mam im do zaoferowania. Nie muszę ich spamować, wystarczy umieszczenie krótkiej i czytelnej informacji w statusie. W ten sposób to oni zagadają do mnie, jeżeli ich to zainteresuje.

 

Dobre wyszukiwanie w archiwum, możliwość zawężania wyników i szukania w nich ponownie to podstawa panowania nad historią rozmów. Dobre możliwości zarządzania archiwum daje darmowy Tlen , który obsługuje klientów Gadu-Gadu i Tlena na raz.

Co za dużo to niezdrowo cz. 1 - spotkania

pfornalski

Ostatnie tygodnie były dla mnie naprawdę wyczerpujące. Zresztą widać to na pierwszy rzut oka na częstotliwość pisania postów. Jeżeli przeczytasz mój post „Wszystko ja” z maja 2007. wpisy o tym jak nie mogę się wyrobić, to napiszę tylko krótko że od maja ilość zamówień na sklepy wzrosła czterokrotnie, przy czym zatrudnienie udało mi się powiększyć dwukrotnie. Wyprzedzając pytania, czemu nie powiększę zatrudnienia czterokrotnie, powiedzmy że będzie to temat na inny post, może w przyszłości jeżeli uda mi się znaleźć wolną godzinę. Dzisiaj napiszę jak poradzić sobie z olbrzymią ilością spraw, pytań, telefonów i spotkań.

Doświadczenie ogromnej ilości zapytań, telefonów, spotkań w dłuższym okresie to nic przyjemnego. Wiem, że dla kogoś kto dopiero zaczyna swoją firmę i stara się aby ktokolwiek spojrzał na jego produkt może to co napisałem brzmieć jak profanacja. Jak mówi polskie przysłowie „co za dużo, to niezdrowo”. I niezdrowo jest. Zanim połapałem się w sytuacji, starałem się nadal wszystko ogarniać sam, dokładnie analizując wszystko to co przychodzi do mnie. Efekty były opłakane: piętrzące się listy e-maili do odpowiedzi, brak koncentracji na poszczególnych zadaniach i co najważniejsze dla mnie, zero satysfakcji dla mnie z tego co robię. A przecież sukces powinien być czymś satysfakcjonującym pomyślałem. Wziąłem dzień wolnego na przeprogramowanie siebie i opracowałem nowy plan. Co ważne wdrożyłem go w życie kilkanaście tygodni temu i wyciągnąłem już pierwsze wnioski. Planuję cykl paru artykułów dających bardzo konkretne rady, jak lepiej organizować swój czas. Ponieważ nie są one kalką żadnej z oficjalnych metod, zastrzegam sobie jak zwykle że działają one dla mnie i tak należy je postrzegać. Jeżeli zastosujesz którąś z nich w życiu i zadziała, będę wdzięczny za komentarz lub e-mail.

Pierwszym „pożeraczem czasu” jest niekontrolowane przedłużanie spotkań. Wiem, że każdy chce aby jego klient odniósł jak najlepsze wrażenie, ja też. Jeżeli jednak 30 minutowe spotkanie, zamieni się w 2 godzinne, konsekwencje mogą być dla mojego planu dnia opłakane. Po pierwsze gubię 1,5 godziny, a więc pozostałe czynności, przy założeniu że pracuję 8 godzin muszę wykonywać o 25% szybciej, a to jeżeli pracujesz tak przez kilka dni z rzędu, zdolność do koncentracji i poziom satysfakcji z zawartych transakcji znacząco spada. Jak skrócić spotkanie? Istnieją na ten temat nawet książki. Ja preferuję stosowanie paru technik.

Na wstępie ustal z rozmówcą ile masz czasu. Jeżeli twój rozmówca ma 20 minut, a ty założysz że ma godzinę, po 20 minutach kurtuazyjnego wstępu może się okazać, że spotkanie nic nie przyniosło. Dlatego zawsze, ale to zawsze, przed spotkaniem uzgodnij czas „meczu”. Ja preferuję umówienie się na czas rozmowy, jeszcze na etapie uzgadniania terminu i miejsca spotkania. W ten sposób mogę lepiej z góry zaplanować swój dzień. Nieuprzejme było by przerwanie spotkania w połowie, ale jeżeli zaplanowałeś 30 minut, to rozmówca nie ma prawa być zły jeżeli w 35 minucie kończę spotkanie. Przecież mam nie tylko jego rozmowę w planie.

Przed spotkaniem zawsze robię sobie w głowie lub w kalendarzu listę spraw krytycznych, które muszę załatwić. Z czasu spotkania zawsze odejmuję 5 minut na wstęp i co najmniej 3 minuty na podsumowanie. Jeżeli spotkanie ma trwać 30 minut, na omówienie punktów krytycznych rezerwuję równą ilość czasu. Co ważne, punkty krytyczne wykładam od razu podczas wstępu spotkania. Dzięki temu mój rozmówca nie ma wrażenia że wybrał się na safari, tylko szybko i sprawnie zmierzamy do części relaksacyjnej pt. „a co poza tym słychać?”.

