Menu

Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą

Nazywam się Paweł Fornalski. Jestem założycielem i prezesem IAI S.A., dostawcy rozwiązań e-commerce dla sklepów internetowych i rezerwacji noclegów dla właścicieli apartamentów i hoteli. Na tym blogu piszę, w oderwaniu od oficjalnych poglądów innych właścicieli i pracowników IAI o tym co mnie prywatnie porusza. Gdybyś chciał się skontaktować pisz na pawel(a)fornalski.pl

Zarządzanie firmą

Mój wywiad dla MarketingiBiznes.pl - czyli dlaczego nie mam ambicji być szefem wszystkich szefów w 100 spółkach

pfornalski

2 tygodnie temu na MarketingiBiznes.pl ukazał się wywiad ze mną, przeprowadzony przez Michała Bąka pt. "Wywiad z Pawłem Fornalskim (IAI S.A) – nie mam ambicji być szefem wszystkich szefów w 100 spółkach". Wywiad jest dla mnie szczególnie fajny, bo dotyka tematów, o których zazwyczaj nie opowiadam za wiele. A przy okazji jakiegoś letniego uniesienia, skomentowałem kilka spraw wykraczających nieco poza bycie prezesem IAI S.A.

Michał Bąk: Zawsze zastanawiała mnie jedna rzecz. Byłeś twórcą portalu hip-hopowego, powiedź proszę czy nadal utrzymujesz kontakt z tą kulturą, czy nadal u siebie w mieście jesteś kojarzony z tamtym czasem?

Paweł Fornalski: Słucham rapu i nadal sympatyzuję z tym co się w świecie hip-hopu dzieje. Jeszcze w czasach gdy prowadziliśmy portal razem z Sebastianem Mulińskim, w jego ostatnich latach funkcjonowania pod naszym kierownictwem, ja zajmowałem się bardziej e-commerce i technologią, a Sebastian Hip-Hop.pl, którego był redaktorem naczelnym. Więc mimo iż początkowo ja go stworzyłem i kierowałem, wątpię aby ktoś mnie kojarzył jako „Hex” (czyli mój pseudonim z tego portalu). Chyba, że ludzie mający tyle lat co ja. Tych jednak nie spotkasz na koncertach.

wywiadmarketingbiznes2

W 2015r. odbieram statuetkę eKomersa dla Najlepsza platforma sklepowa. Na ten moment uważam to wyróżnienie za jedno z ważniejszych.

 

MB: Jak w tamtym czasie monetyzowaliście pierwszy w Polsce serwis o hip-hopie i co spowodowało, że projekt w pewnym momencie został zaniechany?

PF: Projekt nigdy nie został zaniechany. Zmalało jego znaczenie. Osiągnęliśmy szybko pozycję lidera, w tamtym czasie praktycznie monopolisty. Polski hip-hop nie liczy się na arenie międzynarodowej, więc skalowanie biznesu poza Polskę nie miało sensu. Ponad to wydawaliśmy w tym czasie w największym nakładzie magazyn papierowy. Najpierw uznaliśmy, że prasa papierowa po prostu się skończy, co dla mnie jako osoby z wykształceniem informatycznym i zapaleńca nowych technologii było dosyć oczywiste. Dla innych mniej i potem okazało się, że ja miałem rację. Potem zauważyłem, że biznes opary o klasyczne modele reklamowe czyli takie jak stosowaliśmy w Hip-Hop.pl, oparty o agencje, które pośredniczą w sprzedaży reklam dla portali też się skończy. Taki wniosek wyciągnąłem znowu z obserwacji, że coraz więcej ruchu pozyskiwaliśmy, a przychody z reklamy spadały. Umiejąc przewidywać przyszłość w technologii, stwierdziłem że dalsze inwestowanie ogromnych pieniędzy i energii w ten projekt, nie ma sensu. Funkcjonował on z powodzeniem przez lata a później w 2013 go sprzedaliśmy firmie, która zadbała o kontynuację naszej idei. Hip-Hop.pl był dla mnie genialnym treningiem jak zbudować pozycję lidera i wiedzę o tym, co pozycja lidera daje na każdym rynku. Do tego dał pieniądze na stworzenie IAI-Shop.com, gdy ten sprzedawany od początku jako usługa SaaS był nierentowny.

MB: Jakiś czas temu, powiedziałeś, że myślicie o ekspansji poza granicę Polski. Powiedz proszę jaki jest stan, jeżeli chodzi o Wasze wyjście poza granicę kraju?

PF: To cel bardzo ambitny i nadal aktualny. Pracujemy nad tym na różne sposoby. Część działań jest innowacyjnych i długofalowych. Dlatego nie chcę za wiele o tym teraz opowiadać. Przyjdzie czas, że się pochwalę, jak osiągnęliśmy wielki sukces. Ważne jest jednak dla nas to, że polski e-commerce ciągle się dynamicznie rozwija. Obecnie wielu dotychczasowych liderów zmienia właścicieli, albo znika. My trwamy i rozwijamy się. Więc ciągle daleko nam do pozycji niekwestionowanego lidera, ale zmiany na rynku nas przybliżają do tego i dają ogromne szanse. Dlatego ekspansja zagraniczna za wszelką cenę, np. kosztem przegapienia okazji do ogromnego wzrostu w Polsce, byłaby nierozsądna.

wywiadmarketingbiznes3

Z moją córką Oliwią. Mam nadzieję, że pewnego dnia to ona będzie zarządzała IAI. Póki co nie mówi nie ;)

 

MB: Inwestycja w Cupsell, była chyba jak dotąd jedyną Waszą inwestycją w inny, niż własny brand. Czy planujecie kontynuację inwestycji?

PF: Rok wcześniej zainwestowaliśmy też w Traffic Trends sp. z o.o., lidera w pozycjonowaniu sklepów internetowych, obejmując w spółce 49% udziałów. Stale analizujemy różne oferty inwestycyjne. Nie jesteśmy typowym funduszem, który ma pieniądze inwestorów do wydania i wybiera najlepsze z projektów jakie do niego trafią. My wybieramy to co ma sens inwestycyjny i tworzy synergię z tym co już robimy. Jeżeli kolejny projekt będzie uzupełniał to co już robimy w IAI S.A., Traffic Trends i Cupsell, zainwestujemy w niego.

Nadmienię też, że samo IAI S.A. dzisiaj rozwija kilka dużych produktów, które mogłyby się stać osobnymi spółkami. Wspomnę np. o IAI Broker, czyli usłudze pośrednictwa sprzedaży usług kurierskich, IAI Pay czyli system płatności, IAI RS czyli system inteligentnych rekomendacji i wiele innych. Od 4 lat też bardzo mocno inwestujemy i angażuję się w stworzenie drugiej nogi biznesu, czyli systemu do prowadzenia strony internetowej i rezerwacji internetowych (tzw. Booking Engine) dla hoteli, pensjonatów, agroturystyki, apartamentów itp. Chodzi o IdoSell Booking, który dzisiaj zbiera bardzo pozytywne opinie i ma szansę stać się takim IAI-Shop.com ale na jeszcze większym polu, jaki stanowią rezerwacje noclegów – branża która dopiero startuje. Nie musimy więc na siłę szukać projektów, które są słabsze niż nasze własne produkty, a które przez takie inwestycje by ucierpiały. Absolutnie nie mam ambicji bycia „szefem wszystkich szefów” w 100 spółkach.

MB: Prowadzisz niezwykłego bloga o e-commerce. Spojrzenie praktyka z wieloletnim doświadczeniem. Powiedź co Cię na co dzień inspiruje do tworzenia treści, czy za sprawą bloga nie otrzymywałeś propozycji consultingu projektów e-commerce?

Odpowiada na wewnętrzną potrzebę dzielenia się wiedzą. Im więcej jednak wiem i w więcej sprawach uczestniczę, tym trudniej mi się wypowiadać, bez ryzyka naruszenia jakiejś tajemnicy. Gdy mam czas i temat, który nie narusza tajemnicy IAI ani żadnej z licznych rozmów z firmami z branży prowadzę, dziele się wiedzą. Consultingpełnoetatowo robię dla pracowników i menedżerów w IAI, których jest już grubo ponad 100 i partnerów. Często wymyślamy jakieś projekty, które nie istnieją nigdzie poza naszymi głowami. Pracuję wtedy z partnerami, zmieniam ich biznes aby dało się go dostosować do ecommerce i w ten sposób tworzę nową rzeczywistość. Consulting wtedy jest gratis. A mi to poszerza jeszcze bardziej horyzonty i odpłaca się rozwojem moim, IAI, klientów i partnerów. To wszystko w 100% zaspokaja moją ambicję i nie zamierzam na siłę „prostytuować” się sprzedając za grosze, wiedzę wartą miliony. Oczywiście nie jestem zamknięty na wszelkie ciekawe propozycje, ale zwyczajnie finansowo to co zarabiam w IAI mnie satysfakcjonuje i wolę skupić się na poprawianiu usług czy biznesów klientów IAI. Za to mi przede wszystkim oni płacą.

wywiadmarketingbiznes1

Z Pawłem Tkaczykiem, w skrzydla dla programistów w IAI, nazwanym "Galeria Superbohaterów".

 

MB: Wielu rozmówców pytam o skalowanie zatrudnienia. Czy myślisz o poszerzeniu swojego zespołu oraz czy nie boisz się, że Szczecin, w którym mieści się siedziba IAI S.A nie daje Wam takich możliwości rekrutacyjnych jak Warszawa czy inne tego typu ośrodki?

PF: W IAI na dzisiaj pracuje 107 osób. Zatrudnienie rośnie od lat, w miarę wzrostu naszych przychodów. Szczecin jest dużym i fajnym ośrodkiem akademickim. Jest tu mnóstwo fantastycznych specjalistów, którzy w przeszłości aby znaleźć fajną firmę wyjeżdżali. Obecnie w Szczecinie działa IAI i kilkanaście innych podobnie fajnych pracodawców. Ludzie nie muszą wyjeżdżać za pracą. A że co roku pojawiają się nowi absolwenci uczelni i nowi ludzie chcą się uczyć programowania czy technologii webowych, nie mamy najmniejszego problemu z zatrudnianiem świetnych osób. Wręcz jako dobry, renomowany pracodawca, możemy selekcjonować kandydatów i wybierać tych, którzy do nas pasują. Mamy też jeden z najwyższych wskaźników retencji kadry. Wybieranie osób, które pasują do zespołu i nie zgubią kultury firmy i jakości, dla mnie było zawsze ważniejsze, niż ilość.

MB: Osiągnąłeś ogromny sukces w e-commerce. Powiedź proszę jakie były Wasze kamienie milowe, które zadecydowały o Twoim miejscu dziś.

PF: Nieskromnie stwierdzę, że każdy dzień mojej pracy jest fascynujący i stanowi kamień milowy na drodze jaką wytyczyłem sobie 16 lat temu. Projekty nad którymi pracujemy, za parę lat są tak innowacyjne, że nie przeczyta się o nich w żadnych magazynach branżowych, zanim powstaną. Zmieniamy rzeczywistość, bo w sklepy które obsługujemy to ponad 20% rynku i odwiedza je kilkanaście milionów Polaków. Mamy ambicję obsługiwać jeszcze większą część rynku. Tworzymy coś nie wirtualnego, ale rzeczywistego, co zmienia życie każdego Polaka. Czujemy odpowiedzialność i dumę z tego co robimy. Idąc ulicami, które pustoszeją z tradycyjnych sklepów, mamy świadomość, że nasza praca się do tego przyczynia. Każdy projekt ecommerce jaki w Polsce startuje, wiąże się z rozmowami z IAI. To sprawia, że trudno dzisiaj wskazać jeden kamień milowy. Było ich tak wiele, że można by było napisać pół książki. Ponieważ drugie pół przede mną, nie postrzegam tego co osiągnęliśmy jako sukcesu, raczej jako drogę do sukcesu.

 

Dlaczego nie korzystam z pośredników przy zatrudnianiu, czyli programista jak pilot samolotu liniowego?

pfornalski

Temat pośredników w zatrudnianiu, w skrócie i dla uproszczeia headhunterów jest tak powszechny w rozwijających się firmach i zarazem wstydliwy jak rozmowy o urologu wśród facetów po czterdziestce. Najpierw budujesz firmę od zera, przyciągasz do zespołu jakiegoś kolegę, potem jego kolegę, firma się podwaja (patrz „Jak szybko może rosnąć firma?” z 2008r.). Brakuje czasu na intensywną rekrutację, rozwój zespołu. Potrzeba coraz więcej ludzi, których coraz trudniej znaleźć. Trudniej, bo potrzebujesz ich coraz więcej. A im lepszy masz produkt, tym więcej klientów chce skorzystać z Twoich usług. Myślisz więc, że gdybyś znalazł więcej takich jak Ty, to wszystko byłoby dobrze. Ale ich nie ma, bo jesteś founderem, unikalną tkanką, jakiej więcej nie będzie w Twojej firmie za wiele. Może parę osób na przestrzeni kilkunastu lat. Klienci cisną na terminy, jakość spada ... Myślisz sobie w tym momencie, że można szybko rozwiązać ten problem, wystarczy sięgnąć pod head huntera i zatrudnić kilka zdolnych osób. Wiem, o czym piszę. Byłem tam. (patrz „Wszystko ja = wąskie gardło” z 2007r.).

Równie złe są różnego rodzaju projekty uberyzujące tę branżę, np. takie, które potrafią płacić duże pieniądze za polecenie oferty pracy lub nawet chęć zmiany obecnej pracy np. Twojemu koledze z biurka obok. Są nawet takie, które płacą za to np. 10000zł (aby nie reklamować nie wymienię nazwy). 10000Zł to równowartość tego ile zarabia sprzątaczka na „śmieciówce” za pół roku pracy. Niektóre firmy z branży klaskają im jakoby niby mieli świetny pomysł, zupełnie nie widząc problemu.

Problem z head hunterami jest taki jak z dopingiem w sporcie. Gdyby wszyscy sportowcy go stosowali, nie daje się funkcjonować bez niego, a koszty wyniszczenia organizmu dopadły by wszystkich. Czyli nic by one nie dawały, oprócz niszczenia organizmu. Za patologią tą można skończyć, tylko przez edukację wszystkich. I taką dyskusję chcę otworzyć tym postem.

Od paru lat nie korzystam z usług żadnych pośredników jako pracodawca. Nie odpowiadam nawet na e-maile od firm, które próbują sprzedać tego typu usługi. W IAI nie brakuje zdolnych i fantastycznych ludzi. A nawet dzięki temu, że wyeliminowaliśmy patologię, mamy tylu chętnych do pracy, że możemy wybierać te osoby, które nam pasują. Ale po kolei.

Lekarstwo na krótko

Headhunter poszuka Ci człowieka, który tylko dzięki temu, że utrzymuje relację z headhunterem zwiększa swoje wynagrodzenie. Ta osoba, albo już wie, albo się nauczy, że nie trzeba grać w drużynie pracodawcy, ale w drużynie headhunterów. Warto chodzić bardziej na imprezy organizowane przez nich, słuchać ich rad i polerować CV bardziej niż projekt nad którym pracuje. Zatrudniając w przeszłości ludzi z headhuntingu, mieliśmy osoby, które pracowały u nas średnio 4-krotnie krócej niż z rekrutacji zwykłej. Ciekawiej się jeszcze robi, gdy firma zewnętrzna chce Ci sprzedać swoje usługi dbania o morale takich pracowników. Płacisz więc nie tylko za ich zatrudnienie, ale za próbę zatrzymania dłużej. Jeżeli korzystasz z profesjonalnego headhuntingu traktujesz usługę jak wypożyczalnię. Po pewnym czasie to zmienia całą firmę i Ciebie w myśl zasady akca-reakcja.

Umowa, którą podpisujesz jako pracodawca z headhunterami niby daje Ci zabezpieczenie. Jeżeli osoba, którą zatrudnisz zwolni się lub będziesz z niej skrajnie niezadowolony, firma „dostarczy” Ci kolejnego. Tylko, że w każdej umowie jaką widziałem, była mowa o 1 osobie, przez pół roku. Kiedy pierwszy raz poprosiłem o dopisanie do tej umoy, że osoby, które od nich zatrudnimy oraz inne pracujące w IAI nigdy więcej nie będą przez nich pozyskiwane i „sprzedawane” kolejnym pracodawcom, usłyszałem coś co mnie obudziło. „Możemy, ale musimy mieć 2 razy wyższą prowizję success fee”. W tym momencie zrozumiałem jedno: headhunter nie rozwiązuje Twojego problemu i nie jest tym zainteresowany, podobnie jak diler narkotykowy, nie jest zainteresowany tym, aby jego klienci nie ćpali.

