Menu

Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą

Nazywam się Paweł Fornalski. Jestem założycielem i prezesem IAI S.A., dostawcy rozwiązań e-commerce dla sklepów internetowych i rezerwacji noclegów dla właścicieli apartamentów i hoteli. Na tym blogu piszę, w oderwaniu od oficjalnych poglądów innych właścicieli i pracowników IAI o tym co mnie prywatnie porusza. Gdybyś chciał się skontaktować pisz na pawel(a)fornalski.pl

Videokonferencje

pfornalski

Moje biura, dom i życie prowadzę w Szczecinie. To takie miasto w Polsce, z którego wszędzie jest daleko. Jak żartuję sobie „Szczecin jest w rogu”. O ile mamy blisko do Berlina, czy Poznania oraz dobre połączenia Warszawą, o tyle inne polskie miasta takie jak Kraków, Radom czy Lublin są poza normalnym zasięgiem podróży (w jeden dzień jestem w stanie pojechać w obie strony i jeszcze się spotkać). Więc w sposób naturalny proponuję zawsze spotkanie w postaci videokonferencji, nawet gdy ktoś sam deklaruje że do mnie przyjedzie. I co ciekawe, często w odpowiedzi słyszę, że ktoś przyjedzie do Szczecina bo tak jest prościej. Prościej?!

Pisząc ten post, oczywiście pomijam sytuacje gdy omawiamy kwestie wrażliwe lub negocjuję jakiś ważny kontakt. Nie twierdzę też, że każde spotkanie należy zastąpić videokonferencją. Ale w sprawach roboczych, zwyczajnych i niepoufnych naprawdę najczęściej spotkanie można odbyć wirtualnie. Mam nadzieję, że moje doświadczenia przydadzą się także klientom IAI, którzy coraz częściej korzystają z możliwości zdalnego szkolenia, dzięki czemu pracownicy firmy klienta mogą niskim kosztem (bez drogich kosztów delegacji trenera) przeszkolić swoich pracowników wprost w miejscu ich pracy.

Przez kilkanaście lat wyrobiłem sobie na ten temat zdanie takie, że ludzie nie lubią konferencji lub nie radzą sobie z nimi z kilku przyczyn:

  1. Pierwszą i najważniejszą są problemy techniczne: słabe łącze, słaby system audio, brak kamery, brak programu Skype czy inne trudności takie jak brak przestrzeni do wideo-rozmów.

  2. Ludzie częściej kojarzą z przyczyn technicznych spotkania wirtualne z telekonferencją. A przecież duży monitor i dobre audio to już coś zupełnie innego.

  3. Kolejnym problemem może być uruchamianie połączenia innego niż 1-1 czyli np. Zaprasza się 3 osoby tylko po to aby mogły się przysłuchiwać, ale każda z osób siedzi przy swoim biurku. W efekcie cierpi na tym interakcja, rosną wymagania odnośnie dźwięku. A przecież można wyznaczyć jedną przestrzeń do tego typu spotkań – idealnie sprawdzi się sala konferencyjna i wszystkie osoby z jednej firmy mogą się przysłuchiwać.

  4. Uczestnicy spotkań wirtualnych nie przygotowują ich wcześniej – w efekcie ktoś marnuje czas drugiej strony na żałosne ustawianie parametrów dźwięku, eksperymenty z kamerą czy słuchawkami. A przecież w Skype jest opcja podglądu co widać na kamerze i jak słychać dźwięk. Przed każdym spotkaniem należy je sprawdzić. Należy też od razu podczas umawiania się wymienić się np. Loginami Skype i na spokojnie zatwierdzić je sobie dodając do książki adresowej, aby w wyznaczonej godzinie połączenia być gotowym.

  5. Kolejnym problemem jest punktualność jako taka. Umawiając się na videokonferencję należy być punktualnym identycznie jak przy spotkaniach osobistych.

  6. Wielu rozmówców nie chce się łączyć via Skype, bo albo jest to program niedozwolony w ich firmie, bo kojarzy się z chatowaniem np. ze znajomymi. A przecież to jakiś absurd, bo taką usługę lepiej wykonuje Chat na Facebooku do którego dostęp jest przez WWW. Inni boją się tego, że jak będą mieli włączonego Skype to ludzie będą do nich dzwonili bez zaproszenia. Ja osobiście uruchamiam Skype tylko chwilę przed spotkaniem i chwilę po nim, go wyłączam. To nawet bardziej wygodne niż telefon, którego nie wyłączam. Do tego mogą do mnie dzwonić jedynie Ci, których dodam najpierw do książki adresowej.

Jak widać na powyższej liście, w zasadzie wszystko oscyluje wokół braku przygotowania się do videokonferencji. Dziwi mnie często z jak słabym sprzętem mam doczynienia gdy ktoś po drugiej stronie Skype ledwie mnie słyszy w słuchawkach a ja jego, bo firma zakupiła mu sprzęt za 15zł. A z drugiej strony bez problemu wysyła się tę osobę w podróż która kosztuje firmę 1000zł.