Bardzo nie lubię spotkań, których agenda z góry nie jest mi znana. Wiem, że niektóre osoby mają brzydką manierę zaskakiwania, ale spotkania biznesowe to nie film akcji, służą załatwianiu interesów. Jak sama nazwa wskazuje, spotkania te dotyczą ludzi biznesu, dla których czas to pieniądz. Jeżeli ktoś dzwoni do mnie i prosi o 30 minut spotkania, pytam się „Fajnie, że będziemy mieli okazję się spotkać, chciałbym jednak lepiej się przygotować do rozmowy, więc powiedz mi czego będzie dotyczyła rozmowa?”. W ten sposób nie muszę też myśleć „Ciekawe co takiego strasznego ten ktoś chce mi powiedzieć”. Jeżeli ktoś się upiera, że to niespodzianka, staram się przycisnąć osobę do muru pytając „Czy to spotkanie dotyczy spraw prywatnych?”. Jeżeli ktoś odpowie że nie, a pewnie tak będzie, staram się jednym lub dwoma pytaniami wyciągnąć coś więcej. Istnieje szansa, że okaże się, że sprawę można załatwić przez telefon, dzięki czemu czas spotkania radykalnie skróci się. Jeżeli po paru zdaniach czuję, że sprawa nie powinna być załatwiona przez telefon podsumowuję „Dzięki, że wprowadziłeś mnie w temat. Postaram się przygotować dla Ciebie parę propozycji kiedy się spotkamy”. Ta prosta formuła eliminuje prawdopodobieństwo, że druga strona poczuje się urażona, że nie chcę się z nią spotkać i chcę wiedzieć czy warto. Zwrot „Chcę się lepiej przygotować do rozmowy” w tej sytuacji pokazuje raczej troskę o to, aby poświęcić osobie więcej uwagi, niż nie dopuścić do spotkania.

Kiedy dochodzi już do spotkania, choćby nie wiem co, przestrzegam wcześniej ustalonego „czasu gry”. Oczywiście dogrywka jest możliwa, ale tylko w uzasadnionych sytuacjach i w ograniczonym wymiarze. Jeżeli okaże się, że np. temat jest bardziej skomplikowany, niż początkowo myślałem, staram się zakończyć rozmowę o wyznaczonej porze, starając się wyciągnąć pierwsze wnioski i umawiam się na kolejną rozmowę. Czemu jest to takie ważne? Z paru powodów:

  1. Rozmówca wie, że szanujesz swój i jego czas

  2. Rozmówca zrozumie, że Twój czas nie jest z gumy, więc wyznaczając następnym razem godzinę, musi zdążyć w tym czasie lub będziecie musieli spotkać się trzeci raz

  3. Krótkie spotkania pozwalają na lepszą koncentrację, a po spotkaniu na spokojnie, w wolnych chwilach możesz uruchomić swoją podświadomość do posunięcia lepszych rozwiązań niż w krótkim czasie w którym musisz być skoncentrowany również na samym mówieniu. Nie ma nic gorszego niż dzień w którym odbywasz parę ponad godzinnych spotkań, podczas których ciągle gadasz. Wieczorem można się położyć już tylko spać.

  4. Podczas krótkiego spotkania możesz nie odbierać e-maili, telefonów, nie przyjmować niespodziewanych gości. Jeżeli spotkanie potrwa 2 godziny, będziesz musiał odebrać niektóre ważne telefony czy sprawdzić e-mail.

  5. Poczujesz, że panujesz nad rozkładem swojego dnia. Nie ma nic gorszego niż pędzenie 100 km/h przez miasto, tylko dlatego, że spotkanie przeciągnęło się 15 minut.

  6. Jeżeli do omówienia zostały mniej ważne kwestie (najlepiej zawsze zaczynać od najważniejszych), z dużym prawdopodobieństwem mało ważne sprawy możesz omówić przez telefon lub delegować pracownikom.

  7. Ustalanie czasu spotkań, pozwala im nadawać różną rangę. Skracasz spotkania mało istotne, wydłużasz te najważniejsze. Poza tym jeżeli planujesz 2 godzinne spotkanie, warto pomyśleć o zorganizowaniu spotkania w ulubionej restauracji zmieniając to co stało by się ciężką pracą, w przyjemność.

  8. Jeżeli z rozmowy wyniknęła potrzeba podjęcia ważnej decyzji, staram się nigdy nie podejmować jej na samym spotkaniu. Ile razy po spotkaniu analizowałeś rozmowę i żałowałeś podjętej decyzji lub tego co powiedziałeś? To dowód na to, że podejmowanie decyzji lub przekraczanie z góry ustalonego spotkania nie jest dobre.