Jeżeli więc pozyskał dla Ciebie dobrego pracownika, już go zna, nawiązał relację i przepracował on u Ciebie pół roku, dlaczego miałby zrezygnować z ponownego zarobku i „sprzedania go” komuś innemu, ponownie by zarobić jeszcze więcej. Każdy taki transfer to 1-2 wynagrodzenia osoby na tym stanowisku.

Wielokrotnie też gdy pracowałem z headhunterami, zauważyłem że bardzo im pasuje publikowanie różnego rodzaju raportów o wynagrodzeniach wśród specjalistów czy wyolbrzymianie potrzeb płacenia. Skoro mają 1-2 wynagrodzenia jako prowizję, czy im zależy na tym, aby zatrudnić Ci możliwie najtańszego specjalistę? Im na rękę jest to, aby wszyscy ich klienci oczekiwali 2 razy więcej i ich apetyty rosły. To dlatego np. firma taka jak Sedłak & Sedłak tak ochoczo rozpowszechnia swoje raporty o płacach i tym, jak wielu ludzi brakuje. Czy na pewno brakuje?

Pracownicy z headhuntingu

Mam nadzieję, że nikogo nie urażam. Gdy zatrudnialiśmy z headhuntingu widziałem olbrzymią różnicę pomiędzy kimś kto przyszedł pracować w IAI dlatego, że chciał pracować w IAI, a nie dlatego, że dostał wyższe wynagrodzenie. Zazwyczaj pozyskiwano dla nas ludzi, którzy mieli duże doświadczenie, czuli się niedocenieni. Wtedy zmieniali pracę. Rzecz jednak w tym, że bez przepracowania czegoś u siebie podczas takiej zmiany, zostaje podejście „mi się należy” przy jednoczesnym „nie chce mi się”. Zanim ktoś zmienił pracę w ten sposób, miał czas na rozleniwienie umysłu. Gdy zmieniasz pracę szukając jej aktywnie samemu, wykonujesz proces myślowy, wkładasz w to trud, rodzisz się na nowo. Jeżeli ktoś Cię teleportuje do innego miejsca, po prostu znajdujesz się przy ładniejszym biurku, na ładniejszym fotelu przed większym monitorem i wyższą cyfrą w umowie. Ale tak jak Ci się nie chciało, tak nie chce Ci się dalej. Więc robisz coś i czekasz na kolejną okazję. Bo może, skoro udało się raz, uda się kolejny.

Złe jest też to, że jest to zaraźliwe. Jeżeli jedna osoba w zespole wykazuje takie symptomy, inni zaczynają je przejmować lub obniżają ocenę jaką Ci podświadomie jako pracodawcy dają. Niektóre firmy rekrutacyjne działają tak, że przyznają premię werbunkową. Jeżeli osoba „przenoszona” pociągnie ze sobą kolegów, może zarobić na tym więcej niż pracując w ramach podstawowego wynagrodzenia. Może dojść do sytuacji, że Ty chcesz zbudować zespół, a ktoś kto dla Ciebie pracuje chce go rozwalić, tylko po to, aby dostać „prowizję” za sprzedanie kolegi. A jeżeli będzie to robił aktywnie, może zarobić więcej z takiej działalności niż np. jako słaby programista. Warto zdawać sobie z tego sprawę i zapisać to w kontrakcie czy umowie NDA z takim pracownikiem.

Już tak było w lotnictwie i się skończyło

Jeżeli korzystasz z pośredników przy zatrudnianiu, przestań to po prostu robić. To jak z rzuceniem palenia. Po prostu to zrób. Ilość osób pracujących w branży się nie zmieni. Będzie ich tyle samo. Pracownicy mają swoje rozumy i jeżeli nie są zadowoleni ze swojej pracy, to ją zmienią. Efektywniejsza praca wpłynie na to, że wszyscy łącznie stworzą więcej. Pieniądze z premii werbunkowych nie trafiają ani do kieszeni pracodawców, ani pracowników. Trafiają do firm pośredniczących, których interesem nie jest spokój i zadowolenie, podobnie jak handlarz bronią nie żyje dobrze w czasie pokoju.

 

Catch1

Świetnie opowiada o złotych latach pilotów film „Catch me if you can” z 2002r. z Leonardo DiCaprio. Polecam go obejrzeć go raz jeszcze i zastanowić się, czy ktoś w Twojej firmie nie zachowuje się jak Leo?

Aby Ci uświadomić, że to możliwe, opowiem historię o jakiej przeczytałem w książce „Leci z nami pilot”. Wywnioskowałem z niej, że rynek pracy IT jest bardzo podobny do rynku pracy w lotnictwie w latach 60tych i 70tych. Rosnąca ilość samolotów, przy dużych wymaganiach co do wiedzy, sprawiał, że linie podkradały sobie pilotów, oferując im różne opcje benefitów, premie werbunkowe itp. Wtedy piloci nocowali w świetnych hotelach i jedli kawior na śniadanie. To z tych czasów wziął się mit, że życie pilota jest klawe. Dzisiaj pilot w LOTcie, mając ekstremalnie trudną i wymagającą pracę, nie mając normalnego życia zaczyna od kilku tysięcy złotych brutto, najlepsi zarabiają kilkanaście. To tyle ile zarabia programista po 2 latach „nauki w jakiejś firmie”, niekoniecznie kończąc studia, pijąc firmową organiczną kawę i grając w godzinach pracy w pingponga. Nie twierdzę, że to coś złego. Po prostu warto złapać odpowiednią perspektywę. Dzisiejsi piloci nocują w średniej klasy hotelu i ich życie nie przypomina sielanki. Oczywiście żyją na tyle nieźle, że ciągle wielu ludzi chce być pilotami i ponieść trud nauki, ale ilość samolotów nie przyrasta tak gwałtownie, więc wszystko funkcjonuje w równowadze. A równowagę zapewniło to, że rosnące koszty pilotów w połączeniu z rosnącymi kosztami paliwa, sprawiły że ludzie po prostu przestali latać. A jak przestali latać, to nierentowne linie i połączenia kasowano, aż zapanowała równowaga. Na lotach, na których latało wielu pasażerów, wprowadzono większe samoloty, które mogły przemieścić więcej pasażerów, podczas gdy pilotów leciało tylu samo.

Dokładnie to samo zrobi się na rynku IT. Obserwuję go 16 rok. W mojej ocenie zbliżamy się mniej więcej do granicy hossy pilotów w latach 60tych i 70tych. W momencie gdy branża IT przestała walczyć o zlecenia stawką flat fee, mogąc wybierać klientów wprowadzając rozliczenia wzorem amerykańskich prawników, nazwane time&material, w połączeniu z wysokimi płacami stało się to mieszanką taką jak płace pilotów i wysokie koszty paliwa. Coraz częściej firmy będą korzystały z już napisanych rozwiązań, nadrabiając pracą „zwykłych ludzi”. Nie ma już teraz miejsca na postawę w stylu „po co mam się uczyć Twojego programu, jak możesz napisać program który robi to tak jak chcę”, co obserwowałem jeszcze parę lat temu. A rozwiązaniem niczym szeroko-kadłubowce w liniach lotniczych są wielkie projekty jak SaaS (patrz „Czy 13000zł za zaprojektowanie samej interakcji sklepu internetowego to dużo?” z 2014r.), które mogą poprzez skalę pozwolić sobie na zatrudnienie kosztownych specjalistów.

Ah, people only know what you tell them, Carl. (Cytat z „Catch me if you can).

Jeżeli ten artykuł dał Ci do myślenia, zaprzestań korzystania z pośredników przy zatrudnianiu. Opracuj system rozwoju pracowników, inwestuj w markę pracodawcy, poprawiaj relacje z pracownikami, postaraj się aby Twoje projekty były ciekawe. Płać ludziom godnie opracowując transparentny system wynagrodzeń. To wszystko co musisz zbudować, by przyszli.

Aktualizacja 2016-11-29 - Rzeczywisty email od firmy rekrutacyjnej

Niedawno otrzymałem zaproszenie do skorzystania z usług firmy rekrutacyjnej, specjalizującej się w zatrudnianiu specjalistów IT. Gdy odpowiedziałem, że nie jesteśmy zainteresowani współpracą z firmą, która jedynie podkupuje ludzi z innych firm, dostałem pozornie niewinną odpowiedź która stanowi doskonałe uzupełnienie do mojego artykułu:

Panie Pawle,
dziękuję za odpowiedź i szanuję decyzję. Jednak muszę sprostować - nie podkupujemy specjalistów z innych firm, owszem wyszukujemy ludzi, którzy wpisują się w profil Kandydata - poprzez narzędzia, którymi dysponujemy, a także naszą bazę Kandydatów, i Ci Kandydaci zazwyczaj mają pracę, w momencie gdy się z nimi kontaktujemy - wiadomo, że najlepsi specjaliści nie pozostają bezrobotni, ale nie podkupujemy ich - przedstawiamy im propozycję naszego klienta, jeśli po analizie CV takiego Kandydata uważamy, że to fajna oferta dla niego. Tworzymy relacje z Kandydatami, nie są dla nas tylko 'kolejnym CV', tak więc szczerze im doradzamy jeśli mają wątpliwości czy wziąć udział w procesie rekrutacyjnym naszego klienta czy nie. Decyzja o wzięciu udziału w rekrutacji czy zmianie pracy leży po stronie Kandydata - my tylko dostarczamy mu wachlarz możliwości ;) Jeśli Kandydat dostaje propozycje czasami lepiej płatnej pracy, a czasami po prostu lepszych możliwości na rozwój czy szansy na robienie czegoś, co zawsze chciał i w tej sytuacji decyduje się na zmianę pracy - to według mnie bardzo dobrze o nim świadczy, a dla firmy z której odchodzi to też wyjdzie na dobre - pracownik, który nie czuje się usatysfakcjonowany pracą w danej firmie - nie będzie spełniał tam swojego zadania na 100%.

Gdyby coś się zmieniło z Pana strony i mieliby Państwo potrzebę wsparcia w trudniejszych procesach - to zachęcam do kontaktu.

Pozdrawiam serdecznie | Kind regards,

Mój dawny klient powraca i przypomina mi jak ważna jest laserowa koncentracja

pfornalski

Czytając biografię Steve Jobsa autorstwa Waltera Isaacsona uderzyło mnie w moim idolu coś, czego nie wyczytałem w żadnej z kilkunastu innych książek o nim: zdolność do laserowej koncentracji na jednej rzeczy w danym czasie. Zainspirowany w maju tego roku, po 7 latach od momentu sformułowania misji IAI postanowiłem zdefiniować jeden prosty cel i na nim się koncentrować odrzucając wszystko co się w nim nie mieści i laserowo koncentrując wszystkich pracowników IAI na tylko na nim. Dało to bardzo pozytywne efekty. 4 miesiące później, parę książek później jakoś moja uwaga rozproszyła się na nowych aspektach. Trzymanie się wcześniej obranego celu stało się czymś całkowicie naturalnym.

Niedawno spotkałem się z szefostwem jednego ze sklepów internetowych, które kiedyś obsługiwałem. Swego czasu byli jednym z największych sklepów internetowych w Polsce i największym w swojej branży. Osiągnęli to korzystając z naszych uług. Po osiągnięciu pozycji lidera, stwierdzili że nic im już nie grozi a wygodniej będzie im napisać własny system sklepu internetowego. Aby móc to robić, zatrudnili 2 dodatkowe osoby jako dział IT. A co, stać ich było, przecież mieli mnóstwo pieniędzy i nie ma to jak dedykowany system. Kilka lat później nasze losy znowu się splatają, całkowicie przypadkowo. Okazuje się, że dawno przestali być liderem, a głównym problemem dzisiaj są spadające systematycznie obroty. Co się stało?

Dział IT skupił się na bieżących problemach technicznych. Wolny czas angażują w to co jest „potrzebniejsze”, czyli realizacji nacisków na zmiany poszczególnych pracowników tak aby pracowało im się łatwiej, czyli np. aby zamówienie pakować 1 sekundę szybciej. Zabrakło celu, który synchronizował by ich pracę. Zabrakło im myślenia o aspektach marketingowych i patrzeniu na to co robią ich konkurenci. Wpadli w pułapkę Chińskiego Wielkiego Muru. Tak bardzo zapatrzyli się w swoje procesy, które kilka lat temu były najlepsze, że wyprzedził ich sklep internetowy, który powstał parę lat temu i skorzystał z gotowego systemu sklepu internetowego. Dawna chwała minęła, a szefostwo powoli zdaje sobie sprawę z tego, że w tym tempie niedługo może ich nie być stać na własny dział IT.

Podczas audytu tego jak obecnie wygląda ich sklep internetowy dla kupujących złapałem się za głowę. Wszystko, marka, grafika, działanie sklepu itp. zostało na tyle uproszczone aby 2 pracowników, którzy znają się na wszystkim i niczym mogło to wykonać. Jednym słowem – masakra. Np. ich sklep internetowy wygląda teraz jak precle. Nie żartuję, gdy podyktowali mi nową domenę, myślałem, że wszedłem na jakiegoś precla i dopiero gdy powiedzieli mi, „tak to nasza nowa strona” jęknąłem z żalu. Kilka lat później nasze rozwiązania, standardowe i darmowe szablony i wszystko to co klienci otrzymują w cenie jest kilka razy lepsze od tego co wypracowała ta firma olbrzymimi nakładami.

Ta historia uświadomiła mi, że każda firma to ludzie, których pracami kierują szefowie lub właściciele. A Ci mogą koncentrować się jak Steve Jobs, w danym momencie tylko na jednej rzeczy. Jeżeli tego nie robią, każda z tych czynności wykonywana jest gorzej niż robi to lider. Jeżeli firma koncentruje się na więcej niż jednej czynności, nie jest najlepsza w niczym i korzystając z outsourcingu w każdym z obszarów można być znacznie lepszym. Firmy zamknięte za wielkim murem, tego nie widzą.

4 lata temu opisałem moje przemyślenia na temat sklepu Hoopla (patrz post „Outsourcing się opłaca”) i historię moich kontaktów z nimi. Teraz mogłem sprawdzić moją teorię na kliencie, którego kiedyś obsługiwaliśmy i poszedł swoją drogą. Jeżeli będę miał szczęście znowu go obsłużyć i osobiście zaangażować się w powrót tego sklepu na pozycję lidera, będę miał ostateczne potwierdzenie mojej teorii – że outsourcing nie tylko się opłaca, ale również w hiper-dynamicznie rozwijającym się świecie handlu jest koniecznością.

Innowacja to nie wynalazczość

pfornalski

Analizując historie przełomowych produktów z komercyjnym sukcesem, podzielisz moje spostrzeżenie, że firmy za nimi stojące były innowacyjne. Spektakularny sukces nie był wynikiem „jednego strzału”, ale wieloletnim procesem w którym sukcesywnie udoskonalano poszczególne elementy. Również analizując działalność tzw. wynalazców stwierdzisz, że rzadko ich wynalazki przynosiły im prawdziwe sukcesy komercyjne. To właśnie dlatego, że wynalazcy przewrotnie są rzadko innowacyjni. Absurd? Niekoniecznie.

Na sukces rynkowy składa się wiele czynników np. cena, nazwa, promocja, dopasowanie do aktualnych potrzeb rynkowych, dostępność i wiele innych. Sam produkt to również kwestia wielu elementów takich jak opakowanie, interfejs, szybkość działania, jakość i wiele innych. Nawet jeżeli początkowy pomysł jest świetny, brak dopracowania któregoś z elementów może spowodować fiasko. Innowacyjność to nieustawiczny proces w którym udoskonala się wszystkie składniki tak aby dążyć do coraz lepszego produktu. Poszczególne elementy układanki są ze sobą powiązane, a więc zmiana jednego elementu pociąga lawinowo zmiany do kolejnego. Nie można też czekać w nieskończoność z wydawaniem zmian, gdyż innowacyjność to proces bez końca.

Dlatego firma innowacyjna, każdego dnia, pomiędzy 9:00 i 17:00 coś poprawia w różnych obszarach. Jeżeli powtórzy to każdego dnia, przez wiele lat, firma będzie postrzegana jako innowacyjna, a efekty będą imponujące.

W IAI codziennie coś ulepszamy, w każdym obszarze. Podam banalny przykład – formularze umowy. Początkowo formularz zajmował 2 strony. Klient przesyłał 2 egzemplarze i kopię dokumentów swojej firmy. My podpisywaliśmy oba i jeden odsyłaliśmy klientowi wraz z kopią dokumentów firmowych listem poleconym. Potem opublikowaliśmy na stronie firmowej PDF z zeskanowanymi dokumentami firmowymi. W międzyczasie upowszechnił się podpis cyfrowy, więc zmieniliśmy procedurę i klient przesyła 1 kopię, a my ją podpisujemy podpisem cyfrowym. Dzięki temu nie musimy płacić setek złotych za znaczki. Ostatnio zauważyliśmy, że skanowanie 2 stronicowej umowy i tworzenie jednego PDF trwa 3 razy dłużej niż gdyby umowa miała 1 stronę. Zmieniliśmy więc formularz umowy aby zajmowała jedną stronę. Zmieniliśmy też skaner na drukarkę, która skanuje wiele umów na raz i wysyła je wszystkie od razu w PDF. Dzięki temu wszystkiemu koszt podpisania jednej umowy spadł 30-krotnie. Dzięki temu, teraz, gdy podpisujemy 100 umów miesięcznie, robimy to tak samo długo jak wtedy gdy mieliśmy ich 3. Podpisywanie umów jest tylko jednym z tysięcy procesów w IAI.

