W poprzednim artykule omówiłem pokrótce sprawę wyceny projektu i starałem się przekonać do zasady, która mówi, że cena projektu powinna być uzależniona bezpośrednio od ilości pracy którą należy w niego zaangażować. Teraz chciałbym Ci wyjaśnić, dlaczego dzieje się tak, że projekt ma obsuwę czasową lub realizowany jest ze stratą. Na koniec wyjaśnię również czemu czasami projekt, z który kasujesz kopę siana i miał Ci pomóc zmienić samochód na lepszy, okazał się być fiaskiem finansowym.

Pan Joseph Phillips w swojej książce „Zarządzanie projektami IT" nazwał ścisłą zależność projektów IT żelaznym trójkątem projektów. Wyobraź sobie trójkąt równoboczny. Jego boki reprezentują czas, koszt i zakres funkcjonalny projektu. Projekt rusza i wszystko wydaje się być w równowadze, zaplanowałeś tyle czasu ile trzeba, wyceniłeś projekt, tak żeby opłacić pracowników i jeszcze zarobić i ustaliłeś zakres projektu. W trakcie realizacji, lub po niej, jeszcze przed oddaniem projektu np. strony lub sklepu klient zaczyna wymyślać, że chciałby dodać coś niewielkiego. Wydaje Ci się, że coś niewielkiego nie zagraża projektowi. Nic bardziej mylnego, właśnie zrobiłeś pierwszy ruch łopatą do wykopania sobie grobu. Przecież coś z pozoru niewielkiego może okazać się czymś wielkim. Jeżeli masz doświadczenie np. programowaniu wiesz, że czasami dodanie czegoś z pozoru nieistotnego potrafi zabrać kilka dni. Osoba nie mająca doświadczenia informatycznego nie jest w stanie sobie tego wyobrazić, ale programista bez wahania mi przytaknie.

Po pierwsze primo, jeżeli dodajesz coś do projektu, czego nie było w planie, nie robisz tego co powinieneś zrobić w ramach planu. Zatem albo przesuwasz termin oddania (tzw. ścieżka krytyczna) albo fundujesz sobie siedzenie po godzinach. Jeżeli między zadaniami występują jakieś dodatkowe zależności np. coś musi się skończyć by coś innego mogło się zacząć, właśnie z pozoru niewielka zmiana spowodowała całą lawinę zmian.

Po drugie primo, jeżeli płacisz pracownikom za przepracowane godziny, to właśnie dopłaciłeś kilkadziesiąt albo kilkaset złotych, jednym głupim „ok". Dodając zatem coś czego nie było w planie, wykonujesz pracę nadmiarową, za którą nikt Ci nie zapłaci. Jeżeli takich zmian wprowadzasz wiele, nie kontrolując i nie dyscyplinując zleceniodawcy, może się okazać, że projekt zajął Ci np. 20% więcej czasu. Jeżeli miałeś na projekcie zarobić 20% to właśnie na głupie zmiany, wydałeś swój zarobek i znajdujesz się w miejscu, w którym znajdowałeś się przed rozpoczęciem projektu. Jeżeli chcesz to zrobić, bo kochasz swojego klienta, to przynajmniej musisz mu uświadomić jaki prezent mu zrobiłeś. Zobacz na poniższy rysunek reprezentujący żelazny trójkąt projektu, kiedy rozszerza się zakres funkcjonalny. Kto zapłaci za zwiększone koszty? Zauważ że nawet, jeżeli klient zapłaci za dodatkowe zmiany, to czas nie wydłużył się. Ktoś zatem będzie musiał pracować po godzinach lub w większym stresie. A przecież miało być przyjemnie... czyli musisz również wydłużyć czas realizacji. Musisz też albo wyciągnąć dodatkowe pieniądze na pokrycie nadgodzin, albo uświadomić, że projekt przedłuży się np. o tydzień.

W interesie projektantów, menedżerów e-firm a nawet klientów leży dokładne kontrolowanie zmian w projekcie i zrozumienie tej zależności. W książkach do zarządzania projektami zaleca się zbieranie na piśmie wniosków o zmiany i każdorazowe ich rozpatrywanie. Może się przecież zdarzyć, że zmiana nie będzie dodatkowo nic kosztowała, a zwiększy użyteczność i przydatność systemu, strony lub produktu. Nie tyle ważne jest zbieranie tego w postaci jakiegoś tam określonego formularza, co ważne jest samo zdyscyplinowanie i uświadomienie zarówno klientom jak i pracownikom, że wprowadzanie samodzielnie zmian do projektu, powoduje że może się on zakończyć fiaskiem, albo przestanie być pod koniec tak przyjemnie. Takie wnioski o zmiany przesyłane np. e-mailem, są lepiej dopracowane i klient za przysłowiowy tydzień nie wprowadzi zmian do swoich zmian.

