Ostatnio zostałem wyśmiany przez moich rodziców. Powodem było to, że nowy numer telefonu do biura, wysłałem im e-mailem. Byli wręcz oburzeni i wszystkim znajomym opowiadają, jakim to zboczeńcem jestem, że widząc się z nimi codziennie, wysyłam im e-mail zawierający tak prostą informację. Kiedy usłyszałem, że od tygodnia nabijają się ze swoimi rodzicami ze mnie, dla odmiany to ja się oburzyłem. O co im właściwie chodzi, kto tu jest dziwny? Jeżeli jako definicję dziwności przyjmiemy odmienność, to rzeczywiście kultura pracy w mojej firmie jest dziwna. Jeżeli natomiast przyjmiemy skuteczność, wtedy to wszyscy inni są dziwni. Rzeczą, która jest przedmiotem wydziwaczenia jest kultura pisania e-maili.

W skrócie metoda polega na tym, że kiedy mamy sobie coś do zakomunikowania, wtedy nie chodzimy do siebie, mimo że nasze biura to tylko 140 metrów kwadratowych plus toalety i korytarz. Po raz pierwszy o czymś podobny przeczytałem w książce jednego z moich idoli biznesowych Billa Gatesa pt. Business @ The Speed of Light. Oczywiście to przyszło z czasem (po około 2 latach), jednak dopiero ten incydent z rodzicami uświadomił mi, że to się właśnie stało i z nami.

Skąd pomysł że to działa?
Podpatrz jak pracują serwery. Otóż maksymalną wydajność uzyskuje się wtedy, kiedy nie ma uprzywilejowanych pakietów, tylko wszystkie są równe, stopniowo przychodząc do serwera. Czy wyobrażasz sobie serwer internetowy, który obsługując ruch różnych osób, w momencie otrzymania zapytania o stronę, rzuca wszystko np. backup na DVD, obsługę plików i drukarek i odpowiada szefowi, tylko dlatego, że w strukturze organizacyjnej ma trochę wyższe miejsce? Było by to niedorzeczne. Obsługa takiego protokołu komunikacji była by wręcz niewykonalna lub jej implementacja bardzo droga i mogła by powodować wiele błędów.

Jak to działa?
To proste, jeżeli mam sprawę do swojego pracownika lub on ma sprawę do mnie, wysyłamy sobie e-mail. Konto e-mail jest pierwszą rzeczą, jaką otrzymują pracownicy i doprawdy jestem potężnie zdziwiony, kiedy słyszę od przedstawiciela dużej firmy, że nie ma konta e-mail, bo pracuje dopiero pół roku w swojej firmie. Oczywiście pokusa pójścia i powiedzenia komuś czegoś jest prawie tak ogromna jak to, że owczarek niemiecki pogoni kota, którego zobaczy. Podobnie jednak jak owczarek przeszkolony do prowadzania niewidomego tak i każdy człowiek może nauczyć się zwalczyć taką pokusę. Wysyłamy sobie mnóstwo e-maili, nawet do mojego wspólnika który siedzi za plecami często wysyłam e-mail. Czemu nie komunikator? To proste, on powoduje, że przez jakiś czas zostajesz „standby”. Ponad to wiele osób ma wstrętną tendencję do pisania czegoś takiego:

On: Cześć
Ja: Cześć
On: Jesteś
Ja: Tak
On: Masz chwilę?
Ja: Nie wiem, jestem trochę zajęty.
On: Aha, to napiszę za chwilę.

Znasz to prawda? W przypadku e-maila, każdy od razu pisze co ma do napisania, ponieważ wie, że odpowiedź nadejdzie za jakiś czas. Oczywiście równie ważne jest wyrobienie nawyku, który spowoduje, że pracownicy w pewnym przewidywalnym i skończonym czasie odbiorą wiadomość. Kwestią wyczucia jest wyrobienie odpowiedniego rytmu i wiary, że w pewnej chwili nadejdzie długo wyczekiwana odpowiedź. Po pewnym czasie zresztą sam wpadasz w ...