Dlatego codziennie poprawiamy coś w każdym z procesów i dzięki temu jesteśmy postrzegani jako firma innowacyjna, możemy obniżać ceny i zapewniać lepszą jakość. To dzięki temu IAI jest liderem w swojej branży, a nie dzięki jednemu przełomowemu wynalazkowi.

Statuetka konkursu Deloitte Technology Fast50 Central Europe za 2011r. dla IAI S.A.

Tydzień temu odebrałem jako prezes zarządu, statuetkę za 14 miejsce w rankingu Deloitte Technology Fast50. IAI S.A. była w roku 2010 czternastą najszybciej rozwijającą się firmą 14 krajów Europy centralnej. Więcej informacji na ten temat można przeczytać na http://www.iai-shop.com/pr-press-release.phtml?id=1235323847

Była sobie taka firma - cz. 2

pfornalski

Widzę po statystykach, że poprzednia część „Była sobie taka firma” zrobiła furorę i przeczytały ten post dziesiątki tysięcy osób. Niektórzy próbowali w komentarzach wpleść mnie w politykę, którą się brzydzę. A więc skreśliłem parę zdań celem wytłumaczenia trochę bardziej o co mi chodziło od początku.

Zacznę od posłużenia się przykładem z życia wziętym, mojego życia aby nie bawić się w plotki. Dzisiejszy poranek spędziłem można by rzecz pracowicie. Półtorej godziny spędzone w Urzędzie Starostwa Powiatowego Police, gdzie musiałem złożyć podanie o wyłączenie gruntu pod moim domem z produkcji rolnej, mogło by napawać powodami do dumy. W sumie była to formalność, bo wyłączają taki grunt z automatu. Niestety nie mógł tego zrobić geodeta który ma moje pełnomocnictwo na załatwienie wszystkich takich spraw, ponieważ może on z automatu wyłączyć grunty z produkcji rolnej klasy 5 i 4. A ponieważ mój grunt ma klasę 3, musiałem zrobić to osobiście. Musiałem to załatwić osobiście, składając odpowiedni druk. Można by rzec, że jest to sprawa jakich pełno, ale ile to kosztowało?

  • Paliwo do samochodu i inne zasoby po drodze takie jak papier, drukarka itp.
  • Moje 1,5 godziny
  • 1 godzina mojego geodety na wizytkę urzędzie wcześniej i dowiedzenie się, że nie złożyłem podania o wyłączenie z produkcji rolnej gruntu pod domem oraz ponowna wizyta po tym jak wysłałem mu skan tego druku że został złożony.
  • 10 minut poświęcone przez 3 urzędników którzy odsyłali mnie od pokoju do pokoju
  • 30 minut Pana z kancelarii, który najpierw wyszukał w segregatorach odpowiedni formularz a następnie wytłumaczył mi jak go wypełnić; oczywiście formularz był źle zbudowany więc musiałem w zasadzie drugie tyle na dole napisać odręcznie
  • 10 kolejnych minut jako urlopy, zwolnienia, przerwy itp. które statystycznie pracownikom urzędu przysługują z tytułu przepracowanych 45 minut.
  • X minut kolejnych urzędników którzy to wciągną na odpowiednie ewidencje – tutaj niestety nie wiem ile to dokładnie zajmie, bo nie wiem co się z tym później robi

Czy to wytwarza jakieś PKB? Tak, według Państwa tak, ale według niego nawet szara strefa wytwarza PKB. Natomiast w praktyce żaden produkt użyteczny nie powstał. Mówiąc doniosłym tonem – społeczeństwo Polskie poświęciło kupę zasobów i około 3,5 roboczogodziny tylko po to aby wyprodukować – nic! Jak można było by to inaczej załatwić? Przecież aby zarejestrować nieruchomość wybudowaną trzeba wyłączyć pod nią grunt z produkcji rolnej, jestem w stanie to zrozumieć – statystyka. Nie da się tego ominąć. Jednakże przed rozpoczęciem budowy musiałem też wystąpić o pozwolenie na budowę. Co więcej, jeżeli wydano pozwolenie na budowę, to z automatu należy mi się wyłączenie gruntu z produkcji rolnej i urzędnik nie ma tu nic do gadania. Czyli podsumowując – każde pozwolenie na budowę równa się wydaniu decyzji o wyłączenie z produkcji rolnej. Czemu w takim razie wydając pozwolenie na budowę od razu nie załatwia się tej formalności, bez mojego udziału i udziału innych urzędników?

Nie chcę przy tym rozwodzić się nad tym jakie to nasze Państwo jest nieudolne, zbiurokratyzowane i źle zorganizowane, bo tysiące maniaków polityki i gospodarki zrobi to lepiej ode mnie. Pytanie jednak, które każdy z nas, przedsiębiorców musi sobie zadać: Czy w mojej firmie nie ma takich procedur, które nic nie wnoszą? Czy czasami nie jest tak, że połowę, albo ćwierć etatu naszego jednego pracownika pochłania wykonywanie czynności, która nie wnosi żadnej wartości dodanej?

Potrzebny przykład? To tym razem również posłużę się przykładem z życia IAI. Otóż mamy w IAI system premiowania pracowników zaangażowanych w produkcję sklepów. Mniejsza o szczegóły, ale premię tą uzależnialiśmy od 2 czynników: ilości sklepów jakie w danym miesiącu rozpoczęły sprzedaż (sprzedały pierwszy produkt) i ilości godzin jakie każdy pracownik przepracował. W sumie brzmi bardzo rozsądnie prawda? Problem w tym, że każdy pracownik pracuje inną ilość godzin i czasami nie odbijają w systemie prawidłowo czasu, co do czasu wyjaśnienia z każdym pracownikiem ile dokładnie pracował, wstrzymywało wypłaty. Drugi parametr zajmował jeszcze więcej czasu. Aby stwierdzić który sklep rozpoczął sprzedaż, trzeba było przejrzeć wszystkie sklepy za które jeszcze nie była naliczona premia, sprawdzić czy zamówienia były prawdziwe czy testowe. Na koniec zliczyć wszystko i nanieść odpowiednie zmiany. Brzmi jak całkiem sporo pracy, zwłaszcza że np. w lipcu 2010 wdrożyliśmy 102 sklepy internetowe. Co w wyniku tego procesu powstaje? Premia, która i tak wypłacana jest w przewidywalnej wysokości, powiedzmy 10000zł na wszystkich pracowników. Natomiast na jej wyliczenie dla każdego pracownika trzeba było poświęcić około 2,5 roboczogodzin co miesiąc (przy mniejszej ilości sklepów i pracowników).

Jak rozwiązaliśmy ten sam problem? Po pierwsze, zamiast liczyć premię proporcjonalnie do ilości godzin, przyjęliśmy że i tak każdy pracuje podobną ilość godzin w ciągu dnia, a więc po prostu wystarczy liczyć dni, do czego nie potrzebujemy dokładnej godziny przyjścia i wyjścia z firmy. Nawet jeżeli pracownik zapomni oznaczyć wejścia w systemie RCP, widzimy że był, więc z punktu widzenia obliczeń premii nie ma to znaczenia. Drugi aspekt, czyli ilość sklepów, które zaczęły sprzedawać, zamieniliśmy na ilość sklepów jakie w danym miesiącu obsłużyliśmy. Jeżeli do premii za każdy sklep uruchomiony pracownicy otrzymywali 40zł, przyjęliśmy po prostu 2zł, ale liczymy to od każdego sklepu, a nie tylko tego który zaczął sprzedaż. Czy łatwo jest sprawdzić ile sklepów obsłużyliśmy w danym miesiącu? Bardzo łatwo – click i jest. W wyniku tych zmian, zamiast obsługiwać wyliczanie premii 2,5 godziny, zajmuje to teraz 5 minut – dosłownie!. Nadal 10000zł miesięcznie trafia do pracowników, ale teraz rozumieją łatwiej skąd ta kwota, a dodatkowo mogą to sami sprawdzić, przy czym osoba wykonująca obliczeń nie ma poczucia że wykonuje żmudną i nudną pracę. W ten sposób IAI zaoszczędza też 28 godzin rocznie, a więc całkiem sporo. W tym czasie możemy np. zdobyć paru nowych klientów.

Oczywiście opisana zmiana jest tylko przykładem, w skali działalności IAI nie będzie zauważalna w raportach dla inwestorów. Ale takich zmian wprowadzam co miesiąc po parę. Każdy miesiąc czyni nas bardziej efektywnymi. Zawsze zastanawiam się co wnosi wartość dodaną, a co jest tylko bezsensownym wykonywaniem niepotrzebnej nikomu pracy. W ten sposób możemy osiągać zysk przy cenach dla klientów niższych od firm, które tego nie robią.

Zawsze fajnie krytykuje się urzędy i inne firmy. Ale czy na prawdę w Twojej firmie nie ma nic co można poprawić już w tym miesiącu? Zacznij od czegoś małego, co zaoszczędzi 2 godziny. Za miesiąc kolejne 2, za kolejny miesiąc kolejne 2. Nie wiem czy zdajesz sobie sprawę z tego, że taka prosta metoda da Ci 48 godzin oszczędności w skali roku, a więc więcej niż pewnie robisz sobie wolnego. Do tego wprowadzone zmiany będą jak znalazł na czas gdy Twoja sprzedaż będzie 10 razy większa. Przy dzisiejszej skali działania, wyliczanie premii w IAI według starej metody zajmowało by już cały, jeden dzień.

Jest jeszcze inny wątek tej sprawy, w który wolę teraz nie wchodzić. Ktoś z dużej korporacji lub urzędu by powiedział – musimy zautomatyzować proces wyliczania premii punktowej. Rozpisano by przetarg na zaprojektowanie i dostarczenie systemu do wyliczania premii. Wydano by 30 tysięcy które po 5 latach by się może zwróciły, jeżeli wdrożenie poszło by idealnie. Tylko po co? Skoro można było to zrobić w 5 minut, bez żadnego systemu?!

Panorama Firm - pierwsze źródło spamu telefonicznego

pfornalski

Dodanie informacji o firmie w Panoramie Firm jest stosunkowo proste. Wystarczy przybić pieczątkę i wpisać parę innych informacji w prostą ankietę, którą wręcza Ci biurokrążca z Eniro, który proponuje, że da Ci za darmo papierową książkę, której w dzisiejszych czasach zupełnie nie potrzebujesz i szczerze mówiąc nikt kto ma komputer i Internet nie potrzebuje.
Natomiast muszę przyznać, że wpis w Panoramie Firm nakręca ruch w interesie, tylko że nie mi, ale operatorom telefonii. Praktycznie nie ma tygodnia, abym nie miał jakiegoś telefonu. Już po wstępie poznaję, że to spam. Niestety, należy spojrzeć prawdzie w oczy. Spam w skrzynce pocztowej czy e-mailach nie jest tak upierdliwy jak spam telefoniczny. Ubieranie tego w bardziej eleganckie słowa nie ma większego sensu. Ludzie z call-center spamują nasze (moje i twoje) komórki. Czasami odbiera się komórkę będąc za granicą i płacąc roaming. Często biegnę do telefonu przez całe mieszkanie lub odbieram go w samochodzie tylko po to aby usłyszeć, że to spam? Po czym poznaję? Po tym, że dzwoniący z call-center pyta czy to firma X, która to była działalnością gospodarczą, której nie prowadzę od wielu lat i nigdzie poza Panoramą Firm nie była podawana moja komórka. Aktualnie jestem już na takim etapie czasowo-zajętości, że nie podaję publicznie komórki, rezerwując ją na sytuacje rzeczywiście ważne i pilne. W miejsce tego mogę poświęcać więcej czasu moim pracownikom (patrz post "Wszystko ja = wąskie gardło").

Dlatego doskonale wiem, że mój telefon jest spamowany i doskonale zdaję sobie sprawę z tego, że jest to nadużycie. Pisałem już parokrotnie do Panoramy Firm z prośbą o usunięcie moich danych. Niestety pozostaje to bez reakcji lub dane sprzedane przez Eniro żyją swoim życiem. Skąd wiem, że to Eniro (Panorama Firm) są temu winne? Wystarczy postraszyć dzwoniącego, że spamuje telefon i zrobi się z tą osobą porządek, jeżeli nie ujawni skąd ma dane osobowe i wychodzi prędko skąd te dane mają. Natomiast gdyby nie to, że wiem, że firma X już nie istnieje, nie zdobyłbym się na obszturchiwanie dzwoniących. Można powiedzieć, że mam laboratoryjne warunki do tego aby zmierzyć, że przynajmniej kilkanaście rozmów telefonicznych miesięcznie to właśnie efekt sprzedaży bazy danych Eniro dalej, do spamujących call-center.

I doskonale wiem, że sądzenie się z Eniro nie ma sensu, bo będzie to stratą czasu. Natomiast zastanów się na przyszłość czy warto zapisywać się do Panoramy Firm. Przez 10 lat od kiedy prowadzę firmy, nikt, nigdy nie zgłosił się do mnie po program na podstawie wpisu w Panoramie Firm. Natomiast przez te 10 lat zadzwoniono do mnie z tysiącami spamerskich ofert telefonicznych. Przestrzegam zatem przed tym samym błędem.

Jak szybko może rosnąć firma?

pfornalski

Często w wywiadach, czy rozmowach z klientami dochodzimy do kwestii rozmów na temat tempa wzrostu. Kiedy mówię, że od 9 lat rośniemy średnio 2,5 raza na rok. Rozmówca robi mądrą minę, ale w zasadzie nie rozumie w czym problem. Tym, którzy nie wiedzą co to znaczy utrzymywać taki wzrost, wytłumaczę to na dosyć obrazowym przykładzie.

Wyobraź sobie, że żyjesz z żoną w małym domku, macie małą kuchnię i jeden pokój, który jest sypialnią i salonem zarazem. Macie mały aneks kuchenny i niby jesteście szczęśliwy. A teraz wyobraź sobie, że rodzą Ci się bliźniaki, jest was 4. A zatem jako głowa rodziny zaczynasz przebudowywać dom, budujesz jeszcze jedną sypialnię, powiększasz kuchnię aby zmieściły się tam również bliźniaki. W trakcie prac okazuje się, że trzeba przebudować konstrukcję całego dachu, ponieważ inaczej nie obejmie on dodatkowych pomieszczeń. Stwierdzasz też, że potrzebujecie większej lodówki i pralki, więc je kupujesz. Ciężko pracujesz i w efekcie wszystko udało Ci się dopiąć, jesteście niby szczęśliwi, gdy okazuje się, że Twoja żona znowu jest w ciąży. Tym razem rok później rodzą się czworaczki. Zabierasz się do budowy jeszcze 2 dodatkowych pokoi, przebudowujesz kuchnię. Okazuje się, że cały dom stał się niefunkcjonalny, przebudowujesz jego układ, przedpokój. Ponieważ nie sprzedają już większych pralek, kupujesz jeszcze jedną gdy okrywasz, że nie zmieści się do dotychczasowej łazienki, podobnie jak druga lodówka. Na koniec kiedy to wszystko podłączyłeś, okazuje się, że przyłącze elektryczne, które masz jest niewystarczające. Występujesz do zakładów energetycznych, aby okazało się, że jest z tym problem i musisz kupę się za tym nabiegać. Do tego wszystkiego małe bliźniaki tarasują łazienkę i zaczynasz być wściekły, bo nawet nie możesz się rano przed pójściem do pracy ogolić. Po drugim roku z rzędu padasz na przysłowiowy ryj i okazuje się, że Twoja żona jest znowu w ciąży. Tym razem urodzą się ośmioraczki ...

 

Taki scenariusz dobiłby niejednego zdrowego faceta. Tymczasem to tylko scenariusz przy dwukrotnym wzroście. Moja firma wzrasta 2-3 razy rocznie, od kilku lat. Oczywiście mógłbym wykreować 4-krotny wzrost. Jednakże w tym momencie podwojenie musiałoby następować co pół roku, a nie co rok. Jestem przekonany, że jesteś w stanie zrobić to raz, zwłaszcza na początku, ale nie jesteś w stanie przetrzymać zdrowotnie takiego wzrostu przez więcej niż 2 lata.