Inwestycje - rozważania w sztormową pogodę

pfornalski

Jadąc w piątek do biura, jak zwykle słuchałem EKG w Tok FM. Była w nim dyskusja na temat tego, jak polskie firmy odnoszą się do inwestycji. Okazuje się, że pod względem inwestycji jesteśmy w europejskim, nie mówiąc o światowym ogonie. Czy wynika ona z dobrej koniunktury, czy leży w naturze skąpstwa Polaków?

Wczoraj nad morzem był niezły sztorm. Jakoś w tą pogodę przyszło mi na myśl wszystko to  co napisałem poniżej. 

Niestety skłaniam się osobiście ku temu, że polscy przedsiębiorcy, przy odpowiednim uogólnieniu, są rzadko nastawieni na innowacyjność. Decyzje o wprowadzeniu nowych technologii większość wprowadza pod wpływem zagrożenia, nie w wyniku systematycznego zaplanowanego rozwoju. Skąd zatem biorą się obiegowe opinie o dużym poświęceniu w obsługę klientów, większej elastyczności, lepszej adaptacji do rynku? Może biorą się z tego, że w Polsce ciągle wiele osób otwiera własne firmy, a mała siła nabywcza klientów powoduje, że sprzedający musi się mocno nagimnastykować nad tym aby wyjść na plus i zatrzymać klientów. Nie idzie to jednak w parze z innowacyjnością. A szkoda.

Jestem właśnie nad morzem i obserwuję dziesiątki tandetnych namiotów i budek. Właściciele tych budek zarabiają krocie od lat, a mimo to tylko niewielka część inwestuje w coś bardziej „zaawansowanego”. Ilekroć powodzi się przeciętnemu Polakowi w interesach, przestaje się rozwijać. I nie tylko widać to na ulicach, ale również w Internecie. Patrząc na poczynania Allegro czy Płatności.pl trudno nie przyznać racji. Na przykład w piątek nie działało przez 3 godziny WebAPI Allegro. Czy obsługa techniczna przejęła się tym? Ani trochę.

Czy martwię się tym, że w Polsce ciągle nie jest dostatnio? Ani trochę. Gdybyśmy wreszcie dogonili Europę, kolejnym krokiem było by ogólnonarodowe rozdawnictwo, gadanie i leżenie do góry brzuchem. A można przecież inaczej. Ilekroć sprawy mają się dobrze, warto wykorzystać okres prosperity do tego aby wprowadzić innowację, która w okresie recesji pozwoli nam przetrwać i wygrać z konkurentami. Inwestycje mimo że pociągają za sobą konieczność wydania kapitału, w długiej perspektywie powodują obniżenie kosztu jednostkowego.

Czasy tego aby być najlepszy w mieście dawno minęły. Internet i sieci handlowe udowadniają, że nie tylko trzeba być najlepszym w Polsce ale coraz częściej kontynencie a nawet świecie. To, że nasi konkurenci w Polsce śpią razem z nami, nie oznacza, że pewnego dnia klientów nie odbierze nam międzynarodowy koncern lub serwis. Cytując za EKG eksploatacja mocy produkcyjnej wykorzystywana w Polsce na poziomie 85% i omawiany w audycji sondaż pokazujący że 70% polskich biznesmenów nie zamierza przeprowadzić żadnej większej inwestycji w 2007 roku. Jeżeli te 2 liczby zestawimy z ciągle jedną z najniższych efektywności pracy w Europie, dojdziemy do wniosku iż naszą przewagę ciągle budujemy w oparciu o niższy koszt pracy. Emigracja zarobkowa i spadek podaży siły roboczej udowadniają, że przy swobodzie przepływu ludności taka strategia skazuje firmę na szybką śmierć. Pracownikom już znudziło się utrzymywanie prehistorycznych środków produkcyjnych w polskich firmach.

Rok 2007 i 2008 będą latami przełomowymi. Ustalą się ostateczne podziały rynku handlu w Internecie. W latach tych przewiduję, że coraz więcej hurtowni zajmie się handlem w Internecie. Już teraz prowadzę rozmowy z kilkoma hurtowniami, które są wyłącznym dostawcą 100-200 sklepów internetowych każda i to w różnych branżach. Jeżeli hurtownie te zaistnieją w sieci odpowiednio przygotowując logistykę z mapy polskiego e-commerce może zniknąć lekko licząc 1000 sklepów internetowych. A mimo to ciągle wiele sklepów opiera swoją strategię na braku zaangażowanego kapitału, dostawach Just in Time i niskich marżach. Jeżeli jeszcze nie jest za późno radzę wszystkim tym, którzy za 5 lat chcą ciągle żyć z prowadzenia sklepu internetowego, solidny rachunek sumienia i opracowanie strategii. I na samym opracowaniu strategii nie wolno spocząć. Konieczne będą inwestycje i innowacyjność. Czasu pozostało coraz mniej, a nagrodą dla tych, którzy dzisiaj popracują będą ogromne zyski. Mam nadzieję, że uda się to wszystkim polskim przedsiębiorcom. Przecież nikt nie powiedział, że Polska nie może stać się centrum europejskiego e-commerce.