Rytm pracy
Na czym polega fenomen tej metody? To proste. Każdy z nas ma rytm pracy. Postaram się jeszcze o tym kiedyś napisać, jednak tłumacząc to w skrócie, kiedy czymś się zajmiesz np. pisaniem programu, dokumentacji albo robieniem grafiki, pozostajesz wyłączony ze świata żywych przez jakąś godzinę do dwóch. Potem odruchowo szukasz odmiany (przerzucenia się na drugi bok) np. w postaci pójścia i zrobienia sobie kawy. W związku z tym warto wykorzystać ten rytm do odpowiadania na e-maile, które nadejdą w międzyczasie. W związku z tym należy przystosować trochę swój program do pracy w takim trybie. Po pierwsze wyłącz otrzymywanie wiadomości co minutę. Co 10 lub 15 minut w pełni wystarczy. Po drugie wyłącz wszelkie objawy otrzymania wiadomości, czyli wyskakujące ikonki, dźwięki i inne gadżety. Jeżeli przyjdzie czas w którym się wybudzisz, zajrzysz do skrzynki odbiorczej i voila – są maile. Odpowiadasz na nie wtedy, kiedy masz na to ochotę, więc piszesz je lepiej i z większym optymizmem.

Zazwyczaj szereguję swoje e-maile na te które wymagają przemyślenia lub przygotowania odpowiedzi, oraz te które nie wymagają przemyślenia. Te, które nie wymagają przemyślenia są natychmiast odsyłane. Te, które wymagają odpowiedzi w ciągu paru godzin oznaczam na kolor niebieski w Thunderbirdzie (klawisz 4). Te na które odpowiem w trakcie 24h oznaczam na kolor fioletowy (klawisz 5). W ten sposób kiedy pracowałem dopiero godzinę i nie znudziłem się moim obecnym zadaniem, nie odpowiadam na e-maile, które wymagają np. pół godziny myślenia. Na te listy odpowiadam na początku, w połowie i pod koniec dnia pracy.

Co się dzieje, kiedy ktoś zakłóca Twój spokój?
Wyobraź sobie, że ucinasz sobie drzemkę przy biurku. Pracujesz nad tym, żeby się wyłączyć z całej wrzawy biura i przysnąć. Załóżmy, że udało Ci się to wreszcie, gdy .... drrrryyyń dzwoni telefon. Próbujesz zasnąć znowu, a tam człap, człap przy Twoim biurku stoi współpracownik, który zadaje idiotyczne pytanie w stylu czy jutro ma też robić to co robi. Silisz się dalej na spanie i historia się powtarza. Po paru godzinach dajesz sobie spokój i stwierdzasz, że dzisiaj już nie pośpisz i lepiej coś sobie zrobisz porządek w biurku. Jeżeli chcesz na prawdę wydajnie pracować musisz się skoncentrować na tym co robisz. Musisz wyeliminować wszelkie dryńdryny i człapczłapaki. Czasami jestem wręcz niegrzeczny i daję do zrozumienia pracownikom, którzy mogli wysłać e-mail, że właśnie zakłócili mój stan Alfa. Czasami potrafię być w tym bardzo zdecydowany a nawet niegrzeczny. Cel jednak uświęca środki, o spokój trzeba walczyć – zdecydowanie! Oczywiście kiedy zbliża się koniec dnia lub mamy coś do omówienia rozmawiamy ze sobą. W trakcie dnia wszyscy staramy się sobie nie przeszkadzać przynajmniej 2 razy po 3-4 godziny. Nie oszukujmy się. Większość spraw to prozaiczne pytania w stylu tak lub nie, na które odpowiedź możesz otrzymać za 30 minut, a teraz zajmij się czymś innym. Oczywiście są sprawy krytyczne, które wymagają natychmiastowej interwencji, jednak jest ich mniejszość i oczywiście trzeba się nimi zająć.

Czy to działa?
Sprawdź sam. Po paru dniach pracy w ten sposób odkryjesz, że efektywność pracy w firmie wzrosła około dwukrotnie. Każdy będzie bardziej zrelaksowany i skoncentrowany odkryjesz pomysły, do których normalnie nie dochodziłeś. Będziesz w stanie pracować bardziej bezbłędnie, szybciej. Przede wszystkim dla mnie oznacza to możliwość zaprojektowania bardzo szczegółowo czegoś bardzo rozbudowanego. Kuszącą perspektywą jest również zapis ustaleń. Bywają jednostki, które ciągle Ci coś wmawiają? Zacznij tym bardziej wymieniać z nimi maile.

Zyski są zatem kuszące. Metoda prosta i nic nie kosztująca. Kto zatem jest dziwny? Mój tata, który od tygodnia zapomina powiedzieć mi czegoś istotnego, ale ilekroć mnie widzi akurat o tym nie pamięta czy ja, który wysyłam telefon do biura e-mailem?