W dzisiejszych czasach wszyscy stali się bardzo niecierpliwi, chcemy mieć miliardową korporację już po roku. Tymczasem wielkie korporacje powstawały przez lata. Analizując historię Microsoftu chciałem pokazać Wam tę prawidłowość na podstawie ilości zatrudnionych tam osób przez lata:

  • 1975 - 3
  • 1976 - 7
  • 1977 - 9
  • 1978 - 13
  • 1979 - 28
  • 1980 - 60
  • 1981 - 128
  • 1982 - 220
  • 1983 - 419
  • 1984 - 608
  • 1985 - 910
  • 1986 - 1442
  • 1987 - 1816
  • 1988 - 2793
  • 1989 - 4037
  • 1990 - 5635
  • 1991 - 8226
  • 1992 - 11542
  • 1993 - 14430
  • 1994 - 15257
  • 1995 - 17801
  • 1996 - 20561
  • 1997 - 22276
  • 1998 - 28028
  • ...
  • 2008 - 89809

Tak naprawdę, kwestia wielkości firmy jest miarą determinacji jej założyciela. Czemu Microsoft jest taki duży? Bill Gates był człowiekiem, który przez wiele lat był bardzo zdeterminowany na rozwój. Jak mawia Steve Jobs „Journey is the reward", więc nie ma potrzeby rosnąć zbyt szybko. Gdzieś przecież są granice rozsądku wielkości korporacji.

Ruch generowany przez wszystkich klientów IAI-Shop.com od stycznia 2006 do września 2008

A teraz niespodzianka dla wszystkich tych, którzy chcieliby dowiedzieć się czegoś o wewnętrznej kondycji IAI-System.com. Oto slajd przygotowywany w ramach prezentacji na IPO Day, który pokazuje nasz wzrost pod względem ilości generowanego ruchu. Jak widać jest to znacznie szybszy wzrost, nawet niż 2,5 raza w ciągu roku.Obecnie jest to poziom ruchu porównywalny z dużą firmą hostingową.

Urlopy w sklepach internetowych

pfornalski

W wakacje sprzedaż w Internecie nieco słabnie. Dlaczego? Oto kilka powodów i sposoby radzenia sobie z tym zjawiskiem:

  1. Mniej pieniędzy na zakupy:
    • Syndrom: Klient wyjażdża i wydaje pieniądze na bieżącą konsumpcję, poza Internetem
    • Zły sprzedawca: nie ma stałej społeczności klientów, nie robi wakacyjnej wyprzedaży
    • Dobry sprzedawca: stymuluje zakupy w tym okresie
  2. Wyjazdy klientów
  3. Urlopy w sklepach internetowych
    • Syndrom: Sprzedawca i jego pracownicy chcą również skorzystać z prawa do odpoczynku
    • Zły sprzedawca: porzuca sklep na tydzień lub dwa, bardzo zły nie odpowiada w ogóle na maile, telefony itd.
    • Dobry sprzedawca: informuje o czasie powrotu z urlopu lub organizuje zastępstwo

Chciałem zwrócić uwagę, zwłaszcza na punkt 3. Obsługując ponad 300 sklepów, widzę rzecz karygodną u niektórych sprzedawców. Nierzadko porzucają oni sklep na okres urlopu, nawet na 3-4 tygodnie. Przemilczę już zamknięcie sklepu na 3 miesiące, kiedy to ktoś jedzie do pracy za granicę. To już jest dla mnie skandalem. I powiem jedno, nie widziałem aby taki sklep odniósł skuces. Te sklepy w perspektywie roku przestają istnieć.

Musi bowiem minąć co najmniej 12 miesięcy wytężonej, konsekwentnej pracy od momentu otwarcia sklepu internetowego do zaistnienia w świadomości klientów. Podobnie rzecz ma się z IAI-System.com. Nierzadko zamawiają IAI-Shop.com klienci, którzy testowali po raz pierwszy system 2 lata temu! Przez 2 lata obserwują nas i nabierają pewności, że powierzają swój biznes w dobre ręce. 9 rok kieruję Hip-Hop.pl, które nie ma ani jednego dnia przerwy w istnieniu. Od 8 lat kieruję IAI-Shop.com i ta sama historia jest tutaj. Po prostu nie ma takiej opcji, aby firma przestała istnieć na 2 czy 3 tygodnie. Na urlop we własnym biznesie trzeba zapracować. A kto tego nie rozumie, myśląc, że to praca najemna, do pracy najemnej, po plajcie sklepu najczęściej wraca. Niestety, zrobienie sobie np. po 6 miesiącach przerwy na 2 czy 3 tygodnie, powoduje, że po powrocie jest się w miejscu startu.

A przecież można rozegrać to inaczej, umieścić informację, że z powodu urlopu zamówienia złożone np. pomiędzy 10 lipca i 24 lipca będą wysłane niezwłocznie po 25 lipca. Czy ktoś się obrazi? Zupełnie nie. Dla mnie to element polityki transparentności i zasady, że Uczciwość popłaca. Ja swój urlop zaplanowałem na tydzień i będzie to 13-19 września. O fakcie tym informuję zawsze z wyprzedzeniem klientów. Nie planuję urlopu w tym samym czasie, kiedy urlop chce sobie zrobić mój wspólnik. Podobnie jest w firmie. Jeżeli w zespole są 3 osoby, na urlop w tym samym czasie idzie tylko 1 osoba.

Urlop to nie obowiązek, to przywilej, na który trzeba zapracować!

Paweł Fornalski - hokej na rolkach

Paweł Fornalski - hokej na rolkach

Paweł Fornalski - hokej na rolkach

Paweł Fornalski - hokej na rolkach

A to moja ulubiona forma wypoczynku w wakacje - hokej na rolkach. Polecam wszystkim prawdziwym facetom, którzy akurat nie mają lodowiska do trenowania hokeja na lodzie. Sprzęt hokejowy (minimum rolki, kij, kask, rękawice) można kupić ze SklepHokejowy.com

Smart people and get things done.

pfornalski

Smart people and Get Things Done (GTD) . To powiedzenie na rodzaj programistów jakiego poszukuje Microsoft przy rekrutacji. Często bowiem się zdarza, że zatrudniasz pracownika, który jest bardzo mądry, bardzo dużo umie, nawet szybko pisze programy, ale nie ma to większe przełożenia na projekty. Z jego kolejnych porcji kodu nie wynika nic konkretnego, a kolejne problemy przed którymi staje, nie przybliżają go ani trochę do końca. A końcem jest wykonująca poprawnie, szybko, stabilnie, wyglądająca ładnie i realizująca swoje cele aplikacja lub ogólniej system.

Programowanie to taka specyficzna praca, która podobnie jak budownictwo nie uznaje stanu "prawie skończone". W budowie systemów wyróżniam tylko 0 lub 1, 0 - system nie wykonuje postawionych przed nim zadań, 1 - system realizuje postawione przed nim zadania. Kto chciałby mieszkać 5 lat na budowie? Oczywiście wersje, alfa, beta, RC są również pomocne, ale nie dla użytkownika końcowego.  System nie musi przy tym być zamknięty na wieki-wieków. Przecież nic nie stoi na przeszkodzie, aby szybko i sprawnie wypuścić wersję 1.0 i następnie wersję 1.1, która będzie zawierała dodatkową funkcję, która nie była niezbędna do wypuszczenia systemu, a która opóźniła by premierę o 3 miesiące. Przecież system, który pracuje możliwe, że nigdy nie będzie skończony.

Jak zatem unikać problemów z pracownikami, którzy nie potrafią kończyć?

  • Po pierwsze można odpowiednio prowadzić, kontrolować i motywować takich pracowników. Wadą takiego podejścia jest konieczność posiadania wysoko wykwalifikowanych kierowników, którzy nie tylko znają się na robocie technicznej, ale również na coachingu i innych aspektach motywowania. Jeżeli nie masz takiego kierownika, będzie Ci jeszcze trudniej go znaleźć niż
  • Zatrudniać tylko pracowników, którzy szybko i sprawnie kończą projekty i potrafią zrozumieć pojęcie release cycle.
  • Innym pojęciem jest zatrudnianie podwykonawców (ang. subcontractors). Pojęcie to wiąże się nierozerwalnie z outsourcingiem. Raczej naturalne są umowy w których nie płaci się firmom podwykonawczym za każdy miesiąc w którym piszą dany serwis. Raczej spisujesz umowę, a firmie zależy żeby jak najszybciej zakończyć projekt i zaikasować pieniądze.
Jeżeli nie masz odpowiednio umotywowanych i wykalifikowanych pracowników i kierowników, proponuję rozważyć outsourcing jako sposób na GTD. Odpowiednie skonstruowanie umowy z firmą świadczącą outsourcing, jej rozliczenie i pilnowanie harmonogramu jest o wiele prostsze.

Nieustanna optymalizacja

pfornalski

Zapraszam do lektury ciekawego artykułu "Duży widzi więcej". Artykuł ten nie będzie niczym odkrywczym dla osób na codzień rozwijających jakiś serwis lub usługę, ale z pewnością będzie pouczający dla wszystkich klientów firm programistycznych.

Jak możesz przekonać się z lektury artykułu, każda firma, nawet te największe muszą nieustannie zmagać z potrzebą permamentnego ulepszania swoich serwisów. Dlaczego piszę o tym na swoim blogu? Niektórzy rozmówcy podczas rozmów w których staram się ich przekonać do zlecenia kompleksowej obsługi informatycznej jako outsourcingu zastanawiają się dlaczego jest im to potrzebne. Komuś kto nigdy nie prowadził żadnego serwisu internetowego, który dynamicznie się rozwija może przyjść do głowy, że skoro kupił program i go uruchomił to z pewnością będzie on działał jeszcze bardzo długo. Nic bardziej mylnego. Obecnie pracując nad Hip-Hop.pl 90% czasu poświęcamy na utrzymanie go w sprawności mimo ciągłego wzrostu ilości odwiedzin. Gdybyśmy tego nie robili, już dawno nikt nie odwiedziałby tego serwisu, który obecnie ma ponad 50 000 UU dziennie.

Dlaczego outsourcing jest tańszy i kiedy opłaca się go zlecać? Paradoksalnie bardziej wtedy kiedy sklep czy portal się rozwija. Jeżeli firma zewnętrzna specjalizuje się w danym rodzaju działalności i obsługuje wiele projektów, wtedy koszt optymalizacji, zabezpieczeń i ulepszania rozłoży się na wszystkie projekty i będzie jednostkowo niższy mimo marży firmy. Zlecając np. prowadzenie sklepu razem z innymi sklepami danej firmy, jeżeli firma oferuje automatyczne aktualizacje, podłączamy się do bieżącego nurtu rozwoju systemu. Np. w IAI-Shop.com każdy sklep klienta aktualizowany jest automatycznie nawet kilka razy dziennie. Dzieje się to automatycznie, bez angażowania użytkowników systemu. A więc za 119zł oprócz helpdesku, serwera i wielu innych usług, klient otrzymuje aktualizacje, których wytworzenie samodzielnie kosztowało by go tysiące złotych dziennie. Tyle właśnie wydaję na pensje pracowników ulepszających system umożliwiając coraz lepsze, bezpieczniejsze i wydajniejsze działanie aplikacji.

Konkurenci vs. klienci

pfornalski

Czy warto w ogóle śledzić swoją konkurencję? Moim zdaniem nie. Oczywiście przyznaję się do tego, że zaglądam czasami na strony moich konkurentów i z dużym zaciekawieniem śledzę wiadomości o kolejnych zmianach. Po 5 minutach przeżywania z Sebastianem, czasami śmiania się, wracamy do wcześniejszych zajęć. Przez 3 ostatnie lata, czyli od czasu kiedy system sklepowy dla kilku firm postanowiłem zmienić w IAI-Shop.com czyli produkt masowy, ani razu działania konkurentów nie wpłynęły na moje plany. Fakt jest bowiem taki, że więcej na temat tego co powinienem zrobić dowiem się od moich klientów. Dzisiaj, ponieważ był spokojniejszy dzień z jednym z moich klientów mogłem odbyć 66 minutową rozmowę telefonicznej. Podczas tej rozmowy dowiedziałem się że wcześniej był krawcem, ale miał dosyć walki z chińskimi produktami, więc zajął się sprzedażą odzieży. Powiedział mi też ile wcześniej a ile teraz zajmuje mu wystawianie aukcji Allegro, z czym ma problem, co przychodzi mu łatwo oraz jakie ma plany. Razem przez 30 minut obmyślaliśmy dla niego strategię marketingową. Po 60 minutach ... bum! ... powiedział mi coś co chodziło mi po głowie, ale jakoś niezanotowane z niej wypadło.

Jak mi powiedział, bardzo by potrzebował modułu, który pokazałby mu np. klientów którzy w zeszłym sezonie kupili określony rodzaj produktu np. kurtkę zimową. Chodzi o to, aby zaproponować im inną, zapytać się czy byli z niej zadowoleni itp. Nie chodzi tu bynajmniej o pokazanie kto kupił określony produkt, bo to już w systemie mamy. Chodzi o pokazanie kto ogólnie kupił kurtkę. Ideałem byłby moduł, który podobnie jak już istniejący w naszym systemie mailing, wysłałby do tych klientów e-mail o treści wpisanej przez tego klienta. Podał mi wiele konkretnych przykładów i statystyk, dlaczego taka forma sprzedaży jest skuteczna i że wykonuję tę pracę ręcznie. Akurat w IAI-Shop.com podobne analizy do innych zastosowań już wprowadzaliśmy i jest to możliwe aby analizować sprzedaż z zeszłego sezonu, ponieważ kasowanie produktów nie powoduje wymazywania śladu po nich. Mamy to tak zorganizowane, że na potrzeby analiz dane mogą być przechowywane nawet 100 lat, bez wpływania na wydajność bieżących zakupów.

I teraz powiedz mi, czemu miałbym przez 60 minut siedzieć i śledzić strony konkurentów? W rezultacie dowiedziałbym się, że mają moduł happy hour, albo jeszcze inny wynalazek nikomu nie potrzebny. Zamiast skupiać się na gadżetach, staram się w tych rozmowach poznać specyfikę każdej branży w której ktoś sprzedaje coś przez Internet i zrozumieć jak nasze narzędzie wykorzystują ludzie a jak mogą. Dzięki temu będę mógł moim klientom dostarczyć narzędzie, dzięki któremu jeszcze lepiej wykonają swoją pracę. I oczywiście pomysł na moduł wyszukujący klientów po różnych kryteriach podchwycę. Niemniej rozbuduję go jeszcze bardziej, bo bardzo lubię komplikować sobie życie. Postaram się aby nasz moduł mógł powiedzieć nie tylko kto kupił dany produkt, ale np. kto zrobił zakup kurtki i butów w ostatnim roku. W ten sposób dodam coś od siebie i dam swoich 110%. Moi konkurenci natomiast nawet jeżeli wprowadzają takie moduły to wprowadzą je bez zrozumienia dlaczego taki moduł został wprowadzony i jak ma się on do specyfiki pracy określonej grupy użytkowników. Mówiąc ogólnie skopiują go powierzchownie, niczym Chińczyk robi replikę Stradivariusa. Ja natomiast będę bogatszy o 66 minut rozmowy z kimś kto potrzebuje konkretnie takiego narzędzia.

Każdy kto w piątkowe, piękne popołudnie frustruje się śledząc strony konkurentów niech lepiej pomyśli o swoich użytkownikach. Poczytajcie lepiej książkę lub gazetę. Da Wam to dużo więcej.

W poniedziałek, przerwa między zajęciami, które prowadzę na uczelni. Każda chwila jest dobra, aby trochę popracować. Na zdjęciu mój laptop, obok listy zaliczeń i oczywiście kawa. Oczywiście podłączenie się nawet tylko na 15 min do Internetu to dziesiątki wiadomości na Gadu-Gadu. Rozmowy GG prowadzę przez Tlen, aby mieć możliwość gromadzenia rozmów przez lata, bez utraty wydajności aplikacji. O ilości takich rozmów niech świadczy starta przez 2 lata obudowa, mimo tego, że w biurze używam zewnętrznej klawiatury.

Wszystko ja = wąskie gardło

pfornalski

Każdy z nas marzy o tym, aby jego firma gwałtownie się rozwinęła. Stawiamy sobie ambitne cele sprzedaży, planujemy podwajanie, potrajanie sprzedaży. Moim celem jaki postawiłem sobie 2,5 roku temu jest obsługa 1000 sklepów internetowych. Kiedy postawiłem sobie ten cel, mało kto w niego wierzył. Dzisiaj nie wydaje się już ani trochę nierealne.

Problem jednak często pojawia się wtedy gdy ambitne plany zaczynają się spełniać. Chodzi mi o zagadnienie skalowalności firmy. Podobnie jak skalowalność programu czy infrastruktury, tak skalowalność organizacji jest kluczowa do obsługi rosnącej ilości klientów. Zatem pytanie: czy planując zwiększenie sprzedaży planujesz od razu zmianę procesów wewnątrz firmy? Bez tego zwiększenie sprzedaży nie będzie możliwe.