Jak sprawę videokonferencji rozwiązałem ja? Po latach różnych rozwiązań mam obecnie na biurku Apple LED Cinema Display 27” czyli monitor taki jak iMac 27” z tą różnicą że podpinam do niego laptopa. Jego wadą jest cena przekraczająca 4000zł brutto, ale to wydatek który się opłaca. Oprócz doskonałej jakości obrazu, zyskuje się świetnie rozwiązany system audio (genialne głośniki i mikrofon, które nigdy się nie sprzęgają) oraz doskonałej jakości kamerę i to wszystko w jednym. Oczywiście taki zestaw można sobie zmontować samodzielnie w postaci głośników, mikrofonu i kamery i do tego dobry monitor 27”. Cały zestaw nie przekroczy ceną 1600zł. Niektórzy powiedzą że to dużo. Ale ile kosztowała Twoja ostatnia delegacja 500zł na pewno? Z doświadczenia mogę napisać, że do videokonferencji świetnie sprawdza się wszelki sprzęt Apple, czyli iPady, MacBooki czy iMac. Warto to wziąć pod uwagę wybierając sprzęt osobom, które będą miały potencjał do spotkań. Jeżeli kupisz któreś z tych urządzeń, to już praktycznie problem video-konferencji masz rozwiązany. Oczywiście wszystko to należy zamontować tak, aby było zawsze gotowe do spotkania. Obecnie mam ten luksus że dysponuję własnym dużym gabinetem, więc gdy przychodzi godzina spotkania o której przypomina mi z wyprzedzeniem kalendarz, włączam Skype, sprawdzam wszystko raz jeszcze i czekam na połączenie. Nie muszę nigdzie iść.

Gabinet Paweł Fornalski w IAI

Mój gabinet w IAI - za okno na świat podczas videokonferencji robi mój Apple LED Cinema Display 27". Widok jest taki jak by moi rozmówcy siedzieli przy podłóżnym stole.

Jeżeli ktoś nie dysponuje aż tak komfortowymi warunkami, to koniecznie rekomenduję przystosowanie sali konferencyjnej lub jakiegoś kąta do spotkań wirtualnych, tak aby każdy pracownik który potrzebuje przeprowadzić spotkanie (np. Szkolenie dla klienta), mógł skorzystać z takiej sali i mieć pewność że wszystko przebiegnie bez problemu. Najlepiej jeżeli ten sprzęt będzie używany jedynie do tego.

Videokonferencja - szkolenie klienta w IAI

Jedno z wielu szkoleń dla klientów w IAI uchwycone na aparacie. Zestaw do szkolenia i video-konferencji jest stale dostępny i gotowy do wykorzystania. A to tylko 1 z 3 pokoi konferencyjnych.

Jest jeszcze jedna korzyść jaką widzę będąc poważnie zajętą osobą. Podczas videokonferencji pomija się etap chit-chat szybko przechodząc do sprawy. To taki etap w którym mówi się jakie to drogi się buduje, jak źle było w pociągu i ogólnie co słychać. To oczywiście fajne, żeby tak sobie porozmawiać, ale jeżeli zaczniesz być osobą poważnie zajętą, to będziesz się cieszyć z urwanych 15 minut na początku spotkania i 5-10 na koniec dzięki czemu to co załatwiasz w godzinę (pomijając dojazd) załatwisz w 30 minut.

p.s. Zadbaj też o jakieś w miarę profesjonalne tło za plecami. Niefajne są okna które powodują że nie widać rozmówcy, tablice z przywieszonymi kartkami itp. Jestem pewien, że masz takie ujęcie w którym wyjdziesz dobrze, a i twoje otoczenie będzie wyglądało korzystniej.

Komentarze (5)

Dodaj komentarz
  • Gość: [hajder] *.dip0.t-ipconnect.de

    Wydaje mi się, że w tym zdaniu zabrakło słowa nie: "w jeden dzień NIE jestem w stanie pojechać w obie strony i jeszcze się spotkać"

  • pfornalski

    Słowo nie jest zbędne. W nawiasie podałem definicję co to jest dla mnie normalna odległość, czyli miejsce w które jestem w stanie w ciągu jednego dnia udać się, odbyć spotkanie i wrócić.

  • Gość: [Tob] *.197.88.98.edial.pl

    Podoba mi sie w jaki sposób reklamujesz iai w swoich wpisach. Poza tym zgadzam sie - pisz częściej ;)

  • kaminskimateusz

    Szkoda, że na prowincji nie ma w Polsce lepszych łącz i mimo wszystko trzeba mieć taką bazę w większym okolicznym mieście.
    Jeśli chodzi o jakość połączenia, to najlepiej gdy Klient dysponuje sprzętem Polycomu, w innym wypadku Skype też ujdzie.
    Zamiast monitoru proponowałbym dobry telewizor - zapewnia większą ilość in/out i prościej to podłączyć na raz do kilku urządzeń

  • Gość: [Marek] *.neoplus.adsl.tpnet.pl

    fajnie tutaj u was :)

© Polski e-commerce i zarządzanie e-firmą
Blox.pl najciekawsze blogi w sieci