Zdanie klienta vs. moje własne zdanie

pfornalski

Kontynuując wątek „vs." chciałem napisać jeszcze coś na temat wprowadzania nowych opcji do programów. Otóż często jest tak, że klienci przychodzą do konsultantów i zgłaszają swoje chęci wprowadzenia jakichś funkcjonalności. Nie wszystko co każą zrobić klienci ma sens. Już wyobrażam sobie wściekłe komentarze, że ignoruję swoich klientów. To jednak nie tak. Właśnie dlatego, że chcę aby mieli najlepszy system, ignoruję część ich zamówień.

Jest grupa klientów która wnikliwie analizuje istniejące opcje, opracowuje na ich podstawie strategię i cierpliwie przekonuje, że dana opcja jest im na prawdę przydatna. Niestety zdarzają się i tacy klienci, którzy nie do końca wiedzą czego chcą. Sztuka odmówić im w odpowiedni sposób.

Ganianie w kółko za każdym, nawet najbardziej absurdalnym pomysłem klientów nie jest wcale świetnym wyjściem. Po lekturze posta „Konkurenci vs. Klienci" możesz być trochę zdezorientowany, bo pisałem że należy ze swoimi klientami rozmawiać. I nadal podtrzymuję to co napisałem, ale zauważ że nie napisałem tam, że masz rozmawiać z klientami i robić cokolwiek sobie zażyczą.

Sztuka dobrego zarządzania rozwojem jakiejkolwiek aplikacji polega właśnie na rozmowach z klientami i samodzielnym wyciąganiu wniosków. Klienci nie wiedzą czego dokładnie im potrzeba. Większość z nich działa odtwórczo. Nie mają swojego laboratorium badawczego jak na przykład Amazon, więc zazwyczaj podpatrują i kompilują pomysły. Dlatego prawie zawsze ilekroć klient pyta „Czy możecie dodać do systemu opcję Y?" odpowiadam „A w jakim celu chciałby Pan dodać opcję Y?". Przy pomocy tego prostego zabiegu pealingowego docieram do sedna sprawy, czyli tego co klient chce uzyskać. Przecież nie mam obowiązku słuchać jego pomysłu o ile jest absurdalny, bo na przykład opcja taka w systemie już istnieje, ale on nie wie jak ją wykorzystać, więc chce sobie zafundować taką samą. Mój program to mój program i jeżeli zrobię coś bez sensu, to ja, a nie klient poniosę tego konsekwencje. Dlatego staram się rozwiązywać konkretne problemy. Klient zgłasza mi z czym ma problem, kolejny zgłasza mi kolejny itd. Ja to wszystko skrzętnie notuję w mojej mapie drogowej (ang. roadmap) i kiedy w mojej głowie powstanie już uniwersalne rozwiązanie na daną grupę problemów wprowadzam to w życie.

Inną grupę klientów stanowią oczywiście Ci dla których piszesz dedykowany system CMS, CRM itp. Możesz wtedy pominąć mój argument, że mój program to mój program. Niemniej dobrze się zastanów nad wprowadzeniem czegoś nieprzemyślanego. Dalsza konserwacja i przeróbki będą trudniejsze i kosztowniejsze niż właściwe zdiagnozowanie problemu do którego właśnie zachęcam. Jeżeli wdrożenie się nie powiedzie, klient będzie winił Ciebie i nie pomoże tłumaczenie, że zrobiłeś to pod jego dyktando. Poza tym klienci, którzy przebudowują coś za co raz już zapłacili, są mało skorzy do płacenia. Zazwyczaj tego typu prace wychodzą w najlepszym przypadku „na zero". Rzadko jest tak, że cena projektu zależy od rzeczywistych nakładów czasowych, warto unikać tworzenia nowego kodu ilekroć da się wykorzystać już istniejący.

I na koniec pamiętaj, że to do Ciebie należy kwestia wyceny zlecenia. Cena potrafi być na prawdę świetnym filtrem na absurdalne rozwiązania. Klienci rzadko myślą o tym, że nowa opcja to często ogromna ilość roboczogodzin projektantów, programistów i testerów. W momencie konfrontacji z kosztami część z nich zrezygnuje z wprowadzenia nowej funkcji. Jeżeli tak się dzieje, wiadomo że ta opcja nie jest klientowi do niczego potrzebna. Jeżeli opcja jest zbyt droga i klient szuka oszczędności aby zmieścić się w jakimś budżecie jest to dla mnie podwójny sygnał. Po pierwsze, że klient zaplanował koszt opcji, po drugie że szuka optimum biznesowego, a nie realizacji swoich zachcianek.