Ja natrafiłem na podobny problem. Chciałem aby moja firma uruchamiała 1 sklep dziennie. Zdałem sobie jednak ostatnio sprawę z tego, że nie jest to możliwe. I nie dlatego, że nie ma tyle chętnych na nasz system, ale dlatego, że jestem wąskim gardłem mojej firmy. Chcąc zapewnić jak najwyższą jakość usług, przy najniższej cenie wziąłem na siebie ogromną ilość obowiązków. Oto niektóre moje obowiązki:

  • Rozmowy z potencjalnymi klientami (ciągle wszystkimi)

  • Uzgodnienia większych prac z istniejącymi klientami

  • Zarządzanie projektami, zadaniami, harmonogramem i budżetem

  • Quality Assessment

  • Planowanie strategi

  • Zarządzanie infrastrukturą serwerową, w tym administracja kontami, domenami, pocztą, serwerami wirtualnymi

  • Benchmarking i optymalizacja

  • Update i przeglądanie kodu

  • Pomoc obsługi dla niektórych klientów

  • Administracja infrastrukturą wewnątrz firmy

  • Zaopatrzenie

  • Kontrola finansów, rachunków, opłat

  • Kontakty z niektórymi urzędami

  • Zarządzanie kilkunastoma pracownikami i rekrutacja nowych pracowników

  • Prezentacje produktów

  • Nadzór nad reklamą i marketing

  • Szkolenia i konsultacje „on-site"

  • Kontrola roadmap i planowanie rozwoju aplikacji

  • Pisanie specyfikacji funkcjonalnych dla wszystkich(!) programistów

  • Podpisywanie umów

  • i wiele innych czynności, które ciężko zliczyć

W efekcie pracuję po 10-11 godzin dziennie, mimo wcześniejszych planów skrócenia czasu pracy.

Za każdym razem kiedy przyjmuję nową osobę do pracy, wydaje mi się, że teraz będę mniej pracował. Jednak jeżeli sobie przypomnę, pracuję teraz więcej niż kiedy sam rozwijałem IAI-Shop.com. Myślałem nad tym bardzo intensywnie przez ostatnie tygodnie i oto wnioski do których doszedłem.

Po pierwsze problemem nie jest ilość pracowników, ale moja osoba. Chcąc realizować zadania jak najlepiej realizuję je sam. Kiedy mieliśmy 10-20 klientów ten system się sprawdzał. Teraz planuję zatrudnienie w ciągu najbliższego roku przynajmniej 10-20 następnych pracowników. A więc aby obsługiwać kilka razy więcej klientów i 2 razy więcej pracowników przy obecnej organizacji pracy będę musiał pracować 22 godziny. Zbliżam się zatem do limitu 24 godzin który jak powszechnie wiadomo jest nieprzekraczalny.

Po drugie wykonywanie czynności samemu stanowi wąskie gardło. Pewnie wykonam pracę lepiej od mojego pracownika, ponieważ siedzę w tym od 7 lat, jestem wyżej umotywowany i znam nie tylko uwarunkowania techniczne ale również ekonomiczne i biznesowe. Niemniej nie jest możliwe abym wykonywał pracę dla wszystkich klientów, a więc czas zmienić sposób i wydelegować kolejne obowiązki na pracowników. Dzięki temu pracując tyle samo będę mógł podwoić zatrudnienie, a w przyszłości potroić itp. Oczywiście muszę zorganizować to tak, aby nie ucierpiała na tym jakość usługi, a wręcz aby jakość rosła.

Paweł Fornalski 2007-05-31

Ja dzisiaj w biurze, podczas kolejnej półgodzinnej rozmowy z nowemym klientem. Jest godzina 15:55, dopiero się rozkręcam mimo że jestem w biurze od 9:30.

Wiem, że to co napisałem jest oczywiste. Problem w tym, że mało który zapracowany szef przyznaje się do tego, że problem leży w nim. Ja zawsze propaguję ideę delegowania obowiązków, ale czas wyjść jeszcze jeden poziom wyżej i zacząć kierować ludźmi którzy kierują ludźmi. Przez 7 ostatnich lat wyśmiewałem szefów którzy są tak zajęci że nawet nie mają czasu odpisać przez tydzień na maila. W ciągu ostatnich 2 miesięcy niestety złapałem się na tym już parokrotnie. Czas zatem działać!

Wniosek na dzisiaj: Jeżeli planujesz duży wzrost, musisz o tym pomyśleć już teraz. Inaczej zapomnij o tym, że Twoja sprzedaż zwielokrotni się. Zamiast tego będzie rosła powoli, a ty będziesz miał coraz mniej czasu.

Paweł Fornalski - 2007-05-30

Ja dzisiaj, właśnie wyjeżdżam z biura. Jest godzina 19:32, a więc 10 godzin przepracowanych; znowu nie udało się wyjść po 8. Jadę do domu i obiecuję sobie że może jutro się uda...

Wnioski z metody 1/X+Y dla właścicieli firm

pfornalski

Nasuwa mi się na poczekaniu kilka oczywistych wniosków płynących z metody 1/36+10% . Prawdopodobnie połowy zapomniałem, ale jeżeli zaczniesz sam się nad nią zastanawiać dopiszesz w komentarzu parę własnych:

  1. Pierwszym i oczywistym wnioskiem jest to, że dużo łatwiej wygospodarować co miesiąc 1100zł niż raz na 3 lata 40 tysięcy złotych.

  2. Zarezerwowanie pewnej stałej kwoty uczy dyscypliny. Jeżeli Twój fundusz co miesiąc wynosi 2000zł, to jeżeli chcesz kupić nowy serwer intranetowy, wtedy musisz oszczędzić np. 500zł przez 4 miesiące.

  3. Stosując jednolitą metodę budżetowania łatwiej zorganizować wydatki i kontrolować je. Jeżeli jesteś zajętym szefem bez sensu wnikać w to czy zakup 2 nowych monitorów jest konieczny. Jeżeli nie przekracza to wysokości funduszu 1/X+Y wtedy nie musisz się nad też tak głęboko zastanawiać.

  4. Taki sposób wydawania pieniędzy, jeżeli jest systematyczny uczy pracowników odpowiedzialności. Z jednej strony otrzymują sygnał, że ciągle będą mieli coś nowego, z drugiej wiedzą że nie wymieniasz tylko sprzętu zniszczonego, więc nie muszą go niszczyć. Im mniej zniszczą tym więcej będą go mieli. Jeżeli zatem coś przeżyje dłużej niż 3 lata, wtedy jest to niejako pracowniczy bonus.

  5. Wydawanie w sposób stabilny powoduje, że Twoja firma „jest cały czas na bieżąco". Nie ma nic głupszego niż pracownik siedzący na połamanym krześle tylko dlatego że następna wymiana będzie za 3 lata. Fundusz powinien umożliwiać na bieżąco prowadzenie napraw i wymian.

Istnieje również szereg wniosków dla menedżerów:

  1. Jeżeli kupujesz coś bardzo drogiego i mało potrzebnego to nie tylko powinno to mieć odbicie w zakupie, ale również w funduszu remontowym. Czyli jeżeli kupujesz do biura bardzo drogą skórzaną kanapę i fotele za 30000zł powinieneś odkładać 800zł miesięcznie na zakup nowej. Często ludzie kupują zbyt drogie przedmioty nie zastanawiając się nad tym, że nie będzie stać ich na ich odtworzenie, a nie ma nic bardziej demotywującego niż firma upadająca a nie rozwijająca się. Przez słowo upadająca rozumiem firmę, której majątek dostępny dla pracowników kurczy się.

  2. Jeżeli nie jesteś w stanie wygenerować nadwyżki przychodu nad wydatkami bezpośrednimi w wysokości przynajmniej 1/X+Y, pomijając dywidendy, to tak naprawdę wypalasz zasoby początkowe firmy. Pamiętaj, że sprzęt komputerowy w firmie to nie to samo co sprzęt w domu. W firmie sprzęt ma służyć jako narzędzie do generowania przychodu. Jeżeli zatem nie jesteś w stanie zarobić co X miesięcy na nowy, oznacza to że jedynie wypalasz zasoby i daleki jesteś od generowania zysku, mimo że teoretycznie taki możesz w pewnym okresie zanotować.

  3. Rozwijanie się w sposób ciągły pozwala łatwo utrzymać pozycję rynkową. Jeżeli rozwijasz się skokowo raz na 3-4 lata wtedy pod koniec czwartego roku, jeżeli nic nie reinwestowałeś możesz mieć problem.

  4. Branże takie jak grafika, gry komputerowe w których sprzęt i programy dezaktualizują się szybciej, powinny generować wyższy zysk niż np. tłumaczenie, gdzie sprzęt można wykorzystywać z powodzeniem przez 4 lata.

  5. Nadwyżki kapitału powinno się w coś inwestować. Wielu mądrych menedżerów robi to poprzez inwestycje w fundusze inwestycyjne, papiery dłużne lub akcje. Robiąc tak rozwijasz inne firmy, nie swoją. Lepszym rozwiązaniem, jeżeli wierzysz w swoją firmę, jest zwiększenie składnika funduszu rozwojowego (Y), który przyśpieszy rozwój Twojej firmy, nie kogoś innego.

Kliknij aby powiększyć
Korzystając z okazji chciałem złożyć życzenia:
Wesołych świąt wielkanocnych i smacznego IAI-ka.

Fundusz remontowy i rozwojowy - Metoda 1/X+Y

pfornalski

Jeżeli mieszkasz w kamienicy lub wspólnocie mieszkaniowej, co miesiąc wpłacasz na tzw. „fundusz remontowy". Jest to stała w pewnym okresie opłata, która pokrywa bieżące naprawy. Dzięki temu kiedy za 10 lat zacznie przeciekać wspólnota będzie miała pieniądze na naprawę dachu i remontu nie zatrzyma np. nadchodzący ślub córki jednego z mieszkańców na który musi wydać wszystkie oszczędności.

Po co się tym zajmować?
Podobnie jest w przypadku firmy. Pieniądze zawsze się gdzieś rozchodzą, a przecież komputery wykorzystywane przez pracowników starzeją się mentalnie i fizycznie każdego dnia. Firmowa drukarka zużywa się wraz z każdą wystawianą na niej fakturze, a krzesło na którym siedzisz za 2-3 lata będzie do wymiany. Jeżeli nie będziesz odpowiednio gospodarował swoim majątkiem, za 3 lata firma będzie wyglądała jak muzeum i przestanie Ci być przyjemnie gdy do niej przyjdziesz, nie mówiąc o Twoich pracownikach.

Jak utworzyć fundusz remontowy?
Skoro jesteś szefem to ty ustalasz zasady według jakich wydajesz przychody firmy. Wystarczy, że zadbasz o rezerwowanie odpowiedniej kwoty, co miesiąc. Wiadomo, że pokusa będzie duża aby wydać pieniądze na coś innego, jednak pamiętaj, że musisz być twardy. Jeżeli trudno Ci odłożyć określoną kwotę pieniędzy oznaczać to może dwie rzeczy. Pierwsza to zarabiasz zbyt mało. Mimo że masz spory przychód okazuje się, że tak naprawdę konsumujesz zasoby, które wytworzyłeś wcześniej. Wzięcie pod uwagę również zużycia wyposażenia może uświadomić ten fakt. Druga rzecz to masz zbyt dużo wyposażenia lub wyznaczyłeś sobie zbyt wysoki limit wydatków.

Na czym polega metoda 1/X+Y
Możesz na ten temat przeczytać bardzo nudną książkę do rachunkowości i pewnie nic z niej nie zrozumiesz albo zwyczajnie nie będzie Ci się chciało wykonywać tych wszystkich nudnych rzeczy jak spis z natury i amortyzacja itp. Ja proponuję prostą i całkiem skuteczną metodę.

Moja autorska metoda „1/X+Y" bazuje na zapisywaniu sobie co i za ile kupujesz z zakresu wyposażenia. Nie jest to metoda naukowa, a jej stworzenie oparłem na kilkuletnich obserwacjach. Jej zaletą jest prostota i nastawienie na firmy informatyczne.

W mojej metodzie do wyposażenia nie wchodzą materiały eksploatacyjne, opłaty za prąd itp. Wpisujesz tylko to co rzeczywiście wydajesz na nowe „zabawki". Będą to zatem monitory, klawiatury, programy, meble itp. Jeżeli prowadzisz kontrksięgowość (napiszę o tym kiedyś więcej), czyli prowadzisz system kasowy odrębnie od swojego systemu księgowego, wtedy wystarczy wpisywać w osobne konto rozchodów właśnie wydatki na wyposażenie. Mając zsumowane wydatki na wyposażenie trzeba przyjąć szacunkowy przedział w jakim sprzęt się zużyje. Wzór 1/X oznacza że wielkość funduszu remontowego wynosi jedną część z X, a dodatkowo poświęcasz Y% na rozwój.

Jak policzyć wysokość funduszu?
Jeżeli nie masz na wyposażeniu budynku wystarczy przyjąć, że wszystko co masz zużywa się średnio raz na 2-4 lata. Jeżeli masz dużo pieniędzy i lubisz mieć zawsze wszystko state-of-the-art wtedy możesz przyjąć 2 lata. Jeżeli nie lubisz gonić za nowościami przyjmij 4 lata. Przyjmowanie dłuższego okresu nie prowadzi do niczego dobrego i mówię to z własnego doświadczenia. Ja osobiście przyjmuję okres 36 miesięcy, a więc dzielę wartość swojego majątku przez 36. Wielkość 1/36 jest optymalna w przypadku firmy programistycznej i webdeveloperskiej.

Składnik 1/X pozwoli Ci jedynie utrzymywać wyposażenie na mniej więcej stałym poziomie. Potrzebujesz jeszcze czegoś na rozwój. Jeżeli chcesz rozwijać firmę, powinieneś coś dodatkowo doliczyć. Ja zazwyczaj doliczam 10-20% jako tzw. fundusz rozwojowy. Nie chcę utrzymywać firmy jedynie na stałym poziomie, więc chcę aby się rozwijała w miarę stabilnie. Stąd około 15% na zupełnie nowe „zabawki".

Przykład
Jeżeli kupiłeś na przestrzeni ostatnich 3 lat sprzęt za 36 tysięcy złotych wtedy składnik remontowy będzie wynosił 1000zł miesięcznie. Jeżeli chcesz rozwijać firmę powinieneś doliczyć fundusz rozwojowy, czyli np. 10% W takim przypadku na zakupy sprzętu, programów, mebli itp. powinieneś wydawać 1100zł miesięcznie.

Darmowe wsparcie to podstawa

pfornalski

Jedną z podstaw naszej usługi jest to, że klienci mają darmowy support. Nie stosujemy limitów na ilość pytań. Moim zdaniem nie ma nic głupszego niż zamykanie uszu na krytyczne uwagi. Niestety, jeżeli przejrzysz ofertę wielu firm, pomoc techniczna albo nie jest w ogóle dostępna, albo jest dodatkowo płatna, więc decyduje się na nią tylko wąska grupa klientów. Kiedy 2 miesiące temu uruchomiliśmy infolinię jako alternatywę do korespondencji tekstowej, aby klienci nie tylko mogli pisać, ale również dzwonić otrzymywaliśmy po kilka telefonów dziennie. Wszystkie zgłoszenia telefoniczne są analizowane podczas naszych cotygodniowych zebrań. Każde z pytań analizujemy pod kątem tego czy klient zadał je z lenistwa, lub zwyczajnie nie sprawdził jakiejś opcji, czy rzeczywiście może być ona problematyczna. Zawsze zakładam, że skoro ktoś zadał sobie trud zadzwonienia na telefon i wydał kilkanaście groszy na połączenie, musiał mieć ku temu poważny powód. Każde z pytań staramy się zatem przełożyć w poprawkę do systemu, która wyeliminuje pytania zadawane przez innych klientów. Dzięki temu po 2 miesiącach ilość zadawanych pytań na infolinii spadła do około 5 tygodniowo. To naprawdę niewiele zważywszy że obsługujemy ponad 100 firm. Kontakt z klientem pozwala nam wiedzieć z czym klienci będą mieli problem i od razu piszemy nowe moduły tak, aby problem w ogóle nie powstał.

Niektóre problemy są bardzo proste do rozwiązania. Jedną z takich spraw było to, że niektóre modułu wymagają tzw. „opublikowania zmian". Nasi klienci pracujący na prostszych systemach często mieli z tym problem kiedy zaczynali używać naszego systemu. Wprowadzali zmiany a następnie zgłaszali nam do działu wsparcia lub usterek, że coś nie działa. W 99% kwestia sprowadzała się do kliknięcia w górnym menu „opublikuj zmiany w sklepie". Ponieważ otrzymywaliśmy bardzo dużo pytań, stwierdziliśmy, że zrobimy ogromny niebieski przycisk „PUBLIKUJ ZMIANY W SKLEPIE". Po wprowadzeniu tego przycisku ilość problemów związanych z tym tematem spadła o około 95%, co nie tylko zredukowało obciążenie działu wsparcia ale znacząco poprawiło komfort obsługi systemu.