Przykład
Opowiem może jak poradziliśmy sobie z tym w IAI-System.com. Otóż w naszym utrapieniem są klienci, którzy zamawiają standardowy sklep, ale po uzgodnieniu wstępnych oczekiwań i po zamówieniu sklepu, wymyślają coś, czego w systemie nie ma. W takiej sytuacji musimy to dodać do systemu lub przebudować. Jeżeli takich zmian jest kilka wdrożenie sklepu, które powinno zająć 2 tygodnie, potrafi wydłużyć się do 2 miesięcy (np. oczekiwanie na większe poprawki do systemu). Klient nam się rozmywał, bo 2 miesiące to całkiem sporo i zdarzało się, że komuś pierwszy entuzjazm do otwarcia sklepu mijał. Poza tym byliśmy na tym mocno stratni, bo pracowaliśmy bardzo dużo, by po paru miesiącach zainkasować niewielkie honorarium (standardową opłatę). Z drugiej strony wycena na poziomie np. 2000zł (standardowo 899zł) w przypadku standardowych klientów mogła ich odstraszyć. Bardzo długo szukałem rozwiązania tego problemu, aż udało mi się to samodzielnie rozpracować.

Jeżeli klient nie chce niestandardowego sklepu (wycenianego osobno na podstawie ilości godzin, które przepracujemy) to kasujemy go 899zł i przeznaczamy na pracę nad sklepem do 40 roboczogodzin. Jeżeli uda nam się zrobić coś w 20 to albo dodajemy coś ekstra, albo zapisujemy sobie to, że zostało nam 20 godzin i przy następnych zleceniach robimy coś gratis. W tym czasie jesteśmy w stanie przygotować projekty i wygenerować kompletny, indywidualnie wyglądający sklep. Jeżeli jednak klient chce coś zmienić np. wprowadzić top we flashu, wykonujemy to po tym jak uznajemy podstawową funkcjonalność sklepu za skończoną. Mieliśmy i takie zlecenia: „zróbcie mi top, gdzie ląduje helikopter, strzela hałbica, wyskakują żołnierze z helikoptera i strzelają", a przecież zrobienie takiej animacji samo w sobie może oznaczać 10 albo i 80 godzin pracy fleszowca. Sam to w tym momencie to projekt przekraczający wdrożenie sklepu IAI-Shop.com Dlatego przygotowujemy top np. w PNG i staramy się cały sklep uruchomić w 2 tygodnie od zamówienia. Później klient może zlecić nam wymianę topu na animację, po przesłaniu dokładnych wytycznych lub zgadzając się pokryć ilość godzin jaką przepracujemy podczas tworzenia. Może też zlecić to komuś innemu i przesłać go nam do podmiany. W ten sposób, zgodnie z obietnicą na stronie firmowej, po 2 tygodniach ma sklep, który może sprzedawać. Jeżeli nie spieszy mu się, nie musi go przecież wykorzystywać.

Po drugie wiadomo, że sklep jest uruchomiony i programista wie, że jego praca już się skończyła, a należy jedynie zaalokować czas fleszowcowi. Na tej podstawie łatwo mogę kontrolować rzeczywisty koszt projektu i oferować tanio kompletny sklep niewymagającym specjalnych kombinacji klientom, oraz dogadzać klientom lubiącym zmiany i przy tym gwarantując sobie zysk. Mogę też lepiej zarządzać czasem i zadaniami pracowników. Unikam też w ten sposób odpowiedzi na pytanie „Ile kosztuje sklep" w sposób „to zależy", podając cenę 899zł. W praktyce 99% projektów mieści się w tych 899zł, które podane są w cenniku. Wiele poprawek natury programistycznej np. zwracanie jakiegoś elementu do warstwy prezentacji robimy za darmo i klienci nic za to nie płacą. W takiej sytuacji mają uruchamiany sklep z zastrzeżeniem, że w menedżerze zadań wpisaliśmy zadanie programistyczne i zrealizujemy je np. po 2 tygodniach, nanosząc zmiany do obecnego sklepu.

Happy end
I wiecie co? Nasi klienci są teraz bardziej zadowoleni, pracownicy też, nie mówiąc o mnie. Przecież każdy lubi wiedzieć, że wszystko znajduje się pod kontrolą i czuć, że jego praca przynosi zysk, za który można pracować u siebie, a nie rozglądać się za pracą etatową. Taki układ powoduje też, że nasze działania są transparentne i klient doskonale wie z czego wynika cena. Np. nie boję się pytania, czemu top we flashu kosztuje więcej niż cały sklep.

Obiecałem również wyjaśnić w jaki sposób projekty ekskluzywne, kończą się klapą finansową. Sprawa jest prosta. Kasujesz klienta za dużo i wiesz o tym, więc na każdą jego zmianę zgadzasz się, sam też czasami przekraczasz to czego od Ciebie oczekuje. W efekcie projekt wymyka się spod kontroli, a ty to co miałeś zarobić straciłeś na przeróbki i poprawki.

C.D.N. już w poniedziałek. Dajcie też znać jak Wam się podoba tekst i przysyłajcie dalsze pytania.