Przedwczoraj w lesie w Pogorzelicy, nad morzem z moją dziewczyną, Martą. nie chciałem dawać kolejnego zdjęcia z biura gdzie moje podkrążone gały straszą czytelników bloga.

Fart, jak wykorzystać szczęście i nie pomylić go z farting

pfornalski
Fart, szczęście, fuks, jakkolwiek to nazwiesz jest kluczowe, jeżeli patrzysz na to co dokonałeś. Kiedy planujesz to jak potoczą się losy Twojej firmy, a później wspominasz jak wszystko się potoczyło, nijak plany mają się do tego jak potoczyły się wydarzenia.

Czy można wykorzystać szczęście? Oczywiście, że tak. Czy można wywołać sztucznie szczęście? Z definicji nie.

Szczęście przychodzi tak samo jak nieszczęście, całkowicie losowo. Wiele firm szykuje się na nieszczęśliwe wypadki, inwestując w macierze RAID, redundantne zasilacze, wynajmując firmę ochroniarską, montując alarm i ubezpieczają się. Znacząco mniej firm przygotowuje się wydarzenia szczęśliwe, które są równie istotne jak i te nieszczęśliwe, a niewykorzystanie nadarzającej się okazji może być bardziej dotkliwe.

Może zabrzmi to absurdalnie, ale jeżeli zapuka do Twoich drzwi bardzo ciekawe zlecenie, czy będziesz w stanie szybko się go podjąć? Czy będziesz w stanie szybko przeanalizować ofertę, wyłożyć gotówkę na zakup dobrego towaru, albo zakup licencji? Większość zakupów jakich dokonałem w ostatnich latach było bardzo okazyjnych. Jednak mimo tego, że okazja nadarzyła się, inne osoby z mojego otoczenia nie interesowały się nią. Zazwyczaj z jednego z poniższych powodów:

  1. Brak wolnych środków finansowych - zazwyczaj gotówki

  2. Brak czasu

  3. Brak wolnych zasobów

  4. Zmęczenie szefa lub złe nastawienie do nowości

  5. Konieczność wykonania czegoś aby możliwe było podjęcie się czegoś nowego

  6. Przeleciał właśnie satelita nad głową

Wszystkie te powody można sprowadzić do jednego - brak przygotowania do wykorzystania szczęścia. Jeżeli przeanalizujesz historie większości firm informatycznych, które odniosły sukces, np. tych opisanych w książce „Founders at work", ich założyciele wskazują \na to że szczęście było kluczowe aby odnieść wielki sukces. Między innymi dlatego duże firmy nie rozwijają się tak dynamicznie jak małe. Są zbyt zajęte tym co już robią aby zauważyć nową szansę. Moja mama zwykła mawiać „Do wielu ludzi puka szansa do drzwi, ale większość narzeka na hałas".

W mojej firmie staramy się poświęcać równie dużo energii na zabezpieczanie się przeciwko nieszczęśliwym wypadkom co szczęśliwym wypadkom. Jednym z działań jest utrzymywanie stale wolnych zasobów i możliwości ich powiększenia. Opisywałem pół roku temu jak zakończyłem wydawanie „Pisma Hip-Hop.pl" mimo, że w ocenie wielu ludzi był to wielki błąd. Dzisiaj wiem, że gdybyśmy tego nie zrobili, nie moglibyśmy uruchomić platformy IAI-Shop.com. Również sam Portal Hip-Hop.pl zyskał na tym znacząco, zwiększając oglądalność z 25 tys. UU dziennie do 40 tys. UU dziennie. Podobnie jak kupujesz samochód z zapasem mocy na wyprzedzanie i pod górę, podobnie powinieneś planować firmę. Jeżeli coś jest bezsensowną pracą, staraj się to udoskonalić tak aby zwolnić zasoby.

Na przykład dlatego mimo tego, że pół roku temu przeprowadzaliśmy się do nowego biura, już za miesiąc połowę wymieniamy na znacznie większe. Podczas przeprowadzki wspomniałem, że potrzebujemy zapasu przestrzeni aby móc się rozwinąć. Podobnie jest teraz. Mimo, że teoretycznie się mieścimy, wolę mieć parę metrów w zanadrzu aby móc zatrudnić kolejnych pracowników. Ostatnio rośnie gwałtownie ilość zleceń. Przyczyniła się do tego wdrożona strona powrotu z Allegro, która wzbudziła ogólny podziw.

Kiedy rozmawiam z szefami niektórych sklepów internetowych mówią mi np. „zatrudniam 2 ludzi, wyrabiają się z wypisywaniem dokumentów ręcznie, więc po co mam zmieniać program do obsługi aby drukował dokumenty automatycznie?". Odpowiedź jest prosta - aby mieć czas wykorzystać nadarzającą się okazję, bo kiedy ta przyjdzie Ty i Twoi pracownicy będziecie zbyt zajęci wypisywaniem papierków.