Czasami klienci pytają się, czy jeżeli zrezygnują ze wsparcia technicznego, to będą mieli usługę taniej. Mógłbym tak zrobić, ale w ten sposób w krótkim czasie moglibyśmy rozminąć się z potrzebami klientów, a to było by najdroższa decyzja w moim życiu.

Dzięki temu, że nasz system staje się coraz bardziej intuicyjny mam czas na osobiste rozmowy z kluczowymi dla nas klientami. Dzięki godzinom spędzanym co tydzień na gadu-gadu na rozmowach z tymi klientami dowiaduję się nie tylko z czym mają problem, ale co chcieliby dodatkowo widzieć, aby system był „idealny dla nich". Propozycji są tysiące. Każdą analizuję skrupulatnie. Niektóre przewijają się w rozmowach z 2-3 klientami. Takie zgłoszenia traktuję bardzo serio, bo w tym momencie mogę na podstawie uogólnienia zaplanować dalsze poprawki do systemu. Właśnie takie rozmowy powodują że mamy największą ilość wdrożeń nowych funkcjonalności. Staram się przy tym tłumaczyć moim klientom, że z jednej strony zawsze wprowadzamy coś nowego ponieważ mamy etatowych programistów, ale z drugiej nasze zasoby nie są nieograniczone, więc powinni zgłaszać to co rzeczywiście jest dla nich największym problemem. Takie uczciwe postawienie sprawy pozwala skoncentrować się na najistotniejszych problemach i wprowadzanie poprawek w kolejności od najważniejszej do najmniej ważnej.

I nigdy, przenigdy nie powiedziałem komuś że coś jest idiotyczne. Jeżeli chcę dać odczuć komuś, że jest to mało istotne, wtedy mówię mu, że za poprawkę musi zapłacić i podaję rzeczywisty koszt wprowadzenia zmiany do systemu. Np. jeżeli coś jest bardzo mało istotne i zajmie moim ludziom np. 30 godzin na zaprogramowanie, 2 na napisanie nowej wersji pomocy, 8 godzin na przetestowanie i usunięcie potencjalnych usterek, podaję kalkulację na 40 roboczogodzin. To daje zgodnie z naszym cennikiem 1200zł netto. W tym momencie słyszę, że to nie jest aż tak istotne.

Czasami jeżeli coś jest potrzebne, ale w danym momencie tylko jeden klient o to pyta, zapisuję na mapie drogowej, czyli planie przyszłych poprawek do systemu IAI-Shop.com, problem i klienta który o niego pytał. Jeżeli zapyta o to jeszcze ktoś to albo proponuję obu wprowadzenie poprawki po połowie opłaty, albo jeżeli klientów nazbiera się więcej, robimy to za darmo.

Myślę, że ten sam schemat może być powielany nie tylko przez firmy ASP, ale przez wszystkie firmy nastawione na dynamiczny rozwój swojego oprogramowania, portalu lub sklepu. Pozostawanie głuchym na pytania swoich klientów przypomina pędzenie statkiem przez ocean z wyłączonym radarem. Czasami wszystko idzie dobrze, nawet przez dłuższy czas. Czasami jednak, w najmniej oczekiwanym momencie natrafisz na górę lodową. Bardzo nieprzyjemne jest przeniesienie imprezy z sali balowej do lodowatej szalupy. Kto nie wierzy, niech przeczyta wspomnienia rozbitków z Tytanica, niezatapialnego statku. Paradoksalnie firmą która nie słucha klientów jest Google, ale o tym napiszę więcej przy innej okazji.

Eat your own dog food

pfornalski

Czasami każdy z nas słyszy od swoich klientów, że coś nie jest idealnie. Stawianie się w roli klienta jest najlepszym sposobem na sprawdzenie jakości tego co się produkuje lub sprzedaje. Amerykanie mówią na to „Eat your own dog food". Poużywanie swojego własnego produktu podsuwa całe mnóstwo nowych pomysłów i pozwala wpaść na proste rozwiązania znacznie usprawniające swój sklep czy program, który się produkuje.

Nie ma nic głupszego niż pracownicy, którzy nie znają swojej strony firmowej. Ja z naszej strony firmowej korzystam nagminnie. Np. kiedy klient prosi mnie o wycenę produkcji sklepu internetowego, nie korzystam z cennika drukowanego tylko posiłkuję się cennikiem, który jest dostępny na stronie. Zaletą jest to, że mam pewność, że wszystko jest aktualne i poprawnie działa, bo klienci również mają dostęp do tych samych informacji. Zaglądam tam też zawsze na stronę kontakt ilekroć potrzebuję numeru KRS lub numeru REGON, a jak zacząłem podawać klientom numer konta do wpłat wiedziałem, że powinienem go tam umieścić.

Własna strona czy sklep powinny być znane jak własna kieszeń. Przecież może się zdarzyć, że na stronie jest jakiś błąd lub coś nie jest wystarczająco intuicyjne. Poprawienie tego lub zgłoszenie firmie, która obsługuje sklep od strony technicznej znacząco poprawi komfort użytkowania strony, sklepu lub innego programu.

Kiedy ktoś z mojej rodziny chce otworzyć sklep internetowy umawiam się z nim, że ma mi mówić szczerze i otwarcie jak mu się pracuje w oparciu o nasz system. Ostatnio moja dziewczyna w oparciu o IAI-Shop.com uruchomiła sklep jeździecki, co spowodowało że osobiście zaangażowałem się w jego tworzenie, podwójnie, po pierwsze jako obsługa techniczna, po drugie jako klient. Dzięki temu powstało kilkadziesiąt usprawnień, z których na pewno cieszą się wszyscy klienci.

Na przykład, kiedyś przychodzę do niej, a ona wprowadza produkty do promocji, ustawiając cenę produktu o 30% procent niższą. Zauważyłem, że posługuje się przy tym kalkulatorem. Zdałem sobie szybko sprawę z tego, że policzenie 30% niższej ceny jest operacją z pozoru łatwą, ale jeżeli chce się wyliczyć ją dokładnie, trzeba użyć kalkulatora. Prosta poprawka do IAI-Shop.com i w edycji ceny promocyjnej pojawiła się możliwość przeliczania procentowego. Dodaliśmy to pole obok wprowadzania ceny i teraz jeżeli wprowadza się cenę kwotową, wartość procentowa zmienia się automatycznie. Jeżeli ktoś wprowadzi wartość procentową, wtedy kwota się zmienia. Proste? Pewnie, ale nie widziałem takiego mechanizmu w żadnym innym panelu administracyjnym. Gdyby nie to, że zacząłem jeść „My own dog food" nie zauważyłbym takiej potrzeby przez następny rok lub dwa.

Staże studenckie, czyli symbioza ze studentami

pfornalski

Ostatnio Waldek Kotula, jeden z czytelników bloga przysłał do mnie pytanie na temat pracy jako informatyk. W skrócie: nie wiedział co zrobić w sytuacji gdy w ofertach pracy napisane jest, że wymagane jest 2-3 letnie doświadczenie w pracy z daną technologią, a on jeszcze studiuje. Zastanawiał się co powinien robić na studiach, aby zdobyć doświadczenie. Myślę, że problem ten dotyczy większości młodych informatyków, więc jako ktoś kto parę lat w branży pracuje napiszę coś niecoś na ten temat.

Najlepszym sposobem na zdobycie doświadczenia jest rozpoczęcie staży np. wakacyjnych. W wielu firmach trwają programy stażowe również w trakcie roku akademickiego. Np. obecnie na stażu mamy np. Michała, który przychodzi do nas około 65 godzin w miesiącu. Otrzymał swoje biurko i komputer. Doradzam tu jednak firmy średnie, bo w dużych potrafią dać na praktyce mielenie dokumentów w niszczarce. A, że tak jest może zaświadczyć Ola, która była u nas na stażu pół roku temu. Wcześniej miała staż w Niemczech w dużej i znanej firmie. Autentycznie przez cały czas robiła ksera i mieliła dokumenty w niszczarce. Więcej na ten temat znajdziesz w moim felietonie „Mit - duża firma daje szansę pracy przy ciekawszych projektach".

Ponieważ nie uważam, żeby mielenie dokumentów było dobrym sposobem na zdobycie doświadczenia, ponieważ Michał chce być programistą, od początku dostaje proste prace programistyczne. Są to takie prace, na które nie ma limitu czasowego. Dla przykładu, pierwszym jego zadaniem było przejrzenie katalogu z bibliotekami i uporządkowanie dokumentacji w kodzie, dodawanej w komentarzach. Kolejnym zadaniem było poprzenoszenie określonych danych do nowej struktury katalogowej. Daję mu zadania, które zajmują normalnemu programiście 30 minut. Jemu oczywiście zajmuje to dużo dłużej np. cały dzień. Wynika to z tego, że musi szukać w materiałach informacji, eksperymentować, bo przecież na tym polega staż. Ma podpisaną umowę stażu do czerwca, więc myślę że za pół roku będzie mógł już samodzielnie wykonywać pierwsze prace. Wtedy też otrzyma propozycję wykonywania zadań lub pracy za pieniądze. Obecnie jest na trzecim roku studiów, więc nawet nie ma możliwości pełnej dyspozycyjności. Wydaje mi się, że taki właśnie układ jest idealny do nauki. W ten sposób w mojej firmie wielu początkujących programistów zdobyło pierwsze szlify, od razu na prawdziwych problemach. Dodatkowo mogą zdobyć wiedzę praktyczną np. z zakresu rozwiązywania konfliktów, pracy w zespole czy rozwiązań w rodzaju „to się wie", których nie mają szansy poznać na uczelniach.

Moim zdaniem bardzo dużym błędem jaki popełnia wielu studentów jest praca wakacyjna polegająca wyłącznie na przysłowiowym smażeniu hamburgerów w USA. Taka praca jest bezwartościowa dla pracodawcy w firmie IT. Otrzymałem kiedyś CV chłopaka, który ubiegał się o pracę programisty i jedyne jego doświadczenie polegało na podawaniu waty cukrowej w wesołym miasteczku w USA, smażeniu hamburgerów i puszczaniu karuzeli i to 3 lata z rzędu. Imponujące prawda? Oczywiście nie uważam, że praca zarobkowa za granicą to coś złego. Jeżeli jednak po studiach nie ma masz nic innego w CV to możesz mieć problem licząc na dobrą propozycję. Prawdopodobnie zaczniesz wtedy od stażu. A ciężko pracować za darmo lub z minimalnym wynagrodzeniem, kiedy po studiach musisz się już usamodzielnić. Dlatego jeżeli musisz jechać na wakacje pracować za granicą, postaraj się zaczepić w trakcie roku akademickiego jakiejś firmie pracując po kilkadziesiąt godzin miesięcznie. To nie będzie kolidowało z Twoimi studenckimi obowiązkami, a wyniesiesz z tego wiele dobrego: po pierwsze doświadczenie, po drugie zawsze możesz napisać w CV, że miałeś staż 8 miesięczny, a nie np. 2 tygodniowy.

Zachęcam wszystkich studentów i pracodawców do prowadzenia takich praktyk. Jest to świetna okazja do wyłapywania talentów i promowania firmy. Nie sądzę, aby prace które wykonują stażyści czyli przeglądanie kodu, praca przy dokumentacjach, tłumaczeniach czy konwerterach była szczególnie dochodowa dla pracodawcy. W moim odczuciu bilans wychodzi na zero. Na minus wchodzi uczenie czy tłumaczenie, które zabiera czas za który trzeba płacić pracownikom. Na plus wchodzą drobne prace wykonywane za darmo. Jednak podobnie jak drużyna sportowa musi mieć juniorów, którzy kiedyś zastąpią seniorów, podobnie w firmie warto mieć ławkę rezerwowych. A jeżeli uważam, że ktoś się do tej pracy nie nadaje, otrzymuje zaświadczenie i opinię, którą może dodać do CV. Zdarza się bowiem, że przychodzą do nas ludzie, którzy chcą być programistami a po miesiącu stwierdzają, że nie potrafią siedzieć przy komputerze przez cały dzień. Jest to dla nich wyraźny sygnał, że powinni pomyśleć o innej specjalizacji. Na 2 czy 3 roku studiów jest to łatwe do zorganizowania. Później może to być problematyczne, a po co zmuszać się do pracy w specjalności na którą nie ma się ochoty. No i właśnie od tego jest staż.

Recenzja "Zarządzanie projektami IT" J.Phillipsa

pfornalski

Ostatnio udało mi się zmęczyć do końca książkę „Zarządzanie projektami IT" autorstwa Joseph Phillipsa, wydaną przez Helion. Więcej na temat temat tej książki można dowiedzieć się na stronie wydawnictwa, jest tam opublikowany spis treści (patrz http://helion.pl/ksiazki/zarzit.htm). Chciałem wyrazić trochę moich subiektywnych opinii na temat ponad 350 stron, które w niej przeczytałem.

Okładka książkiPlusy:
Do plusów należy zaliczyć szerokość potraktowania tematu. Autor zebrał naprawdę dużo informacji i skompilował to wszystko w dużej ilości list i zestawień. Jest to świetna pozycja, typu encyklopedycznego, czyli do wszelkiego rodzaju magisterek, doktoratów czy referatów. Warto niektóre poruszone pobieżnie tematy zgłębić później samodzielnie, w innych, bardziej precyzyjnych źródłach. Drugim plusem są umieszczone na końcu każdego rozdziału obszerne wywiady z fachowcami. Jest to istotnie bardzo dobry pomysł, z którym nie spotkałem się wcześniej. Trzecim ciekawym pomysłem jest umieszczenie czegoś ala test, co można wykorzystać do regularnego odświeżania swoich informacji. Sam podział rozdziałów również ułatwi w przyszłości dotarcie do poszczególnych informacji.

Minusy:
Książka nie jest czysto informatycznym językiem. Również tłumaczenia niektórych terminów są mało fachowe. Miałem może tego pecha, że czytałem ją po podobnej pozycji, również wydanej przez Helion czyli „Zarządzaniu projektami informatycznymi. Subiektywne spojrzenie programisty" autorstwa Joel Spolsky (http://helion.pl/ksiazki/zaprin.htm ), która jest istnym rodzynkiem jeżeli chodzi o ten temat. Niestety książka Pana Phillipsa pod względem przyjemności z czytania nie umywa się do książki Joela. Drugim minusem jest mała ilość informacji na temat projektów programistycznych. Książka jest napisana na temat zarządzania projektami ogólnie. Przyznam, że akurat na tym zawiodłem się najbardziej. Próżno szukać tu informacji na temat testowania oprogramowania, organizacji przepływu kodu, translacji czy zarządzania wersjami. Trzecim minusem jest mała stosowalność w praktyce małych i średnich firm. Co 2 stronę pojawiają się stwierdzenia w rodzaju Dilbertowskiego wszechkorporatyzmu, co wieje trochę odrabianiem pańszczyzny przy projekcie.

Podsumowanie i rekomendacja:
Książce daję 4,5 gwiazdek, na 6. Jest to poprawna, ale mało ciekawa pozycja dla przeciętnego zjadacza komputerowego chleba. Jeżeli ktoś szuka książki i zarządzaniu projektami programistycznymi polecam Joela Spolskiego. Dopiero ktoś kto wie już coś niecoś na temat zarządzania projektami lub ktoś kto chce zgłębić wiedzę akademicką w tym zakresie, powinien kupić sobie tę książkę i potraktować jako kompendium. Nie polecam tej książki freelancerom czy programistom amatorom. W zasadzie z książki potencjalnie ucieszą się pracownicy dużych firm, które będą potrzebowały tej książki jako przewodnika po świecie projektów. No i oczywiście książką powinni zainteresować się wszyscy znawcy tematu, menedżerowie projektów oraz studenci.

Sterowanie firmą, czyli morskie opowieści o kompasie

pfornalski

W weekend miałem okazję sporo rozmyślać na temat zarządzania. Uwielbiam żeglować, więc popłynąłem na 3 dni jachtem w morze. Dla tych, którzy nie wiedzą sterowanie na morzu jest zupełnie inne niż na wodach śródlądowych. Po pierwsze nie widać dookoła niczego poza wodą. Tak więc trzymanie kursu bez kompasu jest niemożliwe. Wiedzieli o tym marynarze już setki lat temu. Po drugie jacht nie zachowuje się tak samochód. Działa na niego szereg sił, które wybijają go z kursu, który starasz się utrzymać np. prąd wody, siła spychania bocznego przez wiatr, zmiany kierunku i siły wiatru, fale. Na przykład trzymasz kurs 120 stopni, by płynąć kursem rzeczywistym 150. Dodatkowo jacht taki jakim płynąłem, czyli ponad 20 metrów nie daje się sterować tak jak rower, czyli kręcisz kołem sterowym, a kadłub reaguje z dużym opóźnieniem. Z odpowiednim wyprzedzeniem musisz przewidzieć, kiedy zacząć kontrować sterem, by nie „przejechać" kursu i nie płynąć zygzakiem. W rezultacie, stojąc np. 4 godziny za sterem musiałem z 3 godziny patrzeć się tylko na kompas. Dla tych, którzy nie byli na morzu, patrzenie sie na GPS, który pokazuje kurs rzeczywisty, niewiele pomaga, bo kurs rzeczywisty jest wypadkową z ostatnich kilkunastu sekund, kursu. Czyż sytuacja taka nie przypomina sterowanie firmą?

Nie można założyć, że ustawisz sobie wszystko w firmie, żeby „kręciło się samo". Rynek to morze, które cały czas wybija Cię z obranego kursu. Zmieniają się tendencje w produktach, następuje fluktuacja kadr, występują zdarzenia losowe, zmienia się technologia, maszyny ulegają amortyzacji itd. Musisz być cały czas na swoim okręcie i kontrolować gdzie płyniesz i gdzie zamierzasz dopłynąć. Często widzę, jak ludzie uruchamiają firmę, rozkręcają ją, po czym tylko udają że nią sterują. Jasne jest to, że na jachcie kapitan staje na mostku tylko na manewry i w sytuacjach krytycznych, jednak co jakiś czas musi kontrolować gdzie jacht zmierza. No i oczywiście deleguje jedną osobę odpowiedzialną za trzymanie kursu, jaki narzucił, czyli sternika. Nie doglądanie statku i firmy, daje podobne rezultaty.

Ja na morzu, rejs na Borholm, wrzesień 2006

Ja podczas sterowania na s/y Głowacki

Trzymając się przykładu statku, w wielu firmach wygląda to tak: kapitan określa mętny kurs np. „płyniemy na morze północne", po czym nie kontroluje w ogóle jak jacht płynie, tylko idzie pić rum pod pokładem. Zdezorientowana załoga zaczyna ustalać samodzielnie, w którą stronę należy płynąć. Jeden mówi, że muszą odwiedzić po drodze Borholm, drugi mówi, że mają przepłynąć przez Kopenhagę. Trzeci członek załogi stwierdza, że może załatwi swoją prywatną sprawę w Rydze i potem wrócą sobie na kurs, więc upiera się że taki kurs będzie optymalny. Jak to się w efekcie kończy? W skrajnym przypadku na kilometr przed uderzeniem w skały fiordów załoga budzi kapitana, który zdezorientowany krzyczy „Gdzie jesteśmy do cholery?!". Dowiaduje się, że w sumie to nie do końca załoga wie, ale gdzieś koło Danii. Na co rozgniewany wyrzuca 3 członków załogi za burtę i wydziera się, że załoga to debile i przecież mówił, że „płyniemy na morze północne". Czyż ta historyjka nie brzmi swojsko?

Jeżeli jesteś szefem pamiętaj, żeby ustalać precyzyjne cele, czyli ile czasu należy zmierzać w celu i jakimi kryteriami ten cel będziesz sprawdzał. Wyznacz też cele dalsze. Ponieważ nie możesz non stop być dostępny, wydeleguj osoby, których celem będzie mierzenie rezultatów i wydeleguj kompetencje, które pozwolą na zmiany mające na celu doprowadzenie do tych celów. Na okręcie nikt nie budzi kapitana, żeby przekręcić ster lekko w prawo. Pamiętaj, aby poinformować załogę kto Cię zastępuje podczas nieobecności. Jeżeli musisz jechać w podróż zagraniczną np. do Chin po nowy towar, wyznacz kogoś w zastępstwie. Na każdym okręcie funkcjonuje coś takiego jak oficer. Jest pierwszy, drugi i trzeci oficer. Każda zmiana (wachta) ma oficera, czyli kogoś kto pilnuje aby wykonywać polecenie kapitana. Dopiero gdy występuje sytuacja ekstremalna, woła kapitana, który przejmuje dowodzenie.

Proponuję przemyśleć ten schemat zarządzania. Sprawdza się od setek lat na okrętach małych i ogromnych. System ten pozwala docierać okrętom bez przeszkód, pokonując tysiące mil, burze i wybrnąć ze skomplikowanych manewrów w porcie. Nie słyszałem nigdy o czymś takim, że kapitan zostawia swój okręt i leci samolotem do portu docelowego aby przywitać swój statek. Kapitan opuszcza statek ostatni i jest cały czas ze swoją załogą. Zastanów się jak Twój sposób zarządzania firmą sprawdziłby się na okręcie i czy rzeczywiście pozwalałby dopłynąć do celu.

Wprowadzanie nowych procedur w firmie

pfornalski

Wczoraj jeden z moich klientów zapytał się mnie w jaki sposób udaje mi się wdrażać procedury w mojej firmie. Jak to określił, byłby jedyną osobą która by ich przestrzegała, a u mnie wszystko jest jak to określił, „jak w samolocie". Chciałem napisać parę zdań na ten temat,

Pierwsza zasada skutecznych zmian mówi, że musi istnieć motywacja do zmian. Jeżeli Twoim pracownikom, wspólnikom lub Tobie jest dobrze jak jest, to nic nie zmienisz, bo po porostu nie będziesz czuł motywacji do ponoszenia kosztów i znoszenia trudów zmian. Jeżeli chcesz wprowadzić procedurę zszywania kartek np. „zszywamy wzdłuż, jedną zszywką, kładąc zszywacz na biurku w trakcie zszywania i po zszyciu wkładamy go do szuflady stroną zszywającą " tylko po to, aby była, to życzę powodzenia. W najlepszym przypadku rzeczywiście będziesz jedyną osobą, która będzie się do tej procedury stosowała, w najgorszym nie będzie do niej stosował się nikt, zszywając przypadkowo raz tak, raz tak.

Czy wiesz, że NASA nie stosowała kiedyś tak wielu procedur i dokładnych testów z jakich słynie teraz? Pewnego dnia jednak rakieta Apollo 1 z astronautami na pokładzie spłonęła. W wyniku tej katastrofy Kongres Stanów Zjednoczonych chciał nawet wstrzymać finansowanie NASA. Od tamtej pory wszystko podlega sprawdzeniu i procedurom. Zdano sobie sprawę z tego, że jeden drobny błąd może kosztować życie wielu ludzi i ogromne straty finansowe. Myślisz jednak, że w NASA wprowadzono procedurę ubierania skarpetek? Pewnie, że nie, bo nie ma potrzeby tego robić. Nie wpływa to na start rakiety, czyli nikt nic nie zyska na wprowadzeniu takiej procedury. Jeżeli jednak w Twojej firmie masz regularnie „Apollo 1" warto porozmawiać z pracownikami, że takie postępowanie przysparza wielu problemów i doprowadza do strat i może w przyszłości doprowadzić do upadku firmy. Z doświadczenia wiem, że ludzie chętnie stosują procedury, o ile widzą w nich ułatwienie i pomoc. Dlatego warto wprowadzać tylko takie procedury, a zbytecznymi w ogóle się nie zastanawiać. Śmiać mi się chce, jak firmy wydają ciężkie pieniądze na certyfikaty ISO 9000, po czym księgę jakości chowają do szafy i wyciągają ją dopiero przed następnym audytem. No i oczywiście pamiętaj, żeby sprawdzić jak pracują Twoi pracownicy. Może się bowiem okazać, że procedura jest niedopasowana do rzeczywistości.

Druga zasada skutecznych zmian mówi, że wprowadzaj coś tylko jeżeli dobrze to przemyślałeś. Łatwo zniszczyć motywację do standaryzacji jakiegoś procesu na skutek nieprzemyślanych zmian. Dlatego wprowadzam procedury po jednej. Najpierw nie nazywam tego procedurą, po prostu staram się dopracować sposób w jaki coś robię, albo sposób w jaki pracownik załatwia sprawę. Stale rozmawiam o tym, co się dzieje, gdzie są trudności, kiedy powstają problemy z komunikacją itd. W ten sposób z czasem wypracowuję jeden ustalony sposób realizacji zadania. Dopiero kiedy za każdym razem robię to niemal identycznie, śmiem nazywać to procedurą. Każdy pracownik i ja doskonale wiemy dlaczego tak jest a nie inaczej i po co to wprowadziliśmy określony sposób postępowania. Oczywiście spisywanie procedur przydaje się wtedy gdy robię regulamin, formularz lub szkolę nowego pracownika. Nie muszę jednak spisywać tego jakimiś super mądrymi słowami i trudnymi zwrotami. Procedura jest pomocą dla mnie, nie pracą doktorską. Zresztą jestem odwiecznym zwolennikiem zasady „KISS M" czyli „Keep It Simple Stupid Men".

To wszystko, cała tajemnica skutecznego wprowadzania procedur. Nie ma sensu się katować czymś na siłę. Praca ma być przyjemnością a nie składaniem szafy z Ikei z instrukcją w ręku. Aby lepiej utrwalić to co napisałem, podam przykład. Oto aktualna procedura wprowadzania sklepu IAI-Shop.com składa się z następujących kroków:

  1. Zamówienie sklepu - klienci stosują standardowy formularz WWW dostępny na stronie firmowej

  2. Wystawienie faktury pro forma z terminem 7 dni przelew - faktury WWW wystawia zintegrowany system billingowy IAI-System.com. Sami go napisaliśmy kilka miesięcy temu.

  3. Po otrzymaniu przelewu instaluję sklep i wysyłam standardowy e-mail z loginem, hasłem i informacjami początkowymi. Treść e-maila dopracowuję za każdym razem i generalnie od jakiegoś czasu się nie zmienił, więc myślę że niedługo zrobię do tego odpowiedni skrypt. Dodatkowo, aby klient mógł sobie wprowadzać towary instaluję mu maskę sklepu, jeżeli nie poprosi o inną kopiuję mu do czasu zrobienia jego własnej, maskę ze Skateshop.pl

  4. Po zainstalowaniu sklepu komunikujemy się głównie przez tzw. komunikaty, czyli wewnętrzny dedykowany system komunikacji tekstowej.

  5. Po zainstalowaniu sklepu, jeżeli mam specyfikację funkcjonalną jeden z grafików przygotowuje propozycję designu i przesyła ją komunikatem. Klient na tym etapie proszony jest jedynie o zatwierdzenie stylistyki.

  6. Po zatwierdzeniu stylistyki wybieramy komponenty i ustalamy szczegółowy wygląd 4 podstron: strony głównej, strony listy produktów, strony karty produktu i kontaktu. Dopracowujemy projekt aż klient zatwierdzi projekt.

  7. Po zatwierdzeniu projektu jedna z osób z działu wdrożeniowego przygotowuje działającą maskę sklepu, instalując na koniec dnia aktualną wersję do pokazania. Jeżeli ma jakieś pytania na tym etapie, kieruje je do klienta.

  8. Po zakończeniu prac wystawiana jest druga faktura, obejmująca dzierżawę za bieżący miesiąc, a jeżeli nie jest to pierwszy dzień miesiąca za pozostały kawałek miesiąca Informuję o tym klienta.

  9. Jeżeli klient ma jakieś problemy z domeną lub importem, jeżeli sklep nie ruszył pytam się go co się stało i czy mogę jakoś pomóc.

Możesz mi uwierzyć lub nie, ale tą procedurę napisałem z głowy w 3 minuty, ponieważ robię to codziennie i codziennie dopracowuję ją trochę. Wszystkie te działania mają na celu zwiększenie mojej wygody, uniknięcie nieporozumień i zwiększenie niezawodności. Na przykład to, że maskę sklepu robimy w 3 krokach wynika z tego, że w przeszłości bywało, że zrobiliśmy sklep a klient wprowadzał dla niego mało istotne poprawki, które powodowały, że np. musieliśmy włożyć 10 godzin dodatkowej pracy, tylko po to aby potem wrócić do wcześniejszej wersji. A to, że same projekty przygotowujemy w 2 krokach wynika z tego, że chcemy mieć najpierw zatwierdzoną stylistykę, aby potem nie trzeba było przerabiać wielu elementów na podstronach. Kiedy mamy już szczegółowy projekt, zawsze mogę wytłumaczyć klientowi, że zmiany będą możliwe, jeżeli zostanie nam budżet godzin lub już po odpaleniu sklepu w ramach poprawek. Dlatego klient wie, że musi się skupić nad projektem i przemyśleć z góry co chce.

Powyższa procedura instalacji jest znana wszystkim pracownikom. Grafik na przykład nie przygotowuje od razu kompletnego projektu, bo wie, że takie działanie jest bezsensowne i może spowodować, że straci czas. Również klienci są spokojniejsi, kiedy widzą, że posiadamy gotowe procedury. Mają wrażenie, że jadą po torach, które wiadomo, że doprowadzą ich do celu, jakim jest uruchomienie sklepu.

Biuro - wynajmować czy kupować?

pfornalski

Trzy dni temu, przy okazji artykułu „Outsourcing - co się opłaca zlecać?" obiecałem, że napiszę trochę więcej na temat tego, czemu warto według mnie wynajmować lokale użytkowe, zamiast je kupować. Tak się składa, że w tą sobotę przeprowadzamy IAI-System.com do nowej siedziby, więc temat jest dla mnie jak najbardziej aktualny.

Początkowo pracowaliśmy w swoich domach, wymieniając się informacjami przez Internet. To był bardzo fajny sposób na pracę, ponieważ ja i Sebastian studiowaliśmy, więc większość czasu do wieczora spędzaliśmy na chodzeniu na zajęcia. Ta formuła była fajna, ale kiedy zaczęliśmy zatrudniać ludzi zaczęły się schody. Początkowo, przez kilka miesięcy kontynuowaliśmy taki sposób pracy i współpracowaliśmy z ludźmi również przez Internet. Obiecuję napisać kiedyś więcej na ten temat, czemu taki sposób nie sprawdził się.

W listopadzie 2003 roku wynajęliśmy pierwsze biuro, jeszcze jako firma Regulus. Szukaliśmy czegoś możliwie taniego, ale i trzymającego fason. Wynajęliśmy 30 metrów kwadratowych w centrum miasta. Już po około pół roku firma rozwinęła się na tyle, że trzeba było powiększyć biuro. Ponieważ wynajmowaliśmy jedno z biur, kiedy zwolniło się biuro obok, 3 pokojowe o powierzchni 50 metrów kwadratowych, wynajęliśmy je od ręki. Po kilku kolejnych miesiącach firma rozwijała się równie szybko. Potrzebowaliśmy dodatkowej powierzchni, więc wynajęliśmy ponownie biuro 30 metrowe i właściciel budynku przeorganizował je tak, że stanowiło jedność (80 metrów). Po niecałym roku i ta powierzchnia była dla nas za mała, więc w naszej klatce wynajęliśmy kolejne biuro, sąsiadujące z naszym ówczesnym (2 pomieszczenia, łącznie 50 metrów). Zamontowaliśmy system kontroli dostępu na karty zbliżeniowe, ponieważ korytarz oddzielający 2 biura jest przechodnim i wchodziło do nas sporo przypadkowych osób.

Niestety dalsza ekspansja w tym miejscu jest niemożliwa i niefunkcjonalna, dlatego przeprowadzamy się do nowoczesnego biurowca, gdzie będziemy mieli bardzo nowoczesne, wysokie i jasne pomieszczenia. Dzięki temu moi pracownicy uzyskają większy komfort pracy, a w przyszłości będziemy mogli wynajmować kolejne pomieszczenia, stopniowo wynajmując całe piętro. Możliwe, że za parę lat znowu przeprowadzimy się do większego biurowca, albo wręcz wynajmiemy cały. Oczywiście możliwa, aczkolwiek mało prawdopodobna jest sytuacja odwrotna, że nie będziemy potrzebowali aż tak dużo przestrzeni. Wtedy zwolnimy zajmowane biura, redukując koszty.

Czy teraz rozumiesz, co mam na myśli, że firmy IT i sklepy internetowe nie powinny kupować lokali? Pamiętam, jak organizowałem sklep Andegrand, gdy zaczynaliśmy od kilkudziesięciu metrów, by po 3 latach skończyć na kilkuset. E-firma ma to do siebie, że czasami w ciągu paru lat możesz potrzebować 10 albo i 100 razy więcej przestrzeni. Posiadanie biura zrobionego z mieszkania kupionego na kredyt lub tworzenie biura np. u siebie w domu, ogranicza możliwość rozwoju. Oczywiście fajnie mieć coś takiego, kiedy zaczynasz, bo nic Cię to nie kosztuje, jednak licz się z tym, że pewnego dnia będziesz potrzebował większej przestrzeni. Oczywiście nie wiesz, kiedy to nastąpi, zatem możliwe, że w jednym miejscu będziesz wynajmował lokal przez 10 lat, co w ogólnym rozrachunku może nie być korzystne. Ja jednak stawiam na swoją firmę, dlatego nie chcę ograniczać swoich możliwości ekspansji, przez to, że jeżeli nie urosnę to za 20 lat moja inwestycja w lokal zwróci się.