Standardy - podstawa dobrego planowania

pfornalski

Kiedy na początku lat 90-tych, czyli gdy zaczynałem przyjaźń z informatyką wyważałem w kółko otwarte drzwi i zawsze tworzyłem coś zupełnie niestandardowego. Kiedy pod koniec lat 90-tych zacząłem pisać oprogramowanie webowe wprost przełożyłem ten sposób myślenia. Po paru latach zorientowałem się, że nawet jeżeli tworzę własny program to działa on w całym ekosystemie bibliotek, edytorów. Potem pojawił się XML, a jeszcze później oparte na nim protokoły takie jak XML-RPC, SOAP i WebServices. Historia informatyki właśnie tak wyglądała w przeszłości. Najpierw ludzie tworzyli komputery które były od siebie zupełnie różne, potem wprowadzali bardziej standardowe rozwiązania, by dojść do jednolitych standardów takich jakie widzimy teraz. Dzięki temu, mimo setek obszarów zastosowań, ciągle informatycy są w stanie nad tym wszystkim zapanować. Również w obszarze software zrobiono ogromny postęp wprowadzając wiele standardów, w szczególności wprowadzając język XML i rodzinę gramatyk opartych o XML.

Jako programista, projektant lub po prostu szef e-firmy możesz sobie myśleć, że standardy są tylko dla korporacji i bogatych firm. Nic bardziej bzdurnego. Standardy są bardziej dla małych firm niż dla dużych. Dlaczego? To proste. Jeżeli tworzysz przenośne urządzenie elektroniczne to wystarczy, że będziesz je zasilał bateriami AA lub AAA a każdy na świecie kupując to urządzenie będzie pewien, że będzie ono mogło działać z bateriami dostępnymi powszechnie. Podobnie jest z oprogramowaniem. Dzisiaj możesz znaleźć standard niemal na każdą okoliczność. Np. jeżeli chcesz mieć pewność, że znajdziesz muzykę do swojego mp3 playera, sprawdź czy jest on zgodny ze standardem MP3. Na etapie zamawiania lub projektowania systemu informatycznego koniecznie poświęć czas na sprawdzenie standardów, rozpoczynając od obejmujących kompleksowo zadanie, a jeżeli takich nie ma, przynajmniej standardów do poszczególnych elementów systemu np. standard USB będzie lepszym standardem do komunikacji z urządzeniami peryferyjnymi niż interfejs równoległy dla drukarki, RS232 dla modemu i PS2 dla myszki. Odpowiednikiem USB w programach jest właśnie SOAP. Jeżeli nie masz sam orientacji, zatrudnij konsultanta znającego standardy. Sama pomoc w określeniu potrzeb będzie tania i w przyszłości zaowocuje dużymi oszczędnościami.

Wraz z tym jak będziesz coraz sprawniej poruszał się w standardach odkryjesz, że są nie tylko standardy do tworzenia komunikacji wejścia-wyjścia, ale również to konstruowania wewnętrznych elementów systemu. Dzięki temu będziesz mógł łatwiej wymieniać pojedyncze elementy systemu, nie wyrzucając wszystkiego do śmieci. Taki model stosują producenci samochodów, tworząc możliwie te same części dla różnych modeli swoich samochodów. Dzisiaj nie trzeba samemu tworzyć systemu, by móc go rozwijać. Wystarczy, że będzie on zgodny ze standardami.

Jeżeli mam coś zaprojektować, pierwsze co robię to poszukuję gotowego standardu. Np. jeżeli projektuję jakieś operacje w module magazynowym IAI-Shop.com, sięgam po podręcznik dla magazynierów ujawniający standardy obiegu dokumentów i ich oznaczania. Staram się tak zaprojektować system aby był z nimi zgodny. W ten sposób, jeżeli zajdzie taka potrzeba mogę łatwo zintegrować mój program z systemem magazynowym dowolnej firmy, bez przerabiania całej jego struktury. Kiedy projektowałem moduł przechowujący kraje w bazie danych, przeglądam jakie są standardy oznaczania krajów i czym się charakteryzują. Starałem się przewidzieć, który jest najlepszy i zamiast oznaczać kraje w swój sposób, zrobiłem to standardowo. Później dzięki temu mogę łatwo wykorzystać te informacje np. przy plikach eksportu do innych systemów, które potrzebują krajów oznaczonych w ustalony sposób. Mogę również skorzystać z gotowych bibliotek konwertujących jedne standardy w inne standardy. W pierwszej kolejności sięgam po standardy ISO i W3C (The World Wide Web Consortium ).