W myśli idei outsourcingu biurami powinny zarządzać wyspecjalizowane firmy, znające się na rzeczy, dbające o wynajęcie wszystkiego co jest w budynku i minimalizując koszty jego utrzymania. Nie wyobrażam sobie sytuacji, kiedy wybudowałbym lokując wszystkie środki i zadłużając się np. mały biurowiec 2000 metrów powierzchni użytkowej i starał się znaleźć najemców. Moim zadaniem jest tworzenie najlepszego na świecie systemu sprzedaży elektronicznej i znajdowanie na niego klientów, a nie dbanie o to, żeby zamówić szambonurków, którzy oczyszczą kanał przed biurem.

Outsourcing - co się opłaca zlecać?

pfornalski

Pewnie słyszałeś coś niecoś o outsourcing. Są ludzie, którzy outsource'ują wszystko, jeżeli jest to tylko możliwe, będąc jego zagorzałymi zwolennikami. Są też i przeciwnicy, którzy mają fobię do outsourcing'u robiąc wszystko tzw. DIY (ang. Do It Yourself). Zachowanie odpowiedniego balansu pozwoli czerpać większe zyski przy wyższej jakości, bez utraty kontroli nad tym co się dzieje w firmie i ryzyka zawalenia się systemu misternie utkanych zależności między zewnętrznymi firmami.


Wartość dodana

jest podstawą gospodarki wolnorynkowej. Na kursach klasycznej ekonomii można się dowiedzieć, że cena to koszty + marża. Tak naprawdę cena to suma kosztu i wartości dodanej. Wartość dodana to wartość jaką wnosisz do finalnego produktu. Na przykład jeżeli kupujesz węgiel w Katowicach za Xzł i wieziesz go koleją za Yzł do tego wykonując pracę wartą Zzł to cena węgla w Szczecinie będzie wynosiła (X+Y+Z)zł. Sprzedawanie węgla taniej będzie powodowało dopłacanie do interesu, sprzedawanie drożej będzie zachęcało konkurencję do konkurowania i obniżania ceny, do tego poziomu. W przypadku usług, i produktów innowacyjnych takich jak informatyka obliczenia są nieco bardziej złożone. Przede wszystkim największym kosztem firm informatycznych, takich jak IAI-System.com, jest praca ludzi. To co sprzedają właściciele firm IT to czas specjalistów poświęcony na pisanie programu i rozwiązywanie problemów klientów, wyrażony poprzez finalną użyteczność. Oczywiście mamy dodatkowe koszty takie jak wynajem biura, utrzymanie infrastruktury, koszty przesyłek, telefonów itd. Jednak zapewniam, że to wszystko nic w porównaniu z kosztem pracy.

Wartości dodanej nie należy utożsamiać jednak z kosztem. Jeżeli potrafisz ogrzać komuś mieszkanie wydając na to 100zł podczas gdy on wydawał na ogrzanie dostępnymi metodami 200zł to wartość dodana jaką wnosisz wynosi 200zł. Jeżeli na ogrzanie tego samego mieszkania wydajesz 300zł to wartość dodana wynosi również 200zł, mimo że wydałeś 300zł. Zrozumienie czym jest wartość dodana i jak wpływa na ceny usług i towarów jest kluczowa aby dobrać odpowiedni poziom balansu w outsourcing'u.


Outsourcing...

to nic innego jak zlecanie prowadzenia wybranych obszarów działania dla firm. Istnieje nawet pojęcie firmy wirtualnej czyli wnoszenia wartości dodanej jedynie poprzez łączenie działań firm outsourcing'owych. Jak łatwo się zorientować wartość dodana takiego działania zazwyczaj jest niska. Ja jestem zwolennikiem wypośrodkowania, czyli pozostawienie rdzenia kompetencji we własnym zakresie i zlecenie na zewnątrz tego co jest możliwe.

Jak odróżnić kompetencje rdzenne od pomocniczych? To proste - zastanów się jaka jest misja Twojej firmy. Jeżeli nie masz nadal misji, koniecznie ją sformułuj. Jeżeli Twoja misja brzmi „Oferujemy największy wybór książek i programów komputerowych" to Twoim rdzennym obszarem działalności jest sprzedaż i na niej koncentruj swoje wysiłki. Oczywiście jeżeli rynek usług w danym obszarze jest mało dojrzały np. istnieje jeden podmiot, który ma nieuprawnienie wysokie ceny, ze względu na opłacalność warto pozostawić dany obszar działania. W takiej sytuacji lepiej jednak się do niego nie przyzwyczajać, ponieważ jest niemal pewne że w niedalekiej przyszłości powstaną inne podmioty, konkurencyjne do tego usługodawcy, a to spowoduje obniżenie ceny.

Przewaga podmiotów outsourcingowych polega na przysłowiowym „duży może więcej". Jeżeli dana firma skupi się na pewnym obszarze kompetencji, świadczonym dla wielu firm, koszty utrzymania spadają np. poprzez możliwość wykorzystywania infrastruktury i ulepszonych procesów wielokrotnie. Dodatkowo specjalizacja powoduje podniesienie jakości.

Jeżeli chcesz outsource'ować czynności do firmy, która obsługuje tylko Ciebie, oznacza to, że nie jest to obszar który powinieneś wyprowadzić. Warto dążyć do przejęcia lub zastąpienia takiej firmy własną. Powodem jest to, że firma musi mieć zysk, a skoro ta firma będzie w stanie utrzymać się z marży na usłudze tylko dla Ciebie, warto rozważyć rozwiązanie DIY. Jeżeli firma ma wielu klientów, prawie zawsze bardziej opłaca się zlecić czynność na zewnątrz.


Możesz przeanalizować moje obszary działania?

Jasne. Często dokonuję takiej analizy dla klientów, którym doradzam. Wypisałem poniżej najczęściej analizowane przeze mnie obszary, pokazujące że outsourcing wybieramy podświadomie w wielu obszarach działalności:

  • Rozmowy telefoniczne - nikt nie łączy oddziałów firmy np. sklepów własnymi przewodami telekomunikacyjnymi; oczywiście outsourcujemy.

  • Transport przesyłek - raczej nie ma już firm, które chcą zatrudniać pracowników do wożenia przesyłek ze sklepów internetowych, wysyłamy Pocztą Polską lub firmą kurierską; jeżeli nie wozisz zamówień w obszarze swojego osiedla lub miasta - outsource'uj.

  • Prowadzenie księgowości - istnieje wiele wyspecjalizowanych firm prowadzących za kilkaset złotych miesięcznie księgi rachunkowe, biorąc dodatkowo pełną odpowiedzialność i doradztwo; jeżeli masz więcej niż 30 dokumentów na miesiąc outsource'uj.

  • Pilnowanie sklepu - istnieje wiele firm ochroniarskich, które montują system alarmowy i za kilkadziesiąt złotych miesięcznie na każde wezwanie przyjadą by chronić majątek, nie zatrudniamy do tego dziadka-stróża, który i tak nic w razie włamania nie zdziała; outsource'uj.

  • Utrzymanie strony internetowej - istnieje wiele firm hostingowych, które oferują utrzymanie strony, zapewniając że serwer będzie nieprzerwanie pracował. Jeżeli nie masz ogromnego ruchu lub objętości danych, właśnie takie rozwiązanie jest dla Ciebie. Jeżeli masz duży ruch również nieopłacalna jest budowa własnej serwerowni i zatrudnianie nadzoru technicznego, taniej jest wynająć tzw. serwer dedykowany. Dopiero gdy potrzebujesz wielu serwerów dedykowanych możesz zastanowić się nad stworzeniem własnej serwerowni, chociaż w takim przypadku również często taniej jest wynająć tzw. „szafę" lub dwie w serwerowni wyspecjalizowanej firmy (tzw. datacenter).

  • Software taki jak aplikacja do prowadzenia sklepu internetowego - oczywiście nie wypada mi napisać, że powinieneś rozwijać własny system. Jeżeli masz firmę tworzącą takie oprogramowanie lub prowadzenie firmy jest związane z utrzymywaniem nietypowego serwisu, portalu lub sklepu, wtedy powinieneś tworzyć własny zespół programistyczny. Wiedz jednak, że stworzenie dobrej aplikacji to nawet setki tysięcy złotych wydane na dział informatyczny. Niestety praca programistów wymaga zatrudnienia projektanta z dobrą znajomością rynku, odpowiednio dużego zespołu, dobrych warunków do pracy i rozwoju. To są dla sklepu astronomiczne koszty. Zatrudniając jednego programisty nie licz na to, że zrobi lepszy system niż np. IAI-Shop.com. Dlatego dla 99% sklepów internetowych i około 70% portali lepiej będzie outsourc'ować tworzenie software. Oczywiście pomijam taki software jak system operacyjny, aplikacje biurowe lub księgowe, które są tak tanie, że ich pisanie mija się z celem.

  • Biura i magazyny - ja akurat jestem zwolennikiem wynajmowania przestrzeni biurowej i magazynowej, więc IAI-System.com wynajmuje swoje biura. Firma IT rozwija się (albo zawija) bardzo szybko. Wynajem ma tą zaletę, że ze wzrostem firmy, możesz zmieniać lokal. Kiedy coś kupisz, możesz być tylko tak duży jak to biuro. Dlatego jeżeli potrzebujesz mniej niż kampus lub przynajmniej cały budynek, lepiej outsource'uj nieruchomości. Na ten temat postaram się napisać w przyszłości nieco więcej.

  • Obsługa klienta i call center – jeżeli jesteś sklepem internetowym właśnie ten obszar stanie się Twoim rdzeniem kompetencji. W takiej sytuacji nie zlecaj tego na zewnątrz, aby być możliwie blisko swoich klientów. Jeżeli jesteś firmą piszącą software, Twoim rdzeniem kompetencji jest pisanie programu. Może być zatem opłacalny outsourcing obsługi call center wyspecjalizowanej firmie.


Jakie konsekwencje niesie za sobą outsourcing?
Odpowiednio zbilansowany outsourcing potrafi przynieść wiele dobrego. Przede wszystkim pozwala sporo zaoszczędzić i skupić się na własnym obszarze działalności, czyli tam gdzie wnosisz największą wartość dodaną. Zaoszczędzone zasoby można spożytkować na rozwijanie swojego rdzenia kompetencji. Jeżeli uda Ci się udoskonalić główne procesy np. opracujesz wyjątkowo skuteczny sposób obsługi klienta, lepiej przeznaczyć wolne środki na otwarcie drugiego sklepu lub rozpoczęcie outsourcing'u usługi dla innych podmiotów. Nie warto pakować się w coś, w czym w najlepszym przypadku będziesz przeciętny. Jeżeli nie zamierzasz stworzyć firmy software'owej nie zabieraj się za pisanie aplikacji, podobnie jak moi pracownicy nie zostawiają swoich klawiatur tylko po to, aby zawieść list z fakturą do klienta. Dzięki temu po paru latach staliśmy się ekspertami w swojej dziedzinie. Gdybyśmy robili wszystko po trochu, na pewno by tak nie było. Ty również zostań ekspertem w swojej dziedzinie.

Doskonalenie procesów biznesowych - czyli opowieść o Adamie i Bartku

pfornalski

Są dwie przyczyny dla których pracownicy nawalają. Pierwsza to cechy pracownika, druga to organizacja pracy. Nie będę się wdawał we wszystkie niuanse związane z zarządzaniem ludźmi. Chciałbym Ci zwrócić jedynie uwagę, że często jest tak, że ktoś popełnia błędy, jednak powinieneś szukać przyczyny najpierw w otoczeniu tej osoby, nie w niej samej.

Powiedzmy, że mój znajomy ma pracownika Adama, który pakuje przesyłki w sklepie internetowym i ja mam pracownika Bartka, który robi to samo. Obaj robią błędy np. mylą towary, wkładając nieodpowiednie do kartonu z zamówieniem. Przychodzi moment, że ja i mój znajomy mamy dosyć i zdajemy sobie sprawę z tego, że trzeba coś zmienić. Sposób w jaki podejmujemy decyzję o wprowadzeniu zmian do pracy jest kluczowy dla sukcesu firmy.

Mój znajomy od momentu, gdy zdał sobie sprawę, że Adam źle pracuje, zbiera na niego „kwity". Po około miesiącu wzywa go na dywanik i miesza go z błotem. Adam w tym momencie uświadamia sobie, że tylko tyle, że chyba w tym miesiącu nie ma co prosić o podwyżkę. Adam się stara, jest tylko odrobinę lepiej, więc się poddaje i zaczyna być jeszcze gorzej. Szef Adama wymyśla, że będzie go karał. Stopniowo motywacja Adama spada, a to odbija się na punktualności i uprzejmości do klientów. Ostatecznie Adam wylatuje z pracy, znajomy daje ogłoszenie w portalu pośrednictwa pracy i czeka na napłynięcie nowych CV.

Co w tym samy czasie dzieje się w moim sklepie? Daje sobie dzień na przemyślenie sprawy i pozbycie się emocji. Drugiego dnia rano podchodzę do biurka Bartka i mówię mu, że z tego co zaobserwowałem myli się przy pakowaniu zamówień. Pytam się czy on również to zauważył? Następnie obaj siadamy do statystyk i analizujemy ile błędów popełnił i ustalamy wynik wiarygodny dla nas obu, tak aby widział, że nie jest dobrze. Następnie myślimy chwilę skąd te pomyłki, ale do niczego sensownego nie dochodzimy. Informuję go, że sprawa ta jest dla mnie bardzo ważna, ponieważ pomyłki odbijają się na zyskach i na opinii wśród klientów. Zapewniam Bartka, że moim celem jest zredukowanie ilości pomyłek i musi mi w tym pomóc, bo całkiem prawdopodobne, że to wynika z czegoś czego obaj nie widzimy. W najbliższych dniach staram się szczególnie przyglądać temu jak pracuje i co robi. Załóżmy, że drugiego dnia zauważam, że idzie na magazyn po 10 produktów i przynosi je wszystkie. Następnie wyciąga z kieszeni kartkę papieru, która jest cała pokreślona i coś odhacza, pisząc długopisem, wkłada produkty do kartonów. Pytam się go więc, co to za kartka. Na to on odpowiada mi, że to lista rzeczy, które musi przynieść z magazynu. Patrzę na kartkę i pytam się go, skąd wiesz o które dokładnie produkty chodzi. Na co on mi odpowiada, że pamięta co ma przynieść, kartka daje mu tylko wytyczne. Stwierdzam, że tu jest pies pogrzebany. Zamawiam poprawkę, która generuje listę produktów wprost na podstawie listy zamówień, tak aby Bartek nie musiał niczego przepisywać. Na liście pojawia się nazwa, opis, rozmiar, ilość i ikona produktu. Teraz Bartek drukuje sobie taką listę i idzie z nią na magazyn. Ilość pomyłek spada, czas obsługi się skraca.

Co się dzieje z moim sklepem i mojego znajomego? Po 6 miesiącach Czesiek, którego mój znajomy zatrudnił na miejsce Adama, zaczyna źle pracować. Mój znajomy stwierdza, że widocznie ta praca jest nudna i tak już musi być, że co pół roku trzeba zmienić człowieka. Bartek pracuje dalej, będąc już doświadczonym pracownikiem, do którego mam zaufanie. Mój znajomy ciągle ma dużą ilość pomyłek. Ilość pomyłek w moim sklepie spadła.

Zastanów się, jak wygląda udoskonalanie pracy w Twojej firmie? Czy udoskonalanie procesów (tak to się fachowo nazywa) wygląda jak u mnie, czy tak jak u mojego znajomego? Chyba widzisz jak różne efekty można uzyskać? Oczywiście zdarzają się ludzie z wrodzonym brakiem koncentracji lub z brakiem motywacji. Często jest tak, że dobry pracownik na skutek osobistych problemów zaczyna źle pracować. Nie prowadzę domu pomocy społecznej, więc sprawdzam czy problem jest chwilowy i da się rozwiązać np. poprzez 3 dni urlopu. Zanim jednak podejmę decyzję o zrzuceniu winy na niego, upewniam się że wszystko co mogę zrobić jako szef zostało zrobione. Dopiero kiedy jestem przekonany, że to wina człowieka informuję go, że nie jestem zadowolony z pracy jaką wykonuje i pytam się go z czego to wynika. Jeżeli nie potrafi wskazać przyczyny, daję mu miesiąc na poprawę i informuję go, że po miesiącu zweryfikuję ponownie wyniki. Na szczęście tacy ludzie zdarzają się bardzo rzadko.

© Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą
Blox.pl najciekawsze blogi w sieci