Generalnym kryterium, jakie stosuję przy wyborze standardu jest jego wszechstronność i zgodność z innymi standardami. Kiedy projektowałem system wysyłający wiadomości pocztowe z IAI-Shop.com w pierwszej jego wersji nie uwzględniałem innych języków, więc mogłem wysyłać wiadomości w standardzie ISO-8859-2, który kiedyś były dobrą opcją. Kiedy wprowadzaliśmy inne języki pojawił się problem z kodowaniem np. znaków niemieckich czy znaków specjalnych w rodzaju oznaczeń walut. Z pozoru najłatwiejszym rozwiązaniem wydawało się wprowadzenie wybierania przez użytkownika sposobu kodowania znaków lub ich przypisanie na sztywno w systemie. Takie rozwiązanie było by mało eleganckie i mało uniwersalne. Rozwiązaniem jest standard UTF-8 pozwalający na zakodowanie dowolnych znaków narodowych. Dzięki zastosowaniu UTF-8 mamy pewność, że każdy znak narodowy, jaki wpisze użytkownik będzie poprawnie wysyłany w wiadomości, bez względu na język. A ponieważ UTF-8 jest zalecanym standardem, nawet jeżeli w chwili jego wprowadzania do systemu nie wszystkie programy poprawnie go wyświetlały, obecnie każdy program pocztowy wyświetli wiadomość poprawnie. Gdyby zaszła taka konieczność, ze standardu UTF-8 możemy wygenerować dowolny standard kodowania i to przy wykorzystaniu standardowych bibliotek.

Również kupując sprzęt lub soft do firmy, w pierwszej kolejności patrzę z jakimi standardami jest on zgodny. Jeżeli producent zastosował własne wynalazki, omijam taki soft. Staram się kupować programy zgodne z otwartymi standardami. Dzięki temu, jeżeli tylko będę chciał uzyskać dodatkową funkcjonalność np. połączyć aplikację z kamerą internetową, będę mógł zakupić lub pobrać gotową bibliotekę łączącą się na wskazany adres IP i port, pobierającą film w znanym standardzie np. MPG lub ASF. Czas poświęcony na dokładne sprawdzenie jest bardzo opłacalny, ponieważ dobry wybór komponentów owocuje tym, że służą przez wiele lat i zawsze można będzie je w jakiś sposób wykorzystać. Właśnie dlatego standardy są tak ważne w małych firmach.

Planuj a i tak stanie się co ma się stać

pfornalski

W końcu dzisiaj przeprowadziliśmy się do nowej siedziby. Chciałem opowiedzieć o tym jak wyglądała realizacja projektu przeprowadzki. Ponieważ w IAI-System.com staramy się dokładnie planować wszelkie większe przedsięwzięcia, w związku z tym operacja taka jak przeprowadzka dużego biura również musiała być zaplanowana.

W związku z tym zaraz po podpisaniu umowy na wynajem siadłem z Sebastianem i przeprowadziliśmy małą burzę mózgów. Jej efektem była mapa myśli, przekształcona następnie do listy zadań i harmonogramu. Wszystkie czynności zostały dokładnie rozpisane. Do mnie należało między innymi zorganizowanie transportu, zorganizowanie Internetu w nowym biurze i znalezienie firmy budowlanej, która przystosuje nowe biuro do naszej wizji.

Ponieważ korzystaliśmy z Neostrady, jej przeniesienie to nie taka prosta sprawa. Zgodnie z procedurami TP, nie można jej przenieść. Można przenieść linię telefoniczną, ale nie Neostradę. Nie pytaj się mnie, co za idiota to wymyślił. Tak wiec trzeba było zorganizować tymczasowy Internet. Przekupienie kwotą 300zł netto firmy informatycznej z sąsiedztwa pozwoliło nam się podłączyć w nowym biurze do Internetu na miesiąc i w tym czasie przeprowadzić przeniesienie Neostrady (około 2 tygodni).

Drugą kwestią było zorganizowanie transportu. Ponieważ firma przeprowadzkowa zażyczyła sobie parę tysięcy złotych, postanowiliśmy zrobić to DIY i znalazłem transport.

Ostatnią kwestią było znalezienie firmy budowlanej. Z tą poszło najgorzej. Otóż ze Szczecina wyjechało na tyle dużo robotników budowlanych do Niemiec i na wyspy, że znalezienie kogoś do zrobienia ścianek regipsowych graniczy z cudem. Ostatecznie znajomy jednego z pracowników podjął się zadania. Wszystko wydawało się być opanowane i zaplanowane. Można było odchylić się w fotelu i czekać na dzień 16 września. Otóż nic bardziej mylnego. Nie da się zaplanować ryzyka w projektach i generalnie nie liczyłbym nigdy na to Oto jak potoczyła się historia:

Robotnicy z firmy budowlanej jadąc do nas mieli przygodę. Wyskoczyła im na trasie sarna, przed którą chcieli uciec i wpadli do rowu. Solidnie się poturbowali. Szef zadzwonił i poinformował o sile wyższej. Jego pracownicy przez tydzień albo dwa będą w szpitalu, więc muszę poszukać innej firmy. To zajęło mi ponad tydzień. Nowa firma polecona przez jednego z klientów, którą wzięliśmy, chciała wykonać pracę na skróty co spowodowało, że cała konstrukcja musi być wykonana od nowa i w poniedziałek zaczną to robić ponownie.

Ponieważ piszę doktorat z zarządzania projektami, wiem o istnieniu czegoś takiego jak rezerwa kierownicza. W skrócie to pozostawiony zapasowy czas (zazwyczaj na końcu projektu), który pozwala na usunięcie skutków ewentualnych komplikacji. Ponieważ w projekcie musiałem uwzględnić wiele podmiotów zewnętrznych, zostawiłem sobie taką rezerwę i zauważ, że przeprowadzka była zaplanowana na 16-go, podczas gdy nasza umowa najmu kończy się 30-go. 14 dni to była moja rezerwa kierownicza, przyznasz że całkiem spora. Zamierzałem zatem z niej skorzystać.

Jest piątek 15-go, godzina 14:00, pada nam w biurze Neostrada. Idę do routera DSL i pali się czerwona lampka „Internet". Odpalam przeglądarkę WWW i wchodzę do panelu administracyjnego routera. Klikam na „Connect" i nic. Idę spokojnie zrestartować router, chwila oczekiwania i nie pomogło. Dzwonię na 0800-102102 (numer TP do Neostrady). Pan na infolinii najpierw robi ze mnie debila. Po pierwsze wmawia mi, że przyczyną jest na pewno niestandardowy

router. Dopiero kilka fachowych terminów i to, że router ten działał od roku skłoniło go do działania. Zagląda do systemu i oświadcza mi radośnie, że linia została odłączona. Pytam się „jak to?!" i on mi mówi, że była złożona rezygnacja. Cała rozmowa przypominała dialog z Misia, gdzie w jednym z jego fragmentów pada znane „i co nam zrobicie?". Po 10 minutach ostrej rozmowy zostałem przełączony do szefa, mimo, że wcześniej ten sam człowiek zapewniał że nie ma szefa i on w pełni reprezentuje firmę. Z rozmowy dowiedziałem się, że pani, która przyjmowała od nas zgłoszenie linii wprowadziła złą datę odłączenia. W rozmowie z szefem wyjaśniłem w czym problem i poprosiłem, żeby zadzwonił do odpowiedniego montera, którego odszuka w bazie na podstawie zlecenia i niech mu powie, żeby nic więcej nie odłączał, tylko żeby to podłączył. Obiecał spróbować. Po 10 minutach dzwoni, że modem jest podpięty, ale został skasowany login, a osoba, która kasuje loginy już poszła do domu. A zresztą nawet gdyby była, cała procedura, nawet jeżeli wiedzą, że popełnili błąd trwa kilka dni. Na taki przestój nie mogłem sobie pozwolić. Przecież nasi klienci nie byliby zbyt zadowoleni, gdybyśmy oznajmili, że wszystkie projekty przesuną się o tydzień. Praca wszystkich przez jeden modem UMTS czy PSTN też była by paranoją. Nie pozostawało nic innego jak wrócić do pierwotnych założeń i przeprowadzić się do biura, gdzie Internet już jest.

Pomijając problemy człowieka od transportu z samochodem i jego 30 minutowe spóźnienie, podczas gdy my czekaliśmy na parkingu z wielką kupą mebli, sama przeprowadzka przebiegła całkiem pomyślnie. Czeka nas w poniedziałek rozpakowanie wszystkiego. Największy problem to to, że ubyło nam pół powierzchni biurowej, gdyż na drugiej połowie od poniedziałku do czwartku firma budowlana będzie kończyła konstrukcje. Będzie nam niezwykle ciężko zorganizować sobie pracę. Ehh. Mam tylko nadzieję, że w poniedziałek nie będzie na nas czekała jakaś akcja specjalna, bo pewnie do piątku nie wrócimy do wyjściowej wydajności pracy.

Morał jaki z tego wypływa to, że należy oczywiście planować, bo cała reszta przeprowadzki przebiegła pomyślnie, łącznie z formalnościami, umowami itp. Wszystkie informacje zostały odpowiednio wcześniej wysłane, pracownicy, wszyscy zostali odpowiednio poinstruowani, część wysłana na urlopy itd. Niemniej tego, że ktoś wpisze źle datę odłączenia Neostrady i jej ponowne podłączenie zajmie parę dni planować nie mogłem. Tak więc planując następne projekty, zawsze zrób to jak najdokładniej. Nie spodziewaj się jednak, że wszystko pójdzie zgodnie z tym planem. Nie oznacza

to, że planowanie nie ma sensu. Oznacza tylko tyle, że wiara w plan nie ma sensu. Ja po prostu się śmieję z tego, bo właśnie życie napisało za mnie wstęp do pracy doktorskiej, która traktuje właśnie o planowaniu projektów informatycznych.

Przepeprowadzka IAI-System.com

© Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą
Blox.pl najciekawsze blogi